数字时代档案管理问题与对策刍议

[摘 要]数字时代对档案管理提出了新的发展要求，当前档案管理工作存在思想认识不足、专业化建设滞后、数字化水平较低等问题，制约了档案管理数字化进程，亟待采取针对性措施予以纠正。

[关键词]数字化；档案管理；专业化

一、引言

档案作为一种信息资源，是信息和载体的统一体，在人们的生产实践过程中发挥着重要的、不可替代的作用，其价值也越来越受到决策者的重视。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的数字信息管理系统工程。

二、当前档案管理存在的问题

（一）思想认识存在误区

受传统思想认识的局限性等因素的影响，档案管理工作一度被认为是一种缺乏技术含量的、纯粹机械性的档案采集与整理过程，与档案在现实社会中所发挥的重要作用或价值大异其趣。现代档案管理科学普遍认为，档案管理工作在传统上受到了轻视或被低估，导致档案的价值未能有效全面发挥，同时也制约了档案管理的科学发展。这一方面表现为档案管理部门或领导对档案管理缺乏重视，往往将档案管理作为一种从属性、附庸性工作来抓，档案管理工作始终处于被动发展地位，发展空间与创新机会较为狭窄；另一方面主要表现为档案管理工作者缺乏较强的档案管理意识，在管理方法上仍旧沿用传统落后的方法，凭经验管理而不是积极通过理论与实践创新，完善档案管理工作。如对归档材料疏于审查，导致部分档案失实，甚至凭空造假，严重损害了档案的真实性；主动收集或保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。这都是在不正确的认识指导下，档案管理方面存在的误区。

（二）专业化建设发展滞后

档案数字化是档案管理的革命性创新，也是传统档案管理走向现代档案管理的重要契机，档案数字化不仅是档案本身数字化的过程，同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程。但从我国当前档案管理现状来看，档案管理专业化、职业化队伍尚未完全建立起来。一方面，我国高校档案专业设置较晚，档案数字化管理更是一种新兴学科尚未得以普及，这导致了档案数字化管理专业人才培养和输出相对较少，人力资源供给存在瓶颈；另一方面，现阶段档案管理工作人员大多缺乏档案管理专业化背景，而且对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解，更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。同时，受传统思想制约，国家、社会对于档案数字化管理工作亦缺乏相应的重视，从而造成档案管理专业化、数字化进程推进乏力，发展较为滞后。

（三）档案数字化水平较低

当前，大多数档案管理部门或单位在档案管理模式上仍沿用传统模式，而对现代档案管理尤其是数字化管理表现较为陌生。传统档案管理模式下，档案材料的采集、开发、利用多以纸质档案为主，数字化、信息化程度较低，档案管理平台以人工管理为主，浩如烟海的档案资料信息需要档案管理人员逐一比对翻查，这在一定程度上导致了档案管理效率低下，档案材料重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，档案的准确性、完整性、时效性得不到充分的保障，严重影响了档案资源效益的实现，使得档案价值不能充分的运用到人们生产生活中，造成资源浪费。

三、如何改进档案管理工作

（一）加强宣传引导，培养正确的档案意识

档案既是重要的信息资源，也是宝贵的历史财富。受历史传统等因素影响，人们对于档案管理存在根深蒂固的偏见。信息时代如何打破这种偏见，引导全社会正确全面认识档案管理工作，为档案数字化管理培养良好的人文环境，亟需加强档案管理宣传工作，通过广泛宣传，引导公众更新认识，祛除传统思想对档案工作的偏见，正确理性的对待档案的潜在价值，把自觉保护档案作为公民的基本义务，把推进全社会档案数字化建设作为一种历史责任，培育全社会良好的档案管理与数字化革新的浓厚氛围。提高公众的参与性，引导公众积极参与到档案查询、保护等工作中来，从而使公众真正关心理解支持档案工作，真正使档案发挥其应有作用，回归其原本地位。

（二）加强职业化建设，推进档案管理专业化进程

加强档案管理专门人才的培养，积极推动档案管理专业化、职业化，是提升数字化档案管理水平的核心和关键。档案数字化，不仅要求档案管理者从思想认识上转变传统的思维模式与思想误区，还要求按照现代档案工作的发展理念，自觉学习和更新相关档案管理知识，积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。因此，现代档案管理职业化必须致力于培养一批既能充分了解档案管理相关知识，同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术，从而满足档案数字化管理对于专业化人才的需求。要着力培养档案管理者的档案意识，切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知，不断增强其专业素质，不断更新学习理念和学习方法，不断提升档案管理水平，促进档案资源价值有效发挥。要增强创新意识与科研能力，现代档案管理工作者已不仅仅担当着档案管理员的角色，应从一般管理者转变为档案信息专家，培养自身更高层次和更高的综合素质，成为档案数字化管理的行家里手。

（三）加强数字化建设，构建档案管理数字平台

档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过数字化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。同时，档案管理数字化平台建设还有效的降低了档案管理的成本，对档案保存条件的要求也更为宽松，更加便于档案的检索和应用，因而具有较好的经济效益和使用效益，这都充分显示了科学作为第一生产力的优越性。档案数字化管理平台即利用现代数字信息技术，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化。第一步，对档案信息进行数字化处理，将其由可视记录识别型转化为可为计算机识别的二进制代码型，即电子档案，并由计算机对上述代码统一存储；第二步，将上述电子数据代码统一录入数字信息管理平台（电子数据库系统），并确保数据可为计算机完全准确识别；第三步，对录入数据进行内部调整，做好存储数据的简化整理工作，完善数据搜索功能，注意数据保管和保护，确保数据存储安全、使用便捷。

四、结语

档案管理数字化是深化档案管理载体建设的重要方面，也是数字时代对档案管理工作的基本要求。在新的时代背景下，传统档案管理工作模式与工作方法也远远不能满足时代的发展要求，更加使档案管理数字化建设具有迫切性。同时，受科技的进步和发展影响，大量电子数据或电子档案应运而生，这在一定程度上倒逼了档案管理数字化进程。推进档案管理数字化要切实加强对数字档案管理平台的有效管理，不断创新电子档案的采集、录入、保管、利用等程序技术方法，保证电子档案的真实性、客观性与完整性，实现档案管理工作规范化、科学化、信息化，使档案管理工作适应现代社会发展需求。

参考文献：

[1]崔丽华：《浅析加强档案管理人员素质的培养》[J]，《兰台内外》2009（06）。

[2]张锐：《档案职业的未来发展趋势探析》[J]，《黑龙江档案》2009（05）。

作者简介：陆静一（1977-），女，汉，江苏苏州人，江苏理工学院档案馆，：，江苏省常州市，本科，学士，馆员，主要从事高校综合档案管理工作。