浅议会计电算化与全面质量管理

【摘要】 随着计算机技术和网络技术的不断发展,会计核算手段和方法发生了深刻的变化。原有管理制度和方法已不能适应新的条件的需要,为了保证会计电算化系统正常、安全、有效地运行,提高会计工作的效率和质量,必须采取新的质量管理方法。

【关键词】 会计电算化 全面质量管理 内部管理

随着计算机技术和网络技术的不断发展,许多单位都建立了会计电算化系统,从而提高了会计核算质量和会计工作效率,提高了企业的运营与管理效率。但是,由于会计电算化特有的风险以及会计人员业务素质等原因,给财务管理提出了新的问题。因此,在会计电算化的管理工作中借鉴生产制造中的全面质量管理思想,从而保证会计电算化系统正常、安全、有效地运行。

一、会计电算化的基本特征

会计电算化是以电子计算机为主的现代电子信息处理技术应用于会计的简称。它是一个电子计算机代替手工记账、算账、报账,完成的对会计信息的分析、预测、决策的全过程。基本特征是:

1、计算机的数据处理代码化、速度快、精度高。

会计电算化以计算机代替人工来记录和处理数据,并采用对原始数据编码的方式,减少数据录入时间,从而提高了会计数据处理的速度和精度。

2、数据处理自动化,账务处理一体化。

在会计电算化中会计数据处理过程分为输入、处理和输出三个环节,将所有的会计原始数据集中输入计算机后。计算机将根据指令自动进行审核、记账、过账、转账并将所需信息以帐表形式打印输出。使账务处理一体化。

3、数据处理规范化,会计信息存储介质磁性化。

会计电算化要求建立规范化的会计基础工作。它对数据的处理按规范化程序进行。在电算化环境下,所生成的会计信息不再存储在各种账本中,而是以硬盘、磁盘、U盘等磁性介质为主要载体。

4、具有分析、预测、决策的逻辑功能。

会计电算化系统不仅仅具有会计数据的输入、处理与输出之类的简单功能.在系统设计与开发中。各种数学、运筹学、决策论等方法的运用,也增强了系统的分析、预测和决策功能。

二、会计电算化工作中存在隐患与问题

实现会计电算化,所有的记账凭证、账簿、报表都存储在计算机磁性介质上,整个账务处理都由计算机自动完成。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,减轻了会计人员的劳动强度,提高了会计核算的速度和精度。

但是,由于实施电算化后,传统的职权分割控制作用几乎消失,会计业务缺乏有效牵制,利用计算机犯罪具有很大的隐蔽性、更难发现,加上网络病毒、会计人员的不正确操作、计算机运作环境的不达标也都会对会计数据造成威胁。因此,加强对人和机器两方面的全面管理;加强会计工作组织制度建设,以及计算机软、硬件的配置维护、会计人员素质和知识结构的改进、会计内部审计方法和技术的改变,是提高会计工作效率和质量的保证。

三、将全面质量管理的概念引入会计电算化系统中的建议

1、 全面质量管理的概念

全面质量管理是以质量为中心,以全员参与为基础,目的在于通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。全面质量管理是一套以质量为中心综合的、全面的、全过程的、全员参与,影响企业全部经营管理工作和技术工作的管理方式和管理理念。

2、会计电算化工作基础质量管理

会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,是搞好电算化工作的重要保证。根据财政部的会计电算化工作规范、财务软件规范要求、计算机设备及机房管理制度、人员分工职责和操作权限制度、电算化数据档案的备份、稽核、保管制度等,制定出一套全面、规范的管理制度和方法。

3、会计电算化系统中人员的质量管理

由于电算化工作都由财务人员担任,加上这些从业人员对计算机知识和网络知识了解甚少,不能将计算机与财务知识有机的结合,在实践中只懂得财务软件的简单操作,遇到计算机系统方面的故障束手无策,往往造成数据丢失。针对这一问题,首先.要解决人们的思想认识问题。第二,通过培训提高会计人员的计算机业务素质,培养一批既懂财会、审计业务、又精通计算机应用技术的复合型专业人才。第三,加强人员的职能控制管理,职责明确。

4、会计电算化系统中操作权限管理

制定相应的管理章程,根据会计法规规定,执行不同会计职能的会计人员相分离,每个岗位的人员只能在职责范围内进行操作,不得超越权限,操作权限的管理通常是采用设置密码口令来实行。

5、会计电算化系统中操作规程管理

操作系统时必须遵循标准的操作规程。初次实施会计电算化时,要先创建账套并进行初始化设置,然后再根据会计职能的顺序及会计软件的相关规定进行日常操作。在日常操作中还要加强对输入数据、处理数据、输出数据三方面的管理控制。

6、会计电算化系统中安全的质量管理

会计电算化系统的建立改变了数据的存储媒介,数据库技术使会计数据高度集中,非法人员可能通过计算机和网络技术不留痕迹地复制、伪造、销毁企业重要的会计数据,增加了控制舞弊、犯罪的难度。

因此,必须加强内部审计。管理会计系统实现电算化后,手工审计方式与方法已不能适应现代技术的需要,审计人员必须根据电算化系统的特点,研究电算化系统的内部控制,掌握其审查方法,并利用计算机辅助审计技术进行审计,监督会计电算化系统账务处理的正确性,数据保存方式安全合法性。通过对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞出现,同时对系统内部控制的弱点,评估其影响并提出意见和建议。

7、会计电算化系统中病毒防范

网络技术的普及,实现了会计信息资源的共享,同时也面临新的风险,如黑客、病毒攻击、网上泄密等。为此,我可以采用防火墙技术、网络防毒、数据加密存储、数字签名技术、授权身份认证等。

8、会计电算化系统中应用范围的质量管理

现行会计体系包括财务会计和管理会计,但会计电算化仅实现在财务会计上.由于计算机数据处理的代码化、程序化、自动化和数据共享,为财务和管理结合提供了条件和可能.管理会计应建立适应管理需要的会计模型,运用财务会计中产生的信息。对企业各部门的业绩进行评估、分析、预测为企业的决策规划提供及时准确的信息,使会计电算化从核算型向管理型、智能型发展,从而实现信息化。