试论档案管理的发展趋势

摘 要：自改革开放以来，经济全球化以及科技信息化的发展趋势日益加深，我国的综合国力得到明显提高，各行各业的发展也日新月异。在此背景下，档案管理越来越受到人们的关注，逐渐占有重要地位，但是在发展的同时，其也存在着一些问题和不足，传统的管理模式已经不适应时代的发展，需要不断探索新的管理模式，以满足信息时代的发展需求。因此，档案管理信息化应运而生，并迅速成为档案管理未来发展的主要内容。文章主要基于档案管理信息化的含义进行了介绍，同时分析了档案管理信息化发展必然性的原因，最后提出了相应的推动档案管理信息化的措施，希望可以为相关档案管理人员提供帮助，仅供参考。

关键词：档案管理；信息化；必然性：措施

引言

众所周知，无论是什么性质的单位部门，都设有档案管理机构，用来储存相关人员的信息资源，以此为后期工作需要提供信息依据。所以，档案管理机构对于单位组织来说是不可或缺的，做好相关的档案管理工作是档案人员的基本任务，具有至关重要的作用。然而，在科学信息技术迅猛发展的现今时代，传统的档案管理模式已经严重脱节，不符合时代的需求，需要相关管理人员积极探索新的管理方式，为做好档案管理工作提供基础条件。基于此，档案管理信息化成为新形势下发展的必然趋势。

1 档案管理信息化的含义

档案管理，主要就是指对相应单位工作人员的档案信息进行管理。随着近年来科技信息化的迅猛发展，档案管理方式也发生了天翻地覆的变化，传统的档案管理模式逐渐被淘汰，而档案管理信息化成为目前档案部门的首要任务和工作内容。档案管理信息化是利用档案信息资源数字化以及档案管理的网络化，经过系统间的相互转化而合理配置档案信息资源，从而实现档案信息共享。档案管理信息化为相关工作人员提供了很大的便利，也减少错误发生的概率。

2 档案管理信息化发展的必然性

2.1 档案管理信息化具有软硬件基础

现阶段，随着信息技术的发展，各个行业领域的相关部门中的设施都得到革新，更加信息化，档案管理部门也是如此，各种相关设备配备齐全，如打印机、复印机、扫描仪、数码相机等等。档案管理信息化具有软硬件基础，管理人员学习相应的设备使用知识，了解使用规范，为日常档案管理工作提供便利，使其更加简洁，减少错误率的发生。除此之外，在相关软件的建设上，档案管理部门要配有档案管理软件，为档案的收集以及储存等提供方便，在最大程度上促使档案管理向着信息化、科技化的方向迈进。

2.2 完善的法律法规，规范的管理机制，统一的管理标准是档案管理信息化的保证

档案管理相关部门要建立完善合理的管理机制，以及科学健全的法律法规，并要求相关工作人员严格按照规范标准进行工作。档案管理信息化建设的基础条件就是标准规范化，在会使用相关软件的基础上，明确档案管理软件的规范标准，为掌握档案管理内容奠定基础，同时也是衡量相关管理工作效率高低的标准。档案管理标准主要有：档案整理标准、统计标准、服务标准，以及各项技术标准等等。如果相关部门没有明确制定相关标准，那么就会使得档案管理工作混乱，无法有效地建立档案数据库信息。另外，即使制定相应标准，但是没有严格按照标准进行档案工作，也会导致档案信息网络无法畅通，更别提资源共享了。

2.3 档案管理信息化是保管保护传统档案的必然要求

（1）传统的档案管理是通过人工对相应档案进行管理，在管理期间，会不可避免地发生损坏或者丢失等问题，使得档案信息无法实现有效管理，在一定程度上缩短了档案信息的管理寿命，从而为相关人员带来不必要的损失和麻烦。基于此，档案管理信息化应运而生，并受到广泛使用，档案管理信息化不仅减少了工作人员的工作内容，提高了工作效率，而且还减少了档案信息的丢失或者破损的概率。档案信息资源的数字化既能保护档案原件，又能通过数字化软件恢复受损的档案信息，解决了由于纸张老化或者脆裂等原因而造成的查询不变问题，为档案管理人员提供了极大的便利。

（2）除了减少档案信息丢失或者破损等优势之外，档案信息资源数字化还可以改变馆藏内的档案结构，减少了存储空间，优化了馆藏。近年来，我国档案信息大幅度增加，这给档案管理人员的工作带来了很大的难度和挑战，而且需要大容量的档案储存载体，在查找时需要浪费很长的时间。档案信息资源数字化可以利用计算机等先进设备解决档案信息储存困难的问题，通过这种储存方式，不仅能够大大减少档案管理人员的工作量，还可以提高档案信息管理的工作率，使档案管理工作更加便捷化、科学化、合理化。档案管理适应时代的发展，利用标准化的档案管理系统进行档案管理，以此确保档案管理的安全性以及稳定性，最后实现档案信息的传输、交换，以及资源共享。

3 推动档案管理信息化的措施

3.1 增强档案管理人员素质建设和能力建设

档案管理人员不仅要全面掌握档案使用规范以及软件设施，还要具有高度的责任意识，对工作负责，相关部门要加大力度对档案管理人员进行素质建设以及能力建设，提高档案管理人员的服务观念，以认真负责的态度进行档案管理工作，提高工作效率。能力建设，就是要求档案管理人员要熟练掌握计算机等硬件设施系统以及网络安全防护知识，以此保障电子档案信息的完整性和安全性。因此，档案管理部门要定期组织工作人员进行信息化教育培训，并制定完善合理的奖罚机制，激发档案管理人员的积极性，不断提高专业知识水平，在日常工作中总结实践经验，同时提升自身的工作能力以及业务素质。另外，还要指派专业人员进行面对面的指导和交流，指出档案管理人员在收集、整理，以及保存等工作上的不足之处，不定期与其他档案部门人员进行沟通和交流，学习不同方式的工作方法和经验，扬长避短，促进档案部门的共同发展进步。

3.2 配备统一、专业的软硬件设备

档案单位的各个部门之间的工作内容存在差异，所以信息化手段以及设备也不统一，导致信息数据出现不兼容的现象，为档案管理信息化的实现带来了极大的阻碍，基于此，要配备统一、专业的软硬件设备，为解决档案资源数字化提供便利条件，并统一安装规格一致的档案管理系统，通过系统设置以及设备运行来实现信息检索、自动转化，以及自动全文保存等功能。因此，只有在配备统一标准的计算机等软硬件前提下，才能有效确保档案管理信息化。

3.3 进一步规范管理机制，统一管理标准

在档案管理机构中，各个档案信息资源之间存在着一定的逻辑关系，通过数据库与网络管理系统之间的相互转化实现档案信息管理，从而组成计算机档案管理网络化的依据。它同时也是整个档案信息数据库的有效保障，具有完整性以及安全性。因此，规范管理机制，统一管理标准是档案管理信息化的前提基础，也是实现资源共享的保障。

4 结束语

文章主要阐述了随着科技信息的迅速发展，传统的档案管理方式已经不符合时展的要求，逐渐被社会所淘汰，而档案管理信息化是档案管理的发展趋势，受到广泛关注，相关档案部门要及时更新配备软硬件设施，为保障档案信息通畅提供设施基础。还要加强档案管理人员的素质建设以及能力建设，为档案管理信息化奠定坚实基础。

参考文献

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