SAP系统成本准确性的有效控制

【摘要】二、SAP系统物料账基本原理及相关概念 （一）SAP系统物料账基本原理 在SAP系统中，物料账是物料的明细分类账，它平行于总账，每个物料主数据在物料分类账中都视同一个明细科目，系...

【摘要】在sap系统环境下，主要从基础数据规范、物料账管理、生产订单差异率、不可分摊差异率、盘点差异率等方面考核成本的准确性。在系统应用初期HD公司不可分摊差异率较高，在深入分析差异原因的基础上，从采购估价、结算管理、跨期订单、流程制度等方面采取了主要控制措施，有效降低了不可分摊差异率，进一步提高了产品成本的准确性。

【关键词】标准成本 不可分摊差异 物料账 成本卷集

一、HD公司SAP系统成本管理状况

HD公司是一家从事工程机械、变速箱、减速机、驱动桥等产品研发、制造、销售和技术服务的综合性企业，2012年上线SAP系统，实现物料管理（MM）、生产管理（PP）、销售管理（SD）、财务管理（FICO）等模块的系统化应用。HD公司自启用SAP系统后，业务处理及成本核算全部由计算机自动生成会计凭证，实现了财务与业务数据的高度集成化和共享化，成本管理的信息化工作取得了一定的成效。在SAP系统中HD公司采用标准成本核算方式，在系统应用初期阶段由于各部门在业务管理、系统操作等方面的支撑不到位，每月在成本归集的过程中，都会存在较大的成本差异无法正常归集到物料上，该部分差异称为不可分摊差异。HD公司通过对前20项不可分摊差异较异常的物料进行分析，不可分摊差异率（当期不可分摊差异绝对值/当期不可分摊差异入库标准成本）平均达2.5%，远高于公司1.5%的目标。

企业会计准则规定存货核算采用实际成本法，如果企业采取标准成本法核算，应按期结转成本差异，将标准成本调整为实际成本。不可分摊差异率过高会影响产品成本核算的准确性，难以真实、准确地反映各责任主体的成本管理水平，同时也不利于公司管理层掌握真实的成本情况，影响经营决策。因此，为有效地提高成本核算的准确性必须降低物料的不可分摊差异率。

二、SAP系统物料账基本原理及相关概念

（一）SAP系统物料账基本原理

在SAP系统中，物料账是物料的明细分类账，它平行于总账，每个物料主数据在物料分类账中都视同一个明细科目，系统自动在该明细分类账中记录所有与该物料有关的业务，从而可以按期间计算该物料的加权平均价，作为物料出库和库存的实际成本。SAP系统先计算底层物料成本，然后根据物料清单（Bill of Material，BOM），逐步计算上一层次的物料成本，该过程被称为成本卷集（Cost rollup）。

（二）物料账差异的主要类型

物料账差异的主要类型有：采购收货差异、发票校验差异、生产订单结算差异。采购收货差异指标准价格与采购价格的差异，计入采购差异科目；发票校验差异指发票报账过程中形成的发票价与采购价格的差异，计入采购差异科目；生产订单结算差异指生产订单投入与产出形成的差异，计入制造差异科目。

按照物料账成本卷集原理，底层物料的差异应根据销存比自动卷入上一层物料，即采购差异、制造差异应逐步计入半成品、产成品成本。在实际业务中，由于受发票报账滞后、补报工、补投料等多种因素的影响，会出现物料已流转而差异仍存在的现象，该部分差异由于缺乏承担载体的物料，已无法卷入上一层物料，从而形成不可分摊差异。

三、不可分摊差异的计算逻辑及业务情形

（一）不可分摊差异的计算逻辑

1.与数量强相关的差异。本期发票校验或生产订单结算产生差异，且本期发票校验数量或生产订单结算数量大于累计库存数量。针对采购件，不可分摊差异=【（发票校验差异+其他接收或消耗差异）/本期发票校验数量】*（本期累计库存数量-本期发票校验数量）；针对自制件，不可分摊差异=【（生产订单结算差异+其他接收或消耗差异）/本期生产订单结算数量】*（本期累计库存数量-本期生产订单结算数量）。

2.与价格强相关的差异。物料期初价格与本期收据的实际价格累计值小于零，本期产生的差异按最近一期实际单价进行差异分配，剩余差异全部形成不可分摊差异。即物料（期初库存标准+期初库存差异+本期入库标准+本期收据差异+其他接收或消耗的差异）

（二）不可分摊差异的业务情形

1.采购件估价入库。当采购物料的采购信息价与发票价不一致，且当月物料的报账数大于当期累计库存数时，物料的发票校验差异形成不可分摊差异。

2.跨月订单结算。当生产订单无法在下达当月全部完工，而在后续月份陆续完工，最终完工月份订单结算制造差异，此时最终完工月份的订单结算数量大于当月收货数量，制造差异将会形成不可分摊差异。

3.跨月补投或退出物料。在实际操作中，当发现以前月份已完工的订单出现漏投料或多投料的情况，对已完工订单进行补投物料或退出物料时，下级物料投入订单后，上级物料已完工入库无法收货，被直接进行技术性关闭，该订单制造差异缺乏承担的物料载体，当月形成不可分摊差异。

4.结算采购折扣或补差。当结算物料采购折扣或因结算条款变更对供应商进行采购补差时，当月报账的负数金额过大，使得（期初库存标准+期初库存差异+本期入库标准+本期收据差异+其他接收或消耗的差异）

四、降低不可分摊差异的主要控制措施

（一）减少物料估价，提高估价准确性

1.采取措施减少估价物料。价格人员在每月10日前应完成估价物料的梳理，定期发给采购、研发、财务相关的业务管理人员；业务人员应在每月15日前对估价产生原因进行分析，并制定具体解决方案；同时公司将估价率指标作为采购部门KPI考核指标，进一步推动采购部门采取有效措施减少估价行为。

2.减少价格维护的人为错误。价格人员每月10日前需复核本期采购价格并形成价格复核记录，提高基础数据维护的工作质量。充分利用SAP系统容差控制功能，对采购价格与标准价格的差异率进行控制，对超设定容差比例的业务不允许创建采购订单；对采购价格与标准价格相差较大的物料，应分析出现差异的具体原因并制定解决方案。

3.完善物料价格核算体系。财务部门与采购部门一起定期完善物料价格核算体系，由采购部门编制和完善物料核价模板，定期监控主要物料的市场价格波动，提高物料估价的准确性，不断提升价格管理水平。

（二）加强采购结算管理，提高报账及时性

采购部门进一步提高采购业务管理水平，实现信息流与实物流的高度一致。公司先后制定了供应商开票结算规范和开票管理流程，提高开票结算的及时性；业务人员、仓库管理员应按制度规定及时办理采购件入库；业务人员应及时取得采购发票，并在规定期限内提交到财务部门报账；财务人员接收发票后，应在接收当月完成发票校验工作。为有效提升采购环节的过程管控和提升工作效率，公司启用供应商关系管理系统，该系统涵盖供应商开发、协同采购、对账管理等业务模块，通过利用系统手段实现流程优化和高效管理。通过以上一系列措施，公司在采购结算管理、发票报账管理等方面都有了显著改善，实现信息流与实物流统一。

（三）减少跨期生产订单，控制完工订单

对生产部门的跨期订单，要求每月创建的生产订单必须在当月完工，不允许生产订单跨期超过2个月以上的情况。生产订单完工当月，财务人员应根据成本月结操作流程及时关闭生产订单，由SAP系统控制该生产订单的后续操作。财务人员每月在成本月结前应检查生产订单是否存在跨期的现象，对各单位跨期订单进行提示并跟进订单处理。财务部定期收集跨期订单方面的典型问题并编制培训案例，以案例的形式对采购、生产、财务等相关人员进行系统培训，提高各模块的业务操作水平。生产人员后期发现完工订单确实存在漏投物料的情形，应根据成本控制订单操作流程创建成本控制订单，将漏投物料指定进物料，把漏投物料结算到上一层物料中，减少本期形成不可分摊差异。

（四）规范采购折扣核算，优化补差管理

针对采购折扣业务，财务部门加强与采购部门的协调，重新优化采购折扣的入账管理流程。财务部门根据采购合同、当月采购入库数量进行折扣暂估，暂估金额直接对应到物料明细，并在总账模块进行账务处理；待折扣发票报账时再冲销总账模块原账务处理，根据发票金额在总账模块报账。通过规范采购折扣的核算管理，减少采购环节产生的不可分摊差异。

针对采购补差业务，财务部门定期与采购部门调整补差方案，对于按月度补差的物料，根据当月的价格确定下月补差单价，确保下月物料收货时采用补差后的价格，避免因补差时间跨度过长形成不可分摊差异，从而减少补差环节的差异。

（五）完善管理流程制度，强化日常监控

为加强SAP系统成本管理的基础工作，HD公司制定了采购管理、物料管理、成本管理等制度，编制了SAP系统采购、生产、物流等岗位操作手册。由于启用SAP系统后，实现了业务的高度集成，大部分的业务操作是由财务部门以外的人员完成的，HD公司举办了物料账差异卷集原理、成本差异科目类型、价格维护基础知识、采购差异分析、成本分析规范等各类业务培训，有效地提升了各类业务人员的系统操作水平和基础管理水平。

HD公司建立了不可分摊差异的日常监控与考核制度，设计不可分摊差异日常监控表，主要内容包括责任部门、物料号、标准成本、发票单价、差异率、原因分析等明细项目。财务部每月检查各单位物料账勾稽关系是否正确，对异常物料要求各单位进行分析处理。财务部每月从操作规范、业务指标等方面对采购、生产、价格、数据维护部门进行考核。

HD公司通过物料估价控制、供应商结算管理、减少跨期订单、完善流程制度、加强指标考核等措施，有效提升了各部门的业务操作水平、夯实成本基础管理工作，在很大程度上降低了不可分摊差异。经过将近一年的持续改进工作，HD公司不可分摊差异率由原来的2.5%下降为1.5%左右，进一步提高了产品成本的准确性和成本管理水平。

参考文献

[1]冯仕等.SAP中存货计价方法研究.石油规划设计，2010.09.

[2]李峰辉.SAP系统环境下提高财务数据准确性的方法.冶金财会，2010.07.

[3]陈明江.SAP财务软件环境下提高产品成本数据准确性的途径.财会通讯（综合版），2007.01.