企业档案管理高新技术论文

一、高新技术企业认定档案的接收、整理与利用

根据档案谁产生谁负责的原则，高新技术企业认定档案应由中介机构进行整理后，移交科技档案馆保管。但由于一些原因，中介机构只是将企业的申请材料与专家评审表打捆移交，并未整理。移交时间为当年年底统一移交。通过请示上级主管机关，确定了高新技术企业认定档案的保管期限为15年，每年产生的新认定与复审的企业大约有四五百家，大量的材料不整理，不仅管理混乱，还给利用带来极大不便。如果按其他科技档案的整理办法进行整理，工作量很大，且由于保管期限较短，实用性也不强。目前，天津市科技档案馆对高新技术企业认定档案实行“轻整理，重利用”的原则，根据认定证书号排序装盒，粘贴背脊，背脊上注明年度、认定（复审）、证书号以及企业名称，申请材料与专家评审表分开管理，将企业名单录入数据库，通过计算机对档案进行检索，实现其利用的目的。由于优惠的税收政策，有些企业虽然存在缺乏自主知识产权、研发经费不足以及科技和研发人员比例未达标等不符合评审要求的问题，但为了巨大的经济利益铤而走险，企图通过对所申报材料造假，达到认定高新技术企业的目的。国家财政、税务、审计等部门为杜绝此类事件的发生，经常会对申报材料及专家评审表进行复核审查。天津市科委也会对相关企业的申报材料进行抽查。部分申报企业因企业变更、人事变动等原因，造成申报材料丢失，都需要对高新企业认定档案进行查阅。因此，这些档案的保管期限虽然较短，但利用率十分高，利用的形式往往是大批量集中调阅。尤其是集中审查时，其利用周期也较长，借出的档案基本需要数月才能归还。

二、需要解决与完善的问题

（一）完善收集材料，统一标准

目前，各申报高新企业认定的企业所提供的申报材料规格不一，基本上都采用A4胶装的样式。但仍有一部分企业的申报材料使用塑料夹子或订书钉装订。根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，档案盒的最大厚度为6cm，一些企业的申报材料单本厚度超过6cm，这就需要对其进行分拆装盒，破坏档案原始形态的同时也造成档案完整性安全的隐患。有的甚至由于规格特殊而无法分拆，只能直接存放于密集架，使得排架效果不甚美观。因此，实行一个统一的申报材料规格标准就显得十分必要了。但由于主管机关认为此要求不适宜硬性规定，只适合推荐，从而导致实际的效果甚微。为了实现科技档案管理的规范化，应严格遵循档案谁产生谁负责的原则，由中介机构对高新技术企业认定档案进行归档整理，毕竟中介机构参与了高新技术企业认定的整个工作。科技档案从形成到归档是一个完整的生命过程，中介机构应对这一过程负责。而档案部门一般都由于缺乏领导重视，导致经费与人员的不足，对新产生专项的科技档案整理工作力不从心，这就需要主管机关协调中介机构，明确其职责与义务。

（二）协调相关单位，加强电子档案的收集

电子档案是档案发展的趋势与方向，数字档案馆也是各综合档案馆与专业档案馆建设的目标，科技档案自然首当其冲。然而，在其他科技档案数字化程度越来越高的同时，高新技术企业认定档案的数字化进程则几乎为零。科技档案的数字化并不难实施，如科技奖励项目、成果登记项目、科技计划项目都有专门的申报系统，可以直接形成电子档案或元数据。高新技术企业认定也有专门的申报系统，不能归档的主要原因是上级主管机关以相关元数据保密为由，拒绝向档案馆提供。档案馆则由于人员与经费等原因，无法独自提取这些元数据。如果进行扫描，平均每卷档案都有三、四百页，最多的甚至有三千多页，如此大的工作量相对于较短的保管期限则显得意义不大。高新技术企业认定档案在利用时，基本上都是调阅档案实体，如若遇到大规模集中审查，需要调阅大量档案实体，不仅运输费时费力，也极易破坏档案的美观，甚至完整性。在利用时提供电子档案是数字档案馆的要求，其目的也是在保护实体档案的同时，方便快捷地提供利用。因此，通过协调部门关系，加强电子档案的收集与归档就能解决上述问题。

（三）档案部门的直接参与

档案部门参与科技项目实施在城建档案领域已付诸实施，且效果很好，近年来城建档案的收集、保管、利用都是十分规范化的。而科研项目档案在这方面做的还很不够，科研档案的前端控制原则提出多年但收效甚微。档案管理的滞后性严重制约了科研档案管理的利用与编研，科研腐败在一定范围内仍然存在，根本原因是相关部门对档案工作的忽视与轻视。如何发挥科研档案的社会与经济价值，档案部门直接参与到科研项目中去，从而体现档案部门的重要性，是档案工作者努力的方向。

三、结语

高新技术企业认定档案的快速发展仅仅有五六年的时间，这部分档案的管理方法还处于摸索阶段，相关的方法探究还很少，很多方面还不够完善。这就需要档案工作者在实际工作中不断归纳管理经验，发掘适宜的管理方法，从而充分发挥高新技术企业认定档案社会价值与经济价值，为科技的发展与进步做出贡献。

作者：薛冰 单位：天津市科技档案馆