真情为民生服务有所为

辽宁省国有企业的职工档案，以及在劳动和社会保障部门设立的机构中保存的职工档案是比较规范的。但在大多数已破产企业、民营企业和外资企业、个体经营者中，以及一些中介组织中，职工档案的管理存在着许多亟待解决的实际问题：

一是企业职工档案管理分散，职责分工交叉重叠。当前，职工档案在全社会处于多头管理的状态，人才交流中心、劳动保障部门、用人单位都可以保管职工档案。一些属于中介性质的劳动机构也擅自扩大经营范围，收费管理职工档案，甚至有的保存于职工本人手中。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全及档案的真实性构成了直接威胁。有些保管单位不能对档案内容进行及时更新与补充，使职工的档案材料不准确、完整，甚至成为死档案。

二是在民营、外资企业中，职工档案管理，由于国家有关法律法规和政策的不健全，职工档案处于割裂状态。职工在企业录用前的个人档案企业无权过问，只能保管本单位录用后的档案材料，而且大部分企业的职工档案没有制度，档案也没有整理，散存在档案袋里，没有目录，没有检索工具。特别是在一些小型企业和个体工商户中，职工的录用和辞退都非常随意，根本就没有建立职工档案，特别是不给农民工建档的现象十分普遍，职工本人也没有档案意识，致使职工的切身利益根本无法保证，造成了严重的社会问题。

三是有些没有交纳养老保险金的破产企业职工档案仍在原单位保管。由于破产后人心惶惶，留守人员根本没心管理。有的放在麻袋里，有的锁进铁柜里，没有安全保护措施。还有的流放到个人手中，个人档案丢失现象屡有发生，影响职工办理各种保险及退休手续，给社会带来了不安定因素。

四是在各单位中，职工档案管理基础设施较差，保管条件落后，管理水平较低。职工档案大部分没有专门库房，放在办公室的柜子里，有的还是木柜。没有防火、防盗、防潮等安全设施，没有空调、去湿机等设备。管理基本以传统的手工操作为主，缺乏利用现代化技术设备。

五是档案内容缺失现象比较严重。由于历史原因，现存职工档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系的材料多，反映历史材料多，而反映职工个人特长、能力、性格、诚信等的材料少。特别是有的缺少招生录用审批表、合同、协议等要件，影响到职工办理各类保险。

六是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案，使职工办不了调动手续，侵害了职工的切身利益。有些职工为了跳槽，放弃了档案，导致了大量死档案的产生。

针对职工档案工作面临的新情况、新问题，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行规定》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》(以下简称《备案办法》)，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得了新进展。

1、明确了管理机构。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

2、健全了管理体制。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作的职责，四个部门各司其职，齐抓共管，保证了职工档案在管理上的连续性。从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员、退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。

3、拓宽了归档范围。增加了养老、失业、医疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面材料的归档，丰富了档案的内容，体现了职工档案的使用价值，为保障职工的基本权利提供了保证。

4、规范了改制与破产企业职工档案管理。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的，职工安置方案。

5、完善了制度建设。建立健全了职工档案管理的法律法规和相关政策，规范了职工档案管理，对职工档案的收集、保管、销毁、利用、转递、法律责任等方面加以完善。转递时间由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。

6、提出了处置办法。针对死亡职工档案无限期保管提出了具体处置办法。死亡职工档案在原档案保管部门保管15年以上，可以按有关规定经鉴定后进行处置。

7、用人单位招聘职工，必须100％签订劳动合同，否则不给予备案。签订一年(含一年)以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。

8、职工“跳槽”单位不得扣押档案。过去职工“跳槽”不辞而别，单位无奈，只能扣下其档案索要违约金来“挽回损失”，今后，用人单位这样的行为将被禁止。

9、职工档案丢失可以补办。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制，以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。

10、单位丢失档案，由单位负责保障职工待遇。因用人单位原因造成职工档案丢失，影响职工不能按规定享受社会保障待遇的，由职工单位或主管部门解决和落实相关待遇。

11、实行企业职工档案管理机构资格备案制度。为解决劳动力市场中职工档案管理混乱的问题，2007年年底我们与省劳动和社会保障厅共同印发了《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》，规定了档案代保管机构的资格采取“登记、备案”这一新的行政监督管理模式，以保证职工档案管理机构具备相应的资格和条件。即企业管理职工档案，首先到由档案行政管理部门及劳动和社会保障行政管理部门成立的备案组办公室登记、备案，备案组办公室按照相关业务标准和规范，开展指导工作。最后由档案行政管理部门及劳动和社会保障行政管理部门共同对企业职工档案管理工作进行检查。达到标准要求分数的，颁发登记备案牌匾；对不符合要求的企业，提出整改要求或建议将职工档案交劳动机构保管。

这三个规范性文件的出台，受到社会的高度重视。为促进职工下岗再就业、更好地解决劳动纠纷提供了有力保障，为百姓办了一件大实事、大好事。2006年，辽宁省企业职工档案管理工作被评为省(中)直机关最佳实事，成为省(中)直机关立党为公、执政为民工作的闪光点。