关于医院档案信息化建设的几点思考

摘 要：随着信息技术的迅猛发展，各种办公也变得越来越自动化。医院的信息特点是既量大又多样化，传统的手工处理医院档案方式已经满足不了现代化管理的需求。因此，医院建立完善的信息化档案管理体系是必要的，灵活运用现代化技术处理档案工作，从而更好地服务于医院的每项工作。

关键词：医院 档案 信息化

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0230-01

随着时代的进步，医院的各项服务模式也随之发生了变化，档案管理工作在医院管理部分发挥着举足轻重的作用，主要表现在临床、教学、科研等方面。在信息化时代下，医院产生的电子文档越来越多，这就需要医院档案进行信息化建设，本人从事了多年医院档案部门工作，目睹了医院档案的发展历程，感受到了信息化下档案管理与传统档案管理的不同，因此，本文结合自己工作的实际情况，对医院档案信息化建设做出一些思考与探索。

1 传统档案管理的不足之处

随着信息化的飞速发展，传统医院档案管理方式已经被时代所摒弃，原因在于传统档案管理工作中存在着一些不足之处。第一，传统模式下的档案信息多由纸质档案构成，这就需要较大的储藏库房，而实际情况却是医院硬件条件落后，档案管理库房小，设备陈旧，严重阻碍了档案管理工作的进行。第二，收集档案信息后，档案的统计与归纳会由于档案与信息的分割而造成工作量的增加。第三，档案信息的采集会出现重复采集过程，原因在于档案信息呈现单一化，信息显示只能保留在某一段时间内，不能全面反映档案信息。第四，档案管理工作人员的责任心不强，没有意识到档案信息管理的重要性，对文件的递交、归档没有时间观念，这就酿成档案管理工作效率低、困难大的现状，同时，重要事件的记录与照片没有专人负责，从而导致资料丢失造成严重的后果。第五，工作人员业务水平普遍偏低，纸质文件的管理多以手工为主，从而使工作人员花费大量时间去收集、整理、编制档案目录等，并且在查询中又需要大量时间去翻阅，传统医院档案管理工作给相关工作人员的总体感觉就是工作量大、工作繁琐、工作效率低。因此，改变管理模式是医院进一步发展的必由之路。

2 医院档案信息化建设的思考

医院档案信息化是指档案进行电子信息管理，用计算机代替手工整理方便了档案的存储与查询，从而提高医院档案管理部门的工作效率。目前。医院档案信息化建设已经落实到了实处，但是，本人认为应该进一步加强医院档案建设的措施，因此，建议从以下几方面做起：

第一，加强医院档案基础设施的建设。虽然医院档案有了以电子档案形式保存于计算机内的方式，但是，部分档案仍需要以纸质的方式进行保存，这就需要医院为档案保管库房提供相应的通风、防火等基础设施，以免纸质档案的损毁。同时，电子档案的管理库房也需要完善的硬件设施，如：计算机、扫描仪、复印机以及各种防火防盗等相应设备。此外，档案信息化管理仍需要完善档案数据管理及查询系统等软件设施。电子技术更新速度是很快的，因此，医院要及时做好设备更新的相关工作，这样才能保证档案信息管理工作的顺利进行。

第二，档案数字化是档案信息化的前提。纸质档案材料的特点是：难保存、难检索、难利用，因此，要想实现档案信息化就必须首先实现档案数字化，一是需要医院制定相关的规章制度，对新鲜出炉的档案全面实施数字化归档工作。二是对原有的重要档案进行数字化处理，处理方式多样化，如：拍照、扫描等，从而将纸质资料有效的转化为电子文件，实现旧档案的数字化处理。

第三，建立科学合理的档案检索体系。如果仅是对档案信息进行采集，那么档案信息化是不健全的，档案管理部门还应该建立科学的信息化档案检索体系，从而实现档案的有效利用。首先，检索体系应该拥有多个关键词的检索功能，从而全面实现检索过程中的覆盖面及结果的准确性，其次，医院档案信息要努力实现局域网保存，即通过互联网将档案信息全面布设到整个医院的局域网内，使医院各个部门的工作人员能够通过网络快速、便捷的检索到自己需要的资料，从而实现资源的共享。

第四，提高档案管理工作人员的信息化业务水平。大部分医院对档案工作的重视度不够高，经常聘用一些兼职人员来做此项工作，因此，医院档案管理工作人员的业务水平普遍偏低，实施信息化档案管理后，医院应该加强档案管理部门人员计算机能力方面的培训，注重档案管理工作人员的聘用条件，档案管理人员的素质将直接决定医院档案管理工作的质量，因此，定期的向档案管理人员开展信息化管理培训是必要的，工作人员应该熟练掌握计算机知识及操作技术，能够及时应对各种问题的出现，从而保障档案管理工作的有序进行。

综上所知，医院档案管理的信息化建设是实现现代化医院管理体系的重要转变，每一位从事档案管理工作人员都有责任为完善医院档案信息化建设做努力，开拓思维，创新管理平台，勇于提出合理化、科学化的档案信息化建设措施，从而使档案工作更好的服务于医院各个部门。

参考文献

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[2] 刘晶，黄海涛.新时期医院档案的信息化管理[J].产业与科技论坛，2010，9（9）：249.