照片档案利用服务创新

照片档案以生动、鲜活的画面承载着历史沧桑，记录着过往的文明，照片的多重利用价值促进了照片档案事业的发展。也对档案的利用服务提出了很高的要求。

根据国家档案局2002年的《全国档案信息化建设实施纲要》的精神，几年来，照片档案信息化建设迅速发展。《照片档案管理规范》中确定的照片档案构成元素――照片、底片和文字说明，随着档案信息化的脚步，改变了原有的模样。以数据为保存形式，以光盘、磁盘为存储介质的文档一体化电子档案，渐渐成为管理工作的中心。

档案信息化使档案的收集、整理、检索、利用通过计算机网络即可完成，借助网络，利用者坐在家中尽可畅享丰富的馆藏档案资源。照片档案的功能也由佐证、参考向追溯、阅览等文化休闲扩展，利用服务改革创新成为一种必然。

照片档案利用服务创新的思路

1、从“服务”观念入手

态度与观念往往决定事情的成败。确立“服务”观念是照片档案利用服务创新工作最需要强调的。

世界最大的政治、经济与社会变化史料文献收藏地之一――美国胡佛研究院，以研究美国内政、全球安全、亚洲及中国问题而享誉全球。这个被英国《经济学人》杂志称誉的世界顶尖智库，对信息查阅的服务非常重视，胡佛研究院资深副院长理查德・苏萨这样介绍：“任何人到胡佛来，只要拿出一个有照片的ID(身份证明)，比如护照等，然后办一个借档案的许可证，就可以进去。”正是这种服务观念为胡佛赢得了赞誉、信任和地位，为其拥有更多优质资源创造了机会和可能。信息利用与信息收集的良性互动，最终缔造了胡佛的成功。

2、确定服务主体

为国家发展民族进步的大局服务是利用服务的根本。国家发展民族进步是每一个档案工作者心之所系。利用服务以服务中国特色的社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设的大局、资政襄政为根本是档案工作不二的选择。美国学者史蒂文-卢巴(Steven Lubar)说：档案是一种权力。在已出版的众多档案学专著中，也普遍有“档案具有阶级性”这样的判定。 “权力”与“阶级性”体现在两个方面：首先，从档案的生成过程看，照片档案尽管以忠实原貌为特征，但摄影者从拍摄的角度、抓取的瞬间就已经将照片赋予了主观爱憎、个人好恶。其次，从档案的利用倾向看，档案的价值总是透过利用者对信息的“倾向性”提取去完成和体现。档案利用工作以服务国家发展、民族进步为根本，体现着照片档案工作者对档案“权力”和“阶级性”的认识。

照片档案服务创新应把握社会化服务的新趋势。信息化建设，使寻常百姓足不出户就能享用丰富的照片档案资源，使利用档案不再是一个严肃的话题。人们在翻阅照片档案时，夹杂着缅怀的感伤、追忆的欢喜。利用工作呈现的、突出的社会化特征，要求档案工作要将“亲民”、“惠民”作为新的历史时期创新服务的重点。照片档案资源彻底开放要有相当长的路要走，但档案的广泛利用，推动了档案开放的范围，随着社会的进步，众多被深锁于库房架、柜之上的照片档案，一定会冲出管理的藩篱，照片档案如何，为推进以改善民生为重点的社会建设服务，将是一个长期的话题。

3、改进服务方式

主动服务。根据利用者的需求，从保存的档案资源中筛选照片提供利用，这是照片档案利用工作通常的做法。主动服务，就是对确定的潜在利用者根据可能的需求，量身打造照片档案专题、专稿；对突发事件、热点新闻快速的照片追溯；对档案利用效果的人性的追踪、回访；对馆藏照片资源的定期、及时播报。主动服务还包括介绍照片、底片保管常识、利用网络检索照片档案的技术咨询等。总之，主动服务就是主动挖掘档案工作的各项服务功能，热情服务、到位服务。

多样化服务。多样化服务，是指照片档案部门提供利用的方式多样和提供档案载体多样。照片档案在实体档案与信息档案双轨制并行的管理模式下，档案利用者既可能上门查找档案，也可能利用网络进行数据搜索。有时利用者还需要照片、数据多重利用。无论是何种情况，照片档案工作人员，都应该以过硬的技术、热情的态度进行优质的服务，以开拓创新的精神，推动中国特色档案文化的发展。

将如期开放档案列入照片档案管理流程。《中华人民共和国档案法》对档案的利用规定了较为严格的条件，对未开放档案的利用，《中华人民共和国档案法》第二十条规定：“利用未开放的档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”；《档案法实施办法》规定：“利用未开放的档案，须经保存该档案的保存单位同意”。现实操作中，那些拥有着档案开放权力的部门，往往为回避各方利益冲突，以“保密”为理由，关闭了档案公开的大门。

世界各国对档案的开放是不尽相同的。美国1975年以前的档案95％对外开放，俄罗斯的开放率大约在80％～90％，而日本已经分13批对1976年以前的档案采取了开放措施。中国目前大约开放了30％，远远落后于发达国家。

加大照片档案信息的开放，可以满足人们日益增长的文化需求。但需要说明的是，在现行档案管理法规对档案开放、限制标准未做调整的前提下，照片档案管理部门决不能违背法规擅自扩大档案的开放范围。照片档案管理者要依据规定的档案封闭年限，做好档案如期开放工作，并将照片档案定期筛选、如期开放列入工作流程。

照片档案服务创新应该注意的几个问题

1、处理好服务大局与服务民生的关系

照片档案利用服务工作要围绕加快转变经济发展方式、完善社会主义市场经济体制、促进国民经济又好又快发展服务；要围绕我国政治体制改革的方向、发展社会主义民主政治服务。一句话，照片档案服务要围绕党和国家的大局。

服务大局与服务民生并不是矛盾的。一方面，服务大局是服务民生的保障，是最彻底的服务民生；另一方面，服务民生又可以促进社会和谐，增大实现党和国家总体发展目标的可能。决不能借创新服务，无原则地去满足一些集团、个，体的需求。

2、处理好照片档案保密与开放的关系

国家档案局局长杨冬权在“全国档案工作暨表彰先进会议”上的讲话中，就2008年全国档案工作的主要任务指出：“要优质高效地为人民群众提供档案服务，坚持一切为了人民，处处方便人民。要根据有关规定，在保守各种秘密和个人隐私的前提下，划定开放范围，制定利用办法，简化利用手续，配备利用设施，为人民群众获取涉及自身权益的档案信息提供实实在在的便利。”这为照片档案管理部门开放档案资源，解决开放与保密的关系提供了工作思路。

档案利用是档案管理的终极目标，在不违反国家《中华人民共和国保守国家秘密法》和个人隐私的前提下，对于一些民生档案加大开放力度，能够促进经济发展，文化繁荣，这是利国、惠民之举。民生档案应是档案利用服务创新的主要工作范围。对于限制使用的档案，任何人不得擅自开放，要确立档案利用服从档案安全的意识。

档案信息的保密与开放，于任何国家的档案管理部门都是相当棘手的问题，档案的开放总是相对的、有限度的。