基建工程档案管理重要性之管窥

摘要：基建工程档案作为单位档案的重要组成部分，反映的是真实存在的建设管理工作，基建档案管理妥善与否直接影响着单位事业的发展。为此，各单位特别是作为国家骨干行业的电力企业必须要采取有效措施，做好基建档案管理工作，以提升基建工程的建设水平。文章分析了基建档案管理工作的意义及其存在的问题，提出了加强基建工程档案管理的建议，可为相关人员提供参考。

关键词：基建工程；档案管理；工程质量；可持续发展

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2014）25-0164-02

基建档案包括工程项目立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收等过程中所形成的各种文件资料，包括文字、图像、图纸、声像等。基建档案要求技术含量和系统性良好、原始资料完整准确记录等，是各阶段单位维权的凭据，更是工程项目的一笔宝贵财富，为建设活动提供了重要的依据。

1 加强基建档案管理工作的重要意义

1.1 保证工程创先争优

基建档案管理作为基建工程建设的重要组成部分，既服务于电力企业的“今天”，更对电力企业的“明天”有着深远的影响。我国工程建设领域的最高奖项――国家优质工程奖以及建筑工程行业的最高荣誉奖――建筑工程鲁班奖，是所有电力企业来趋之若鹜想得到的荣誉。而无论是创建国家优质工程奖，亦或是中国电力优质工程奖，都离不开基建工程档案管理的辅助。特别是在工程竣工和工程验收阶段，所有参建的电力单位都需要将全部工程档案作为工程质量验收的必备条件。

1.2 提高企业工程质量

基建工程档案是整个电力企业基建工程的缩影，能够真实地反映工程项目的管理过程和工程实体，一个标准规范的基建档案可以为企业工程投产后的各方面工作提供可靠的凭证和依据。基建档案的归档、管理贯穿于整个基建工程的始终，能够真实反映工程质量。工程人员可以通过完善的基建档案加强工程技术手段和程序的管理，不断对工程事故的原因责任和技术等方面工作作出改进，有效维护工程人员的生命财产安全。从这一角度来说，能否做好基建工程项目档案管理，直接决定着工程项目的寿命。

1.3 实现企业可持续发展

曾经有美国的一个核电站，由于前期档案资料收集不完善，后期又无法补齐档案，因而不得不在政府的压力之下将核电站改为常规电厂，给整个核电站带来了重大损失。基建工程作为一项重大而庞杂的工程，耗资大、历时久、专业面广、涉及的单位和人员多。而基建档案作为工程项目建设的第一手资料，能够有效维护企业权益，为电力企业的设计施工、设备维修、技术创新等提供重要依据，减少不必要的重复劳动和人事物的浪费。

2 基建档案管理存在的问题

2.1 建立基建档案意识不健全

由于过度聚焦于经济利益，或受工期限制，工程建设人员往往太关注工程项目，而忽视建立全面的工程档案，导致基建档案在管理过程中出现了一系列问题，如有的工程档案找不到原件，有的工程档案会在参建单位撤出时被随手带走或丢弃，还有图物不符或缺少图章签字等，这些问题都导致了基建档案的整理和归档工作大幅落后于工程建设的进度。加之电力企业各部门对基建档案工作普遍重视不足、宣传不够，不能保证基建档案建设工作的顺利开展，制约了电力企业经济及档案管理工作的可持续发展。

2.2 档案人员业务素质有待提高

现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。

2.3 基建工程档案管理模式相对陈旧

许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。

2.4 基建档案管理体制不够完善

考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。

3 加强基建工程档案管理的建议

3.1 提高认识，完善制度，健全机制

基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。

3.2 抓好基建工程档案的管理工作

各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。

3.3 加强基建档案管理人员的业务培训

加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。

4 结语

企业档案是企业发展奋斗的结晶，对电力企业而言，只有加强基建档案管理，才能实现企业“出精品、出人才、出效益”的目标，使基建项目档案更好地作用于企业的科学发展。因此，电力集团必须把基建档案视作企业的一笔珍贵财富来保护和开发，改进工作方式方法，不断提升员工素质，认清形势，抢抓机遇，开拓创新，只有这样才能保证基建档案管理工作的正常开展。

参考文献

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