论档案信息化对档案工作的影响

[摘 要]档案管理工作的有效进行对于人们的生产生活的影响都是比较大的，它通过真实的文字及图片等多种方式的记载不仅可以帮助人们详细的记录了重大事件的发生，同时对于后期出现类似事件处理方式的借鉴作用也是不容小觑的。在信息化的发展背景下，档案管理信息化的趋势是势在必行的，虽然它表现出了较强的优势，但是对于我们的档案管理工作而言也是有较大的影响的。以下本文就档案信息化对档案工作的影响展开了简要的论述。

[关键词]档案信息化；档案工作；影响

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）30-0361-01

信息化对于我们生活的影响是比较大的，网络购物、智能建筑、云储存等都是其优势的重要表现形式，这种信息化的推进极大的改进了人们的生产生活质量及工作效率。站在资源节约的角度而言，这种发展趋势是比较环保节能的，档案的信息化管理可以在极大的程度上满足人们对于资源共享及数据的筛选等需求，但是在这种信息化的背景下也需要把握好尺寸，适当的应用才能确保档案工作的健康稳定的发展。

一、档案信息化的优势

1 档案储存形式的多样性

相较于传统的档案管理方式而言，信息化的档案管理可以改变单一的纸质文字或图片的方式进行储存于管理，它可以在这种管理方式的基础上进行延伸和拓展。档案信息化集电子版的文字图片、音频、视频、刊物等方式于一体，并且可以极大的节省储存的空间及对于打印纸的消耗，这种低成本、低损耗的管理可以极大的节省档案管理的开支。

2 档案管理的效率性及有效性

传统的档案管理需要面对的是大量的纸质档案，因而在信息的整理与储存中需要工作人员按照一定的方式进行分类整理，这种工作量是比较大的，并且整理的有效性也是有待商榷的。信息化的档案管理则可以极大的解决这一问题，并且可以通过计算机的使用及时的帮助人们进行相应的排序，可以及时的发现档案管理中的不足与缺失，及时的进行缺失档案的追加。

3 数据共享及使用的便利性

共享是信息化档案工作的重要优势之一，可以通过较为科学的用户的注册与管理来实现允许范围内的资源的共享，这样即可以实现档案工作的有效管理，同时也可以满足用户的需求。它可以通过关键词或者是筛选条件的选择帮助人们实现档案的检索与使用，这也是适应当前社会快节奏发展的必然要求。

二、档案信息化对档案工作的影响

任何新技术的使用都会存在一个双面性，档案信息化也是如此，虽然它展示出了较强的优势，但是也无法避免会出现一些影响因素制约了档案管理工作的进行。我们需要对于这些影响因素进行有效的控制，这样才能更好的发挥出档案信息化的优势。

1 基础设备的更换无法及时的实现

当前我国的档案管理的工作信息化的程度不高，不仅仅是因为各地区的财政收入的影响，同时也是管理人员自身的专业技能无法实现。档案信息化的发展对于基础设备与管理人员的操作能力的要求是比较高的，因此，这种技术与设备的双重要求都严重的降低了档案管理工作的效率和使用。

2 对档案意识的影响

档案管理意识不强是长期存在的，人们对于档案工作的认识仅仅停留在文字的整理，并没有意识到这也是地方文化的传承与发展规律研究的重要材料，虽然对于档案工作的重视在近年来有所提高，但是仍然无法极大的适应当前的大量的信息需求。档案管理涉及到的层面是比较多样化的，并且对于各项技术的发展也是有较大的影响的，信息化的发展背景下，人们对于相应知识的获取与需求都是比较急切的，在这种快捷、量大的档案管理的背景下，上阶段的档案意识较差的弊端逐渐的放大。这也是档案管理机制不健全的表现之一，制度的不断健全和技术的及时更新对于档案管理工作人员的相应要求也是比较大，但是目前的档案管理人员存在数量上的不足和技术上的落后，这些都无法帮助人们快速的实现信息化的档案管理，从而影响到了档案管理的有效性和系统性。我们的政府和相关部门可以通过适当的宣传帮助人们加强档案管理的意识，可以鼓励大家本着真实的原则来极力的配合档案管理信息的搜集与整理，为社会的进步提供有效的支持。

3 对档案服务理念的影响

档案管理工作的价值不仅仅体现在信息的记载与传承，更重要的是通过对于这些档案信息的处理更好的为人们的生产实践提供有效的指导与借鉴，这样才能充分的发挥出档案管理的真正价值。但是传统的档案管理仅仅把它当做历史事件来记载，并未意识到这种档案管理对于社会各行各业的服务价值。这一点也极大的证明了意识对于人们行为活动的指导作用，这也需要我们的档案管理者不断的加强自身的管理能力，让我们的基层档案管理人员意识到自身工作的有效性可以为社会的发展提供有力的推动作用，帮助他们端正工作的态度与档案管理的意识，这样才可能更好的促进信息化的发展进程，真正的发挥出档案管理的服务作用。

4 对档案工作人员的影响

档案管理方式的转变势必会影响到工作人员，较高的技术要求和操作能力都是需要一个过程的，但是这对于工作量较大的工作人员而言也是一种压力。基层的档案管理人员已经习惯了原来的工作方式，在长时间比较安逸的工作环境下也逐渐的放松了对自己的要求和学习的意识，因而无法很快的融入到信息化的档案管理工作中去。信息化的档案管理对于工作人员的要求不仅仅局限在技术上，同时对于工作的态度与意识的调整等方面的要求也是比较高的，需要我们的档案工作人员不断的加强自身的综合素养的提升，这样才能更好的促进我国各地区的档案管理信息化的全面推进。可以通过鼓励相关的工作人员进行自学或者是单位提供相应的培训来实现，这样可以极大的提高工作人员的竞争与学习的意识，或者对于一些信息化建设成效较好的单位进行参观学习都是非常有效的方法。

5 对档案管理的影响

档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。目前许多地方的档案管理仍采用传统的手工管理方式，这种方式已经越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求。我们还发现有些部门即使配备了现代化的技术设备，由于档案管理人员没有形成现代化的管理理念，缺乏创新意识，加之能力水平有限，也无法真正实现现代化的档案管理，使这些现代化的设施搁置不用，造成极大的资源浪费，更谈不上为社会提供快、全、准、精的信息服务了。

随着社会信息化的发展，档案信息记录与管理方式也在发生着改变，这种变化深刻的影响档案信息管理方式。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，还是不能解决现有档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。档案管理现代化，首先要树立先进的管理思念，掌握科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以达到预期目的。这就要求我们必须根据人事档案工作的客观规律和特点，从档案的开发和利用出发，建立合理的工作程序，制定科学的管理制度，树立现代化的管理理念，从而提高人事档案的利用效率和服务质量。

总结：档案管理信息化对于档案管理工作而言是非常有利的，但是也需要我们在相应技术的应用中循序渐进，这样才能确保其发展的稳定性。过于急进或缓慢对于我们的档案管理工作而言都是不利的，也需要在实际的管理工作中逐步的进行改进，并且在这个过程中不断的进行问题的发现与改进，这也需要政府的资金与技术的支持才能得到实现，我们的工作人员也需要不断的端正自身的工作态度，这样才能在档案管理信息化的过程中发挥出应有的作用。

参考文献

[1] 韦桂婷.浅论新时期的档案管理信息化[J].南方论刊，2011（S2）

[2] 王春燕，韩硕.浅谈档案管理信息化[J].机电兵船档案，2010（04）