Visual Foxpro数据库技术在学籍管理中的一种应用

摘 要： 随着时代的发展，特别是自教育部要求实行学生学籍电子注册制度以来，对学籍管理工作提出了更高的准确性要求，为了能够更高效、更准确地做好学籍管理及电子注册工作，设计了基于Visual Foxpro 数据库技术的学生学籍异动信息管理系统进行日常的学籍管理及学籍电子注册工作。该系统与学校教务管理系统无缝链接，极大地方便了工作，提高了工作效率，并确保了学籍管理工作的规范与准确性，学籍电子注册数据与校学籍数据的一致、完备性。

关键词： 数据库技术 学籍管理 应用

高等学校新生学籍电子注册是完善高等教育学历证书电子注册制度的一项重要工作，是加强高等学校招生行为监督，保障高等教育改革健康发展的需要。学籍电子注册与学历证书电子注册相衔接，经过学籍电子注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册[1]。学籍管理是一个学校不可或缺的组成部分，它对于学校的决策者和管理者来说都非常重要，而且好的学籍管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。虽然一直以来高校学籍管理注重学籍数据的信息化管理，但对于学籍管理数据信息采集工作，由于需求的多样性，很多学校仍使用传统人工的方式管理，显而易见，这种管理方式存在许多缺点，如效率低、准确性差，时间长了，将产生大量档案文件，这给查找、更新和维护都带来了不少困难。学籍管理者熟练使用计算机软件，辅助教学管理，显得越来越重要。

Visual Foxpro是Microsoft公司推出的数据库开发软件，用它来开发桌面数据库程序，既简单又方便。在桌面型数据库应用中，它处理速度极快，具有良好的兼容性、真正的可编译性和较强的安全性，而且可以与OFFICE软件进行数据交互，对于学籍管理中的数据处理及格式化报表生成简单易上手。

1.学籍异动数据采集

1.1传统方式采集

学籍管理是高校学生管理的重要组成部分，而学籍异动处理则是对在籍学生学籍异动信息的变更，变更准确与否无论对学校管理还是对学生个人的学籍登记状况都非常重要。目前，大部分学校学生学籍管理都实现了软件管理，但对于学生异动数据采集仍采用手工录入或填涂机读卡等形式，这些采集方法一般是手工操作学生信息的重新采集，而且由于学籍信息内容繁多、信息量大，造成效率低下，不能完全保证采集数据准确与录取信息一致，产生很多档案文件难以管理，很难适应学籍、学历电子注册制度的要求。

1.2利用数据库技术采集

借助VISUAL FOXPRO这个强大的桌面数据库软件，我们可以直接从学籍数据库中获取学生的基本信息，并通过与学籍数据库的交互变更需要异动的信息，从而高效准确地完成学籍异动工作。

1.3实现

*！*数据库连接：

con=SQLSTRINGCONNECT（"DRIVER={SQLServer}；Server=127.0.0.1；Uid=sa；pwd=test；database=xjsjk"）

*！*学籍异动信息更新

Sqltemp=sqlexec（nhandle，"SELECT xh，ydxx FROM xjxxb where xh=？xh"，"temp"）

sele temp

cursorsetprop（"tables"，"xjxxb"，"temp"）&&设置临时表的更新目标表

cursorsetprop（"keyfieldlist"，′xh′，"temp"）&&设置临时表的关键字

cursorsetprop（"updatablefieldlist"，"ydxx"，"temp"）&&设置临时表的更新字段

cursorsetprop（"updatenamelist"，"xh，xjxxb.xh，ydxx xjxxb.ydxx"，"temp"）&&&用temp中的相应字段更新

cursorsetprop（"sendupdates"，.t.，"temp"）&&设置为可更新

cursorsetprop（"wheretype"，2，"temp"）

cursorsetprop（"buffering"，5，"temp"）&&设置表缓冲

UPDATE temp SET ydxx=”复学”

tableupdate（1，.t.，"temp"）

2.数据报表

2.1难点

学籍管理工作中会形成很多受理单，受理单的数据信息可以直接从数据库中获取，Visual Foxpro有强大的报表设计器，报表是Visual Foxpro中的一种数据组织形式，可以利用报表把从数据库表中提取出的数据打印出来。报表从数据源中提取数据，并按照布局定义的位置和格式输出数据形成格式化文本打印。但是学籍管理工作中格式化的报表文件多种多样，比如休学、降级、退学等学籍异动产生的文件各不一样，特别是形成的需要各部门流转的“离（回）校手续单”更是不同，因为牵涉的部门不同，流转的顺序更是不同。若是以每种报表文件形成格式化文本，那么需要形成若干品种，如果以后发生变更，维护就更加不易。

2.2通用型报表文件

鉴于以上原因，尝试设计一种通用型报表文件。设计统一报表模版，统一模板基础数据表。生成时，利用变量和表达式表示报表模板中的域控件，变量的值由用户在表单中通过选择和输入信息决定，表达式在报表模板中根据表单中得到的变量表示[2]。先根据学生异动数据信息和统一模板数据表两者生成异动数据的数据表，从而与统一报表模板形成对应的格式化报表。

2.3实现

Visual Foxpro所提供的报表设计器功能强大，而且提供所见所得的报表预览，我们可以很方便地通过Visual Foxpro的报表设计器设计处统一报表模板，关键是数据部分，做如下设计：

首先根据内容需要设计基础数据表（部门信息）

字段“校内”“休学”“退学”分别存储对应异动类型所涉及的字段，其他字段分别存储各部门的基础信息。比如部门名、办公地点、备注信息（B1，B2）、流程流转顺序（o1，o2），通过这张表及学生的基础信息和异动信息可以分门别类地形成异动数据，从而通过模板形成对应的流转单手续材料。

SELECT ydlx FROM xjyddjb WHERE ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） inTO CURSOR tmydlx

cydlx=ICASE（INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），"休学"，"保留学籍"），"休学

"，INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），′复学′，′转专业′，′不升级′），"校内

"，ALLTRIM（tmydlx.ydlx）="退学"，"退学"）&&异动类型

SELECT icase（"O1"$&cydlx，O1，"O2"$&cydlx，O2，""）AS

id，gzbm，bgdd，icase（"B1"$&cydlx，B1，"B2"$&cydlx，B2，""）AS B FROM gzbmb WHERE

&cydlx"F"ORDER BY id INTO CURSOR tmpgzbmb&&异动类型对应列字段

SELECT xjyddjb.*，tmpgzbmb.*FROM xjyddjb，tmpgzbmb WHERE

ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） INTO CURSOR tmpgzbmb

3.公文文件

学籍管理中形成一些流程性文件，流程性文件有固定格式，比如上一节说到的流程单等。这些文件通常是固化的格式文件，可以通过Visual Foxpro报表设计器实现。但有些文件有些特殊需求，比如公文文件，同样可以通过VISUAL FOXPRO报表设计器实现，但是公文有其特殊的格式排版要求，而且很多时候有临时修改需求，而报表一旦生成就不易修改。在Visual Foxpro中可以通过OLE服务程序调用Microsoft Excel（Word）进行报表输出，这样的好处是可以允许用户对生成的报表再编辑，进行邮件传递等[3]。

Word即Microsoft Office Word。是微软公司开发的一个文字处理器应用程序，因其具有强大的文字编辑功能为大家熟知。可创建、编辑信件、报告、网页或电子邮件中的文本和图形。

我们利用Visual Foxpro进行处理数据，而利用WORD的预览打印功能进行报表打印，用Visual Foxpro“画出”WORD公文并保存，随时生成、随时调用、随时排版。

*！*生成退学报告

FUNCTION txbb

PARAMETERS xh，xm，xb，zy，nj

Wait"正在启动Word……"Window Nowait

WordApp=Createobject（"Word.application"）&&访问WORD

Wait"正在生成表格……"Window Nowait

WordApp.Visible=.F.

WordApp.Caption=′关于′+ALLTRIM（xm）+"申请退学的报告"

WordApp.Documents.Add

*定义全文字体及格式

WITH WordApp.Selection

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+′关于′+ALLTRIM（xm）+"申请退学的报告"+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+"院长办公室："+CHR（13）+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（allt（"我院"+ALLTRIM（zy）+"专业"+ALLTRIM（nj）+"级学生"+ALLTRIM（xm）+"，性别："+ALLTRIM（xb）+"，学号："+ALLTRIM（xh）+"，现申请退学（学生退学申请及班主任的情况说明附后），报学院审批。"）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+"教务处"+CHR（13））

.InsertAfter（alltrim（str（year（DATE（））））+"年"+alltrim（str（month（DATE（））））+"月"+alltrim（str（day（DATE（））））+"日"+CHR（13））

.Font.Size=16 && 指定字号

.ParagraphFormat.Alignment=3 && 设置对齐方式

.Font.Name="仿宋" && *设置字体

.ParagraphFormat.LineSpacing=20 && 行间距

.ParagraphFormat.FirstLineIndent=32 && 首行缩进

ENDWITH

*定义标题行

略

*定义受理单位

略

*定义落款

略

WordApp.ActiveDocument.SaveAs（′E：＼学籍文档＼退学报告＼′+′关于′+ALLTRIM（xm）+"申请退学的报告"+".doc"）

WordApp.Documents.Close

WordApp.Quit

ENDFUNC

4.小结与展望

本学籍异动管理系统具有精确性、稳定性与通用性，可广泛应用于各类型本专科院校，对学生异动管理（转班、转校、休学、复学）等多项异动情况处理与查询打印，有助于提高整个学校的学籍管理水平，保障学生日常管理和电子注册制度的顺利实施。

针对学籍管理中，学生和学校办理学籍手续需要大量纸质文件，其中少则一张，多则数张的手续单据上需要手写签名才能完成办理。这些流程中，打印、签字过程繁琐，而且纸张材料的存储耗费人力物力，保存、查阅都有非常大的难度。可以考虑进一步整合资源数据，尝试利用现在的网络条件和移动终端采集电子签名，简化流程，减少纸质文档，真正做到无纸化管理、注册学籍。

参考文献：

[1]教育部高校学生司.教育部关于印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》的通知（教学〔2007〕3号）.中国高等教育学生信息网.

[2]Visual Foxpro系统动态数据报表程序设计.计算机工程与应用，2003.2.

[3]张洪举，著.Visual Foxpro权威指南.电子工业出版社，2007.8：451-451.