关于如何提高文书档案管理水平的探究

【摘 要】伴随着经济的不断发展，文书档案管理工作也越来越得到重视。众所周知对于档案的需求在不断的发展，档案的管理工作也就不能仅仅停留在之前的水平之上，只有不断提升档案的管理水平，合理利用档案资源，满足社会发展的需求，才能够让档案管理得到长足的发展。

【关键词】档案；档案管理；档案管理水平

0.前言

档案就是记录历史的文本，能够客观反映历史，并且能够记录在人类在社会实践之中所得到的知识与经验。所以档案有着其它的文献所无法比拟的凭证作用并能给人们的生活学习提供广泛的借鉴与参考。社会对于档案的要求就是能够提供及时、准确、系统、集中的档案信息。

1.当前档案管理工作存在的问题

1.1从业人员素质不高

大多数的档案管理从业人员都未接受过非常专业的档案管理培训，没有专业的档案管理技能与知识，对于档案工作对社会发展所能起到的重要意义与战略作用没有认识，更加不了解管档的要求、档案资料的装订、归档、整理、收集等业务，忽视了档案的重要性，档案的收集意识十分薄弱。还有很多档案管理从业人员身兼数职，没有足够的精力投入到档案的管理工作之中。档案资料不能及时的整理归档，无法把握档案资料的准确性与真实性，大大影响了档案管理工作的总体水平。

1.2基础设施缺乏

很少会有单位在档案基础设施建设上投入大量的资金，所以档案设备缺乏，基础设施落后。更少数单位尚未设立专门存储档案的档案室。其他单位也存在档案数量过多而档案室的面积狭小、档案室的环境潮湿与“六防”设施的不配套等情况。所以档案资料经常发生霉变与虫蛀，大大影响了档案的完整性与美观性，甚至存在有的管档单位连最基本的档案夹与切理工具都没有购置齐全。档案管理方式落后，还停留在相对传统的手工管理方式之上，没有及时更新、改造档案的管理方法，自动化的应用程度非常差，档案管理与利用水平远远无法适应单位与日俱增的需求。

1.3管理意识薄弱

一直以来，很多领导干部对档案管理的重要性缺少足够的认识，以为档案就是保管与抄写等简单的工作，既无法给为单位增加收入，又要耗费大量的人力、物力、财力。档案管理只要能够做到把守好，不丢失，不泄密，能应付查档与外调等基本的功能就可以。另外，很多档案管理人员本身就未对档案的管理有足够的重视，在工作中责任感低，职业道德差，工作态度不认真，存在失职、渎职现象，这些都非常不利于全社会形成一种关心和关注档案管理的氛围。

1.4服务观念不强

很多档案管理人员，尤其是单位领导者都严重缺乏大局观，档案工作中单纯就业务而论，缺少主动性与创造性，无法把服务工作与改革发展有机地结合，服务观念缺失，本位主义严重。这些都让档案管理工作人员的服务意识弱，发展的后劲不足。档案服务机制不健全，导致档案的管理工作无法顺畅的运行。服务手段简单，激励机制缺乏，导致档案管理人员的服务效率低下，无法发挥档案信息应有的作用。

1.5管理制度落后

档案工作的管理程序缺乏制度化、科学化、规范化，不能严格执行，不能满足管理需要。这导致了档案的收集工作不规范的现象，制度形同虚设，在档案资料的收集过程中，主动权掌握在别的部门手里，他们想交才交，缺乏明确对档案的收集考核指标。档案整理工作缺乏统一标准，在立卷时，很多材料并未按照卷内目录的顺序来进行排序与组卷。导致了卷内目录与实际整理的顺序不相符，立卷时间不记录，造成了卷内资料漏失等现象。档案管理工作不规范，管理人员在档案的借阅方面不能照章办事，档案借出之后不按期归还等现象很突出。

2.做好档案管理工作的对策建议

2.1提高管理人员综合素质

档案管理工作具有很强的专业性，这就要求档案人员不仅要有较强的责任感，还要具备专业的档案管理知识，尤其是使用高科技手段管理档案的能力。所以，只有让档案管理不断学习专业的知识，开拓视野，提升自身的专业素质，熟练掌握相关的法律法规，才能保证在新的形势之下档案的管理工作能够顺利的完成。第一，档案管理工作人员应当注重对专业知识的培养，可以利用自学与参加培训等方式，让工作人员熟悉档案管理各个环节的要求，掌握科学的管理方法，探索出新的管理模式，让档案的管理工作能够实用化、科学化，充分发挥档案管理工作的功能。第二，单位要在条件允许时，对档案人员进行专业培养，坚持学与用结合的方针，根据客观实际，按不同岗位、不同层次，进行多形式、多渠道的培训，为他们提供更多的学习机会，让档案管理人员能够更多的接触到新技能、新知识，不断地提升自身的业务能力与管理水平。

2.2运用先进的档案管理设备

实现档案管理的数字化、信息化是信息社会环境之下对于档案管理所提出的必然要求，也是每个档案管理人员努力的方向。档案人员应当运用先进的管理技术与高科技手段，来满足现代档案工作日益增长的需要。所以，档案人员要针对各层次和各行业的查档需求，结合新形势下档案工作发展的趋势和数字化环境之下的趋势，加强运用数据库存、电子档案、档管软件等新技术，努力提升数字化运用水平，增强网络的服务功能，拓宽公众网络查询档案服务的范围，设立档案网页，为整个社会提供调档快速、查档准确的便捷服务。

2.3加大对档案管理的重视力度

领导在单位的每项工作中，都起着至关重要的作用，领导的重视与支持，能够极大的促进工作的顺利开展。因此，领导要提高对档案管理工作的重视，加强自觉更新档案的意识，给档案管理提供资金、政策与人才等方面的支持。比如在政策层面，要把档案管理工作提升到一个战略的高度，纳入到本单位年度规划之中，不断建立与完善档案管理方面的制度规章，更加关注档案管理的工作人员，解决好他们在工作与生活中的困难，改善他们的工作环境；在资金方面，要加大对档案管理的投入，不断完善硬件设施，让档案管理人员能够有个良好的工作环境。在人才方面，要及时纠正档案管理工作不重要的意识，注重对档案管理工作的队伍建设，让政治上可靠、懂专业、作风正派、有责任心的人员从事档案管理工作，建立公平适当的奖惩制度，人员待遇和福利、职称的评定、晋升和提拔等要给予充分重视，充分调动档案管理队伍的创造性和积极性。

2.4树立档案管理服务理念

提高服务水平，强化服务意识，是推动档案工作发展的必然要求。档管人员要端正服务的态度，明确服务的方向，更要树立市场意识和创新意识，根据市场需求，优化措施，提高质量。只有不断强化服务意识，才能更好的发挥档案管理工作的积极作用，实现档案工作的社会价值。

3.建立健全档案管理制度

要根据客观实际情况，制定配套的规章制度，做到档案管理工作有据可依、有章可循。其次，要做好卷宗装订的工作，做到检索便捷化、案卷完整化，努力实现档案价值的最大化。再次，要严格执行已有的制度。在规章制度的执行过程之中，档案管理部门要加强对档案工作的考核与审查，努力做到有过则罚、有功则赏，充分保证制度的权威，对于的档案管理人员，严惩不贷。

4.结束语

做好信息的查阅和咨询服务，充分发挥档案信息的功效，扭转档管工作在社会发展中被边缘化的趋势，形成全社会全员关心、关注和支持档案工作的良好氛围。让其服务于社会主义现代化建设，实现档案管理工作的价值最大化。

【参考文献】

[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社，2012.

[2]许晓明，丁修茂.档案工作文集[M].中国文联出版社，2011.

[3]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社，2009.