SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响

【摘要】正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。

【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响

mySAP ERP系统是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统,讲究账实相符和集成。正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。

一、 关于SAP系统的简要介绍

mySAP ERP系统是德国SAP公司在全球广泛推广的管理软件系统,约有120多个国家的超过19300家集团运行SAP系统。mySAP ERP系统能够使会计的核算监督管理职能和业务紧密联系在一起,从而使计划、预算、监控、分析的触角直接深入企业各个职能部门的终端,为企业的运作提供决策支持。

作为一种企业资源计划系统,SAP系统具备两大特点:一是基于配置而不是基于开发,最大限度降低实施的风险;二是分模块管理,相互集成。采购收货和基于收货的发票校验功能充分体现了SAP系统物流模块和财务模块的集成关系。

通过基于收货的发票校验,系统可以从采购订单和收货中获取相关数量和金额的信息;完成过账动作时,数据实时自动传入财务会计模块。二者通过一个中转科目“GR/IR”(相当于物资采购科目)对清结转,并要求财务人员完成三单包括采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作,加强了内部控制管理机制。

二、采购收货和发票校验模式

(一)采购收货的模式

采购收货按照系统配置的移动类型执行完成,例如通常以编码101作为采购收货的移动类型。

采购订单收货是执行采购订单的一个环节,属于采购和仓储部门的职责范围,系统通过自动记账功能生成会计凭证。

(二)发票校验的模式。收到发票后,通过发票校验实现应付账款挂账。

在SAP系统中,输入发票可以有三种模式:

1.参照采购订单。操作人员只需要输入采购订单号,系统会根据采购收货情况,自动带入发票的数量、金额、税率和付款条款等项目。如果实际收到的发票和默认值有差异,在容差限制额度内可以更改。

2.参照采购收货单。这种方法同(一)的操作相似,不同之处在于输入发票时选择参照收货单号。

3.不做参照,手工在财务模块处理。这种方法不集成,由财务人员手工输入发票项,分别计入总账、存货或固定资产。

本文仅考虑参照采购订单及采购收货单、要求基于收货进行发票校验的模式。

三、影响会计科目的因素

收货及发票校验动作完成后,系统按照预先配置设定的科目自动生成会计凭证。涉及的会计科目主要受以下因素影响:

(一)存货计价方法

SAP比较典型的两种存货计价方法为标准成本价和移动平均价。

(二)收货与发票校验的先后次序

一种为已收到发票未收到货的情况,发票晚于收货,通常称之为GNB;

另一种为已收到货未收到发票的情况,收货晚于发票,通常称之为BNG。

物资采购科目在SAP系统中通常设置为“GR/IR”,主要用于收货和发票校验时的过渡科目。

四、采购收货和发票校验的集成性对财务会计的业务影响

(一)GNB/标准成本价

发票价差是发票价格和采购订单价格之间形成的差异,计入“材料成本差异”会计科目。

(二)GNB/移动平均价

收货时直接按采购订单计入存货价值;收发票时的价差,视库存充足与否影响科目。

1.如果库存充足,系统直接更新库存价值;

2.如果库存低于发票数量,按库存比例追加到库存价值,不足部分计入“材料成本差异”科目。

(三)BNG/标准成本价

收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照标准成本计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。

(四)BNG/移动平均价

收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照采购订单价格计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。

五、现举例说明如下(为账目清晰起见,以下事例均不考虑增值税)

标准成本价:20元/件(初始移动平均价:25元/件)

采购订单价:23元/件 发票价格:22元/件

初始库存数量:100件收货:100件 发货:120件

(一)GNB/标准成本价

收货时:

借:存货20×100=2 000

材料成本差异 3×100=300

贷:GR/IR 23×100=2 300

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款―供应商 22×100=2 200

材料成本差异1×100=100

(二)GNB/移动平均价/库存充足

收货时:

借:存货 23×100=2 300

贷:GR/IR 23×100=2 300

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款―供应商22×100=2 200

存货 1×100=100

(三)GNB/移动平均价/库存不足

收货时:

借:存货23×100=2 300

贷:GR/IR23×100=2 300

发货时的移动平均价为(25×100+2 300)/200=24元/件

借:成本或其他类科目24×120=2 880

贷:存货24×120=2 880

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款―供应商22×100=2 200

存货1×80=80

材料成本差异1×20=20

(四)BNG/标准成本价

收到发票校验时:

借:GR/IR 23×100=2 300

贷:应付账款―供应商22×100=2 200

材料成本差异 1×100=100

收货时:

借:存货20×100=2 000

材料成本差异3×100=300

贷:GR/IR23×100=2 300

(五)BNG/移动平均价

收到发票校验时:

借:GR/IR23×100=2 300

贷:应付账款―供应商 22×100=2 200

材料成本差异1×100=100

收货时:

借:存货 22×100=2 200

材料成本差异1×100=100

贷:GR/IR23×100=2 300

每月末收货和发票校验完毕,会计人员通过执行SAP系统的事务码,可以按照系统后台配置对GR/IR科目自动进行评估结转,分别按照货到票未到或票到货未到的情况结转至应付账款暂估或在途物资。

如果考虑增值税发票,系统也可以通过配置税率及其运算参数,在发票校验过账时自动计算,并自动检查是否正确,予以提示性的警告信息,完全正确匹配后才可以过账生成会计凭证。

企业在实施ERP系统上线时,需要综合考虑本单位的采购管控需求,制订合理的配置方案,避免采购差异过大造成的未分摊或未分配过大,确保物料账运行平稳,系统运行的产品成本与实际成本趋于一致,为企业管理者提供决策支持。

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