企业资源计划系统视角下工业企业会计业务流程优化

[摘 要]企业资源计划的出现,实现了物流、资金流和信息流的实时反映,为工业企业的会计信息系统提供了大量的实时会计信息,相关单据的实时传递、相关数据的实时处理从而使得相关信息的实时披露成为可能。因此,工业企业应用企业资源计划必须要实行业务流程优化,本文在介绍企业资源计划系统视角下,会计业务流程优化目标基础上分析了工业企业会计流程优化的难点,并结合现实需要重点结合企业资源计划系统的应用对工业企业会计流程优化提出了一定的对策建议。

[关键词]企业资源计划 工业企业 业务流程

一、企业资源计划系统视角下工业企业会计业务流程目标

(一)实现信息集成,数据共享

在原来的职能制管理模式下,工业企业会计数据不能共享,导致管理的效率不高,这是因为在职能制模式下,按照职能为导向的管理部门设计将会导致各个部门之间相互分离,各个部门之间的信息交互与集成相对而言比较困难。各个部门都是从自己部门利益为出发点来搜集和整理数据。而以业务流程为导向的工业会计流程优化的主要目标之一就是实现信息集成与数据共享,从而能够有效提高工业会计管理的效率。

(二)整合工业企业业务流程,加强内部管理

在职能模式的引导下,工业企业在会计管理流程设计上存在的一个最大的弊端就是各个领导都是以本部门作为中心来设计业务流程,很容易导致部门之间在业务流程上存在重叠交叉的部分,使得业务流程过长,从而影响管理效率。而在企业资源计划系统下工业企业会计流程的优化侧重于通过有效整合企业资源,加强企业内部管理。

(三)建立适合本工业企业自己的会计流程

传统管理模式下工业企业会计流程的设计过于公式化,不能够有效体现工业企业自身的特色。不同行业的工业企业都具备自身一定的特征,即使是同一行业中的工业企业在具体的业务流程上也可能会存在很大的区别,工业企业会计流程的设计都会受到工业企业所处的环境、规模、企业文化、发展路径以及管理风格等方面因素的影响,工业企业需要结合自身的实际特点,构建起具备自己特征的会计流程。

二、工业企业会计流程优化实施的难点

(一)安全性

基于企业资源计划环境下的会计流程优化在很大程度上对网络及信息技术具有很大程度的依赖性,这主要是基于网络及信息技术的虚拟性和不确定性,例如系统故障造成的风险、企业内外部人员的恶意破坏造成的风险,所以安全性问题是工业会计流程优化需要考虑的重点问题之一。

(二)员工素质

员工素质是影响资源计划环境下会计业务流程优化的一个重要因素,一方面资源环境计划下会计业务流程的优化对操作人员的综合素质要求很高,例如需要具备一定的计算机操作和相应软件操作等方面的专业知识,另一方面,资源计划环境下会计业务流程的优化不仅仅是财务部门的事情,还同时需要其他各部门员工的密切配合,网络化的组织结构形式也要求员工掌握一定的管理知识,以承担相应的工作协调。

(三)企业内部条件

按照企业资源计划的要求,工业企业会计流程优化是一项系统工程,要求工业企业内部各方面的条件都需要具备。一方面企业资源计划环境下工业企业会计流程的优化周期相对比较长,需要工业企业的领导及相关部门工作人员具备一定的努力和耐心,同时也需要大量资源投入的配合;另一方面,工业企业会计业务流程的优化需要有比较先进的管理模式与之相适应,企业要以优化流程为核心,进行组织结构的整合,重构作业链。

(四)投入、营运和产出三个层面相结合进行业绩考评管理

工业企业会计流程优化的另一难点就是关于工业企业投入、营运和产出的绩效考评管理方面,如何真实的反应企业实际财务状况,向管理者提供客观有效的信息,促使企业各个部门能够从会计流程和信息中获取有价值信息促进企业提高运营效率成为一个重要的难点。按照企业资源计划应该重点从工业企业的投入、营运及产出三个流程来加强工业企业的业绩评价管理,通过跟踪和反映从投入到产出这个循环的周期得到企业资源计划运营情况及效果,在这个过程中使得价值最大化的理念始终指导企业自我考评、自我管理的全过程,为企业扩展业务做出新的投资决策。

三、企业资源计划环境下会计业务流程优化所采用的方法

工业企业会计业务流程优化有两种方法,一种是系统化优化法,另一种是全新设计法,不同的工业企业适用于不同的方法。

系统优化的方法主要是指通过在进一步熟悉现有流程基础上构建新的流程。该方法的优点是这种流程优化方法具有渐进性,风险相对较低,对工业企业正常运营的干扰小,尤其是在企业资源计划环境下,可以充分消除流程中重复的处理过程,使整个工业企业价值链上的任何信息只须在某个作业点上输入一次,便可进行多重处理,省去重复性的信息输入及汇总统计的环节,减少财务信息传输和处理的工作量。

全新设计法的最根本内涵是对原有流程的颠覆和否定,而是根据工业产品的生产路径,按照产品生产流程重新再设计新流程。在企业资源计划环境下,工业企业会计流程的每个环节都可以考虑由企业财务人员全程参与,同时与其他部门的员工一起设计子系统,或者在其他部门的模块中加入账务处理模块,在由非财务人员完成产品生产和销售的同时,完成相关财务信息的汇总和相关账务处理。

四、企业资源计划环境下我国工业企业会计业务流程优化策略

业务流程优化的基本原则是:执行流程时,插手的人越少越好;在流程服务对象(顾客)看来,越简便越好。根据这一原则的要求,我们可以采取下面一些优化策略:

(一)我国企业资源计划的首要改变:从事务处理到自我服务

在企业资源计划系统里面有一项非常重要的要求就是提高流程事物处理的效率,工业企业在安排生产的过程中可能不再需要人工画表,取而代之的是计算机进行规划,但是企业资源计划系统做这些事情却是重点需要最原始的数据,然而我国很多工业企业却并没有做这项工作,需要用人工进行数据的二次输入。

因此,很多工业企业实施企业资源环境背景下会计流程优化改造失败的重要原因之一都可以归结于对原始数据的处理不到位。为了解决这个问题,为了工业企业会计流程优化目标,可以将事务处理转向为自我服务。它的根本理念是:由业务人员直接输入数据,而不需要二次录入。比方说,由销售人员自己输入订单,员工直接输入借贷或报销申请,经理人员直接将招聘要求放入系统中。在授权的情况下,供应商可以直接查看工业企业的库存情况。

(二)优化流程

改变工业企业基本业务流程是对工业企业流程的优化。优化通过分解和整合来实现。

1、业务流程的分解。指工业企业在大而全,小而全的价值链中,从自己的比较优势出发,放弃处于劣势的某些增值环节,选择若干优势环节培育并增强其竞争能力,即核心竞争力,重新建立起自己的竞争优势。

(1)找出企业的核心竞争力。在企业资源计划系统下,工业企业的核心在于建立工业企业核心资源基础之上,工业企业自身所拥有的关键技能、隐性知识、智力资本以及文化理念等方面对工业企业的本质和边界作了规定,他们是顾客价值创造的源泉,最终决定到工业企业核心竞争力的提升和企业业绩。判断标准主要有以下几个方面:一是可以广泛的被工业企业加有效利用,为工业企业提供通向不同广阔市场的捷径;二是能够通过流程优化为顾客价值的最大化作出贡献,使得顾客能够清醒的认识到流程优化是工业产品最终受益者;三是从竞争对手角度讲,难以迅速模仿。

(2)业务外包。业务外包是社会专业化分工的趋势之一,针对工业企业而言,可以有效的将一些非核心的、不是很重要的业务功能或业务外包给工业企业以外的专业第三方服务机构,他们在某些业务方面更具有很大的优势和专业水平,从而可以有效利用他们的专业水平来提高工业企业整体效率和竞争力,让工业企业仅仅专注于自身的核心业务流程。

2、业务流程的整合。业务流程的整合主要是基于集成化的观念,指两家或两家以上的工业企业通过构建一个完整的价值链体系,各个企业通过发挥自身的优势项目与环节,通过组成战略联盟,携手合作,从而完成价值链的全过程,从而最终实现产品成本的降低与更高的现实效益。

3、优化作业。作业优化是指在工业企业竞争战略目标指导下,从顾客价值出发,对构成流程的各项作业进行分析、控制和优化,从而保证工业企业价值链管理目标的实现。

(1)按照工业企业的作业流程,首先就需要对工业企业内部的价值链进行有效分析,通过分析得出工业企业的价值活动形式有哪些?处于一种什么样的分布状态以及在整个价值链中的位置,与此同时,需要将整个流程中所耗费成本与产品进行对比,分析工业企业流程中作业环节对创造价值的行为,确定其合理性,从而决定对流程是否进行消除或改进。

(2)横向对比,获取有价值的信息。横向对比主要是通过选取相关行业比较先进的工业企业作为标准,通过学习该先进企业的相关资料,到该先进企业进行参观、听取报告等形式获取必要信息,在获得这些信息之后与本公司进行对比研究,从而得到对本公司有价值的工业会计流程优化信息。

(三)会计业务流程优化设计

在企业资源计划系统的指导下,新工业企业会计流程主要是运用获得的会计系统数据和技术对原有的按照职能为导向的流程进行优化和重构,按照工业企业生产流程,当某一流程事件发生的时候,其相关信息数据便由各个部门的信息数据子系统加以收集,再按照一定的编码将业务事件通过网络途径传输到信息数据库中加以保存。

(四)重新规划和设置财务部门的工作岗位

在会计业务流程优化设计过程中,一般都会涉及到财务工作与其他业务工作的整合,这些整合必然会影响到财务部门的岗位设置,所以在新会计业务流程确定后,我们需按照新的流程来重新规划和设置财务部门的工作岗位,如原先的一些工作岗位要被取消,哪些工作岗位的工作职责要改变,有的时候还要新增一些原来不存在的工作岗位。例如,在会计业务流程优化后,供销存等业务会与财务就得到整合,形成一体化管理。财务记账的工作会在业务被输入系统内时自动由计算机完成。而在执行采购业务时,相应的入库单会自动生成,库存管理模块进行出入库等处理的同时自动进行存货成本核算,并将该核算凭证转入总账模块。这样,原来财务部内的材料岗、成本岗等岗位就可以取消了。

五、结论

在企业资源计划环境下工业企业的会计业务流程比以往有了很大的改进,财务记录工作在工业企业经济业务发生时就已由业务执行人员进行了记录,企业资源计划系统根据记录的信息自动生成相关的会计凭证。财务人员在工业企业实施了企业资源计划系统后工作量减轻了,而且在企业资源计划环境下,工业企业各个部门的信息都能共享。这样,财务人员就可以随时对已发生的经济业务进行监控。工业企业在实施企业资源计划环境下对会计业务流程进行优化后,工业企业的经营效率提高了,工业企业的市场竞争力得到了提升,工业企业管理者能够获得快速决策所需的信息。

参考文献:

[1]姜金香.论企业资源计划对企业会计变革的影响.商业研究, 2004;09

[2 ]李庆.ERP会计业务流程重组的研究.会计之友, 2009;08

[3]刘航豆.浅议ERP对会计业务流程的影响.西部财会, 2008;12

[4]王嘉军.现代会计信息系统管理的问题及对策.天津职业院校联合学报, 2009;05