Excel在干部人事信息管理中的应用浅析

摘 要 随着政务信息化建设的快速发展，干部人事信息管理中存在各类信息系统数据库接口不兼容的问题，为系统间信息共享造成了困难。Excel 是一个拥有大量用户的电子表格程序，具有较为强大的存储、计算、表间交互能力，在干部人事信息管理应用中具有应用成本低（不需专业开发）、应用范围广、应用深度繁简自如等特点。这就使得Excel成为干部人事信息采集、干部人事信息统计分析及跨数据库信息转换的良好工具。在干部人事信息管理中用好Excel能极大地提高工作效率。

关键词 人事信息管理 Excel应用

中图分类号：D651 文献标识码：A

一、引言

随着政务信息化建设的快速发展，各类根据不同业务需要而建立的应用软件系统在同一机关往往同时运行，如武汉市中级人民法院目前运行着法院人事信息系统、公务员登记系统、编制系统等，这在一定程度上提高了组织人事部门信息化利用水平，但是由于各个业务系统设计开发时时存在数据接口（数据格式）不统一，考虑业务共性指标较多、考虑各单位个性指标较少等弊端，造成了以传统手工方式建立、维护系统工作量大、不能充分满足各单位个性业务需求等困难。Microsoft Excel 是一个拥有大量用户的电子表格程序，具有较为强大的存储、计算、交互能力，在干部人事信息管理应用中具有应用成本低（不需专业开发）、应用范围广、应用深度繁简自如等特点。我们运用Excel先后建立了干部人事信息名册，生成了实时统计分析表，先后完成了法院人事信息系统、编制系统、公务员管理系统等系统间的数据信息采集、迁移、共享，取得了较好的效果。下面，结合具体工作，从发挥Excel存储、计算、表间交互能力的角度，浅析 Excel在干部人事信息管理工作中的应用。

二、发挥Excel存储能力，建立准确、完善的干部人事信息工作表

建立准确、完善的干部人事信息工作表是一项政策性强、涉及面广的基础性工程，是干部人事信息应用的基础，主要包括人员信息表（如图1所示）、机构编制信息表。一是要结合单位实际，科学、全面设定信息表的项目，如：人员信息表中的姓名、性别、出生年月、身份证号、部门、职务、任职时间、简历等；二是要结合干部人事档案，全面、准确地录入人员信息（可以手工录入，也可以从已有的干部人事系统导出并修改完善）；三是要根据人员变化情况（如干部晋升、退休、调入、录用）和机构编制变化情况及时做好干部人事信息工作表的维护工作。

三、发挥Excel计算能力，做好干部人事信息的统计分析

干部人事信息的统计分析工作是领导进行科学化人事决策的基础工作。我们在建立干部人事信息工作表的基础上，可以利用Excel函数比较方便地实现干部人事信息统计分析的自动化、实时化。其中涉及的主要函数包括：

SUMPRODUCT（array1，【array2】，【array3】， ...） Array1， array2， array3， ... 为 2 到 30 个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。

函数使用说明：数组参数必须具有相同的维数，否则，函数 SUMPRODUCT 将返回错误值 #VALUE！。 函数 SUMPRODUCT 将非数值型的数组元素作为 0 处理。 具体应用如图2。

如图2所示，以立案一庭正处级别为例：立案一庭正处级别的统计函数格式为：=SUMPRODUCT（（名册！$F$3：$F$490=B4）*（名册！$I$3：$I$490=$S$3））。其中，“名册！$F$3：$F$490=B4”表示“取名册表样（图1所示）F列（部门）等于统计表样（图二所示）B4单元格值（立案一庭）的所有单元格”； “（名册！$I$3：$I$490=$S$3））”表示“取名册表样（图1所示）I列（级别）等于统计表样S3单元格值（正处）的所有单元格”； “SUMPRODUCT（（名册！$F$3：$F$490=B4）*（名册！$I$3：$I$490=$S$3））”表示两项（“立案一庭”、“正处”）的交集求和。类似可实现其它项目的统计。

通过根据单位需求设计该统计表，只要及时维护、更新名册表（图1），就可以适时查看单位各部门人员的状况，极大方便了单位的人事信息统计，有利于领导的科学决策。

四、发挥Excel表间交互能力，做好干部人事信息的采集、跨数据库信息转换

当前，各单位往往运行着多个业务系统，而这些系统往往由不同的公司开发，普遍存在着数据接口不统一，数据间不能直接互转的问题。而Excel具有良好的交互能力，目前主流数据库几乎都可以通过转换达到与Excel互通，这就使得Excel成为干部人事信息采集、跨数据库信息转换的良好工具。发挥Excel表间交互能力，能大大提高人事信息采集、跨数据库信息转换的效率。实现Excel表间信息交互的途径主要为：运用函数交互和运用VBA宏进行交互。

（一）运用函数实现表间交互。

运用函数交互涉及的函数主要包括：

1、MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）函数。函数使用说明：

（1）Lookup_value 为需要在 Look_array 中查找的数值。Lookup_value 可以为数值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。

（2）Lookup_array可能包含所要查找的数值的连续单元格区域。Lookup_array 应为数组或数组引用。

（3）Match_type 为数字 -1、0 或 1。如果 match_type 为 0，函数 MATCH 查找等于 lookup_value 的第一个数值。

（4）函数 MATCH 返回 lookup_array 中目标值的位置，而不是数值本身。

（5）如果函数 MATCH 查找不成功，则返回错误值 #N/A。

2、INDEX（array，row_num，column_num）函数。函数使用说明：

（1）Array为单元格区域或数组常量。如果数组只包含一行或一列，则相对应的参数 row_num 或 column_num 为可选。

（2）如果数组有多行和多列，但只使用 row_num 或 column_num，函数 INDEX 返回数组中的整行或整列，且返回值也为数组。

（3）Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如果省略 row_num，则必须有 column_num。Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。如果省略 column_num，则必须有 row_num。如果同时使用 row_num 和 column_num，函数 INDEX 返回 row_num 和 column_num 交叉处的单元格的数值。

（4）如果将 row_num 或 column_num 设置为 0，函数 INDEX 则分别返回整个列或行的数组数值。Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格；否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF！。

具体应用如图3所示。如图3所示，通过“=INDEX（名册！$K$3：$K$525，MATCH（$A5，名册！$A$3：$A$525，0），0）”函数公式，以附件4（实有人员信息表）中“姓名”字段为匹配项，实现了名册表（图一所示）K列（工作时间）信息向附件4（实有人员信息表）H列（参加工作时间）的迁移，达到了表间数据交互目的。类似，可实现其它字段信息的整体迁移。这种信息迁移方式，避免了传统的表与表之间繁杂的查找、粘贴操作，提高了工作效率。

（二）运用VBA（Visual Basic Application）宏进行表间交互。

宏是一系列命令和函数，存储于 Visual Basic模块中，并且在需要执行该项任务时可随时运行。我们在信息采集后，往往需要将个人信息采集表变成名册的形式，如果运用人工方式复制、粘贴，在人员多的情况下，工作量将变得很大，工作效率低。如果采用运行VBA宏的方式，将使工作效率大大提高。创建宏的方式为：在 Microsoft Excel 的“工具”菜单上，指向“宏”，再单击“Visual Basic 编辑器”。 在“插入”菜单上，单击“模块”。 将代码键入或复制到模块的代码窗口中。编写完宏后，请单击“文件”菜单上的“关闭并返回到 Microsoft Excel”。 运行宏的方式为：在“工具”菜单上，指向“宏”，再单击“宏”。 在“宏名”框中，输入要运行的宏的名称，单击“执行”。 具体应用如图（图4、图5）所示。

在图4（人员家庭信息采集表）中显示的是采集的人员家庭信息，我们将所有的人员信息采集表以编号的形式插入一个工作簿中，然后建立一个whole宏并执行，自动生成人员家庭信息汇总表（图5所示）。具体宏代码如下：

Sub whole（）

k = 1

For i = 1 To 23

If ThisWorkbook.Sheets（i）.Name "whole" Then

ThisWorkbook.Sheets（i）.Select

For j = 38 To 44

If Sheets（i）.Cells（j， 3） "" Then

k = k + 1

Sheets（"whole"）.Cells（k， 1） = Sheets（i）.Cells（1， 4）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 2） = Sheets（i）.Cells（7， 4）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 3） = Sheets（i）.Cells（8， 22）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 4） = Sheets（i）.Cells（j， 3）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 5） = Sheets（i）.Cells（j， 6）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 6） = Sheets（i）.Cells（j， 10）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 7） = Sheets（i）.Cells（j， 14）

Sheets（"whole"）.Cells（k， 8） = Sheets（i）.Cells（j， 17）

End If

Next j

End If

Next i

j = 0

k = 0

ThisWorkbook.Sheets（"whole"）.Select

End Sub

通过VBA宏能快速实现表间信息的迁移，为跨数据库信息转换奠定了较好的基础，极大地方便了信息采集的后续处理。

五、结束语

随着政务信息化建设的快速发展，传统的干部人事信息管理模式将逐渐被信息化管理模式所替代，将Excel应用于干部人事信息管理工作中，充分发挥其存储能力、计算能力和表间信息交互能力，将极大方便领导科学决策，同时能克服各类应用系统数据库不兼容的困难，快速实现各类信息数据在软件系统间的共享，极大地提高工作效率。

（作者单位：湖北省武汉市中级人民法院）

参考文献：

[1]黄诚、董明、舒蕾. Microsoft Excel的"信息系统三大能力"分析.重庆航天职业技术学报总第十三期.2012.03.

[2]毕克书.基于Excel VBA开发干部管理信息系统.中国管理信息化第十五卷第五期.2012.03.

[3]韩学军.浅谈如何运用Excel表格做好人事档案信息统计工作.现代企业教育.2011.11.

[4]Microsoft Office Excel2003 帮助文档.