试论房地产开发企业工程档案的管理

摘要：地产开发企业的工程档案除具有一般工程档案共性外，还有其自身的特点，充分认识和掌握这些特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。本文通过对房地产开发企业集团融侨集团的实地调查，结合当今中国房地产企业工程档案工作的状况，就房地产开发企业工程档案的特点，房地产开发企业工程档案的作用，以及做好房地产开发企业工程档案管理的几个关键性环节，谈一点粗浅的认识。

关键词：地产开发企业；工程档案；档案管理

Abstract:Real estate development enterprises in the project file has the general engineering archives in common, but also have their own characteristics, fully understand and master these characteristics and management requirements, to strengthen the real estate development enterprises project archives management and fully play its role, has very important significance. This article through to the real estate development enterprise group Rongqiao group of field investigation, combined with the current Chinese real estate enterprise engineering archives work status, real estate development enterprise engineering characteristics, real estate development enterprise project the role of archives, as well as enterprises engaged in real estate development project archives management in several key link, talks about a bit shallow understanding

Abstract:Key words: real estate development enterprise; project archives; archives management

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

中国房地产业作为新兴的朝阳产业、支柱产业,在新一轮发展周期中,呈现出一片繁荣景象。随着房地产开发企业队伍不断壮大，作为房地产开发企业一项重要的基础性工作——房地产开发企业工程档案的管理工作，亦逐步引起包括企业自身在内的社会各界的广泛重视。房地产开发企业的工程档案除具有一般工程档案共性外，还有其自身的特点，充分认识和掌握这些特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。

房地产开发企业工程档案的特点及其管理要求

房地产建设是一种融设计和制造为一体的生产过程。房地产工程档案资料有其固有的特点，它所记载的事物，具有非常直接的实践指导作用，并具有很强的凭证性、考查性、说明性以及工具性。基建工程的复杂性决定了房地产工程档案必须具备真实性、完整性、成套性和原始性的特点。房地产开发企业工程档案除具有一般工程档案的共性外，还有其自身的特点。

形成周期短，归档时间快

房地产开发企业因事设岗，其基建管理人员一般是动态的，处于经常的变动之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和费用，因此特别讲究效率，要求尽快出效益。企业开发的工程进度快，时间跨度一般较短，由此相关的技术文件形成周期短，归档时间也就相应加快。这就要求公司档案工作人员在工程开工时即要开始进入文件材料的阶段性积累和整理工作，避免匆匆忙忙的后补甚至人为的制造。

设计变更补充多

工程技术材料既反映工程建设活动的现实状况，又反映工程建设过程中变更修改的历史状况。由于市场经济效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程设计本身不可避免地会存在某些缺陷、疏漏或差错，以及物质供应的变化可能改变设备材料的使用等不可预见的意外情况，房地产企业在工程建设过程中会经常产生设计更改、补充图纸和修改文字的现象。有时有的图纸需要多次地修改、补充，部分图纸甚至成套作废，需重新设计换版。除图纸一直处于变更补充外，由此产生的技术联系单、设计更改通知单等数量也特别庞大。

图纸的频繁变更与修改是不可避免的，也是必要和允许的，但又是严格的。对于工程档案的这个特点，工程档案工作者要随时了解图纸变更的情况，做好变更材料与该工程技术文件材料的配套管理，避免对外提供已经作废的或已修改过的错误图纸。同时还要严格审批手续，建立健全修改制度，明确修改责任，及时、准确地做好施工现场和库存蓝图的修改、换版和作废图纸的回收、作废工作，确保底图与蓝图的一致性、图纸与施工安装现场的一致性。

内容涉及范围广

房地产开发企业因其性质有别于其它企业，所以形成的工程档案涉及范围和内容相对其它工程档案更为广泛。如融侨地产公司在工程的立项、开发与建设过程中，不仅要与政府各部门、各专业管理部门，相关企业发生审理与往来关系，还要与政府的外资管理部门、专业银行等部门发生更为直接的联系和往来。另外，房地产开发公司的工程档案，特别是外资房地产企业，文字记录虽然主要为中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的证明书，大多为外文。这就要求我们不仅要做好工程档案的收集保管工作，还要做好各方面信息的配套保存。为了适应这种实际需要，可以把公司的相关信息如市场调研报告、可行性报告等进行汇集、编排、贮存、应用，并纳入工程档案管理的范畴。

档案保管年限长

房地产企业由于涉及多方，其开发的工程项目一旦产生经济纠纷、追加工程投资、设备材料购置索赔等情况，处理不妥，会产生极为严重的影响。同时房地产企业的经营方式方法等有别于其他企业，工程档案中的工程检验评定档案作为工程建设结果的总结，在交付使用后的很长时间内都将发挥重要作用。因此，对房地产企业的工程档案及其相关文件须保管较长的年限，以备查考。

提供利用效率好

房地产企业在开发经营运作过程中的计划、招标、规划、设计、用地、拆迁、施工、决算、销售等工作环节，除应按国家政策、法规办理外，还要根据历届、历次董事会议办理。另外它的开发项目与城市的整体建设有直接关系，它的市政设施与基础设施通联城市管网，建设项目的各项内容中有的建设项目的历史记录，特别是工程档案，其利用也必然比较频繁。

在实践中我们还看到，查档人员的结构发生了很大的变化，查档的内容逐步向多元化、深层次方向发展，查档人员对档案的查全率和查准率要求日益提高，这就不仅要求我们要从档案工作的质量，从项目开发实施一开始就及时、成套、完整、齐全、准确地留取资料，而且还要对工程档案的保管现状进行研究，统计分析利用情况，配以相应的科技手段，对工程档案的保管质量予以综合保证，确保为查档人员提供及时、准确、完整的工程档案资料。