欢迎入职 第7期

网络入职系统可以全面实现无纸化办公，让新员工的入职管理更加简单，入职流程更加流畅，效率更高。

无论是几十名还是几千名新员工入职，繁琐的文件、表格填写都很容易让简单的入职流程复杂化，出现各种问题。而相比起花大量时间手动填写人力资源信息系统管理文件，网络工具能够大大简化新员工入职的手续，带来更好的入职体验，提高人力资源管理人员的工作效率。

布兹艾伦汉密尔顿公司是一家目前已经有超过25000名员工的大型公司，该公司学习和发展部门的高级副总经理克里斯?霍姆斯介绍道：“我们的计划是每周入职50到250名新员工。自从我们公司使用了新的网络入职系统，我们的人力资源管理人员终于从繁重的书面文件整理工作中解放出来，节省出来的时间和精力让他们能够更好地安排其他工作。”

其实，网络入职系统不仅对大型企业有所裨益，这种低成本网络管理工具的出现，让小型企业的人力资源管理人员也能够自如对应大量的员工档案整理和保管的需求。

艾索斯人力资源解决之道公司的总裁琳达?达菲认为：“网络工具的另外一个好处是让员工无论在何时何地都能自如控制查看信息的节奏。这些网络系统保证所有员工都能收到完全一样的准确信息，而如果这些信息是由不同的培训人员或是经理发出时，它们是不可能完全相同的。”

网络入职管理系统的好处

尽管每个公司都有不同的新员工入职管理系统和方法，但所有的公司肯定都会要求新员工填写最基本的报税表格和就业核查表格，将他们正式介绍给领导和同事，为他们布置新的工作环境，准备办公设备。真正要做好一个新员工的入职工作，其实应该在员工到达新的工作岗位之前就已经开始，并一直持续到观察他们第一年的工作表现，考核第一年的工作业绩。

位于洛杉矶的入职管理服务软件供应商知识管理系统软件公司的CEO罗伯特?乔丹说：“员工的离职率和他们的入职体验是密切相连的。良好的入职管理至关重要，这甚至能直接决定他们的去留。”他还认为，对于人力资源管理人员来说，实现新员工入职的网络化和自动化主要是基于以下四大原因：

文件管理。每个公司都希望新员工能够正确、高效地填写出所有国家、州、地方、公会、福利保险公司和本公司要求填写的文件。

物资供应和通知。人力资源管理人员希望从第一天起就能够为新员工提供所需的工作资源，包括制服、电脑、工作空间、进入工作大楼的门卡和电子邮箱地址等等。网络入职管理系统能够就能很好地解决这些问题，它会根据新员工的需求自动通知企业内部的所有员工（例如保安和信息部门的人员），和外部的服务提供商（例如制服厂）等相关部门提前为新员工准备好各种所需物品。

员工融入度。一般而言，新员工从接受职位到正式上岗中间会有几个星期的间隔。在这段时期内，让新员工保持较高的融入度和兴趣是十分重要的。乔丹建议：“想让那些新员工更好地融入到公司中来，网络入职系统正好可以在他们正式接触公司的内部网络之前就开始向他们传达公司的理念、价值观或者文化，以及福利信息。”

稽核。一些大公司虽然自己设有独立的稽核部门，但他们仍然采用自动化的网络入职系统以确保每个流程都符合法律条文和规定。而对于那些没有内部法律专家的小公司，如果能和一个规范的软件提供商合作，共同跟踪和监督公司的整个稽核过程，则非常有利于规范小公司的各项工作。

带来更好的入职体验

不同的公司需要不同的员工入职管理工具。对于一些公司，员工融入工作的程度是他们工作的重点。而对于另一些公司，培训和书面文件的填写，以及档案保管是工作的重中之重。拥有7000名员工的非营利组织密歇根蓝盾每年有大约800名新员工入职。蓝盾的招聘主页——蓝色人才，使用的是仁科公司开发的人力资源管理系统和塔里奥公司的人力资源管理软件。2009年，蓝盾追加了10000美元的投入让塔里奥公司完善其新员工入职系统模块。

蓝盾人力资源管理总监史黛芬妮?索顿说：“我们希望营建一个无缝链接、无纸化、高度定制化的，用户友善和高质感的新员工入职平台和流程。最重要的是，我们要确保这个流程和我们整个人力资源管理系统是直接整合在一起的。”

新入职的员工往往会在一入职的时候就收到一打厚厚的表格，他们需要自己填写，然后上班的第一天带到公司。所以上班的第一天他们至少会花掉4个小时和人力资源管理人员一起核对表格信息，而人力资源的管理人员又需要一点一点手动把这些新职员的信息输入到人力资源管理系统和工资系统中去。

“这个过程非常浪费时间，而且很容易出错。”索顿说。而现在，蓝盾采用了新的网络入职系统，从设计、实施到培训员工和检测入职软件只花费了大约3个月的时间。现在新员工可以远程登陆网络入职系统，并在线填写所有表格。所有的表格都有自动保存填写内容的功能，不必输入姓名、地址和社会安全号码。新员工们填写一次，这些表格信息就能对应自动输入到人力资源管理系统和工资系统中。当新员工入职时，人力资源管理人员只要调出信息库中的资料即可。索顿还介绍道：“我们已经改变了原先的新员工入职方式，办公室里再也不会积压大量的文件。”

多样化的工具

斯考特证券公司的人力资源管理人员使用了一种以知识管理系统软件为基础的新职工入职系统。斯考特证券公司的总部在圣路易斯，公司在美国48个州有4700家联营公司，500多间办公室，2011年一年就新入职了将近900个员工。

斯考特的人力资源管理系统经理苏?派克说：“我们的哲学是确保每个联营公司无论大小和层级都能感觉到自己是公司的一部分，都有支持快速运营和完善管理的必要工具。”

斯考特在公司总部开设了两天的新员工入职培训。而在每个分支机构的办公室，这需要花费几个星期的时间。现在员工们有了可以进入知识管理系统的软件填写表格，要求他们之前的雇主转交自己之前的雇用信息。在进入网上管理系统之前，新员工们会收到一封邮件，上面有公司知识管理系统的链接，引导他们如何注册、登陆、进入系统，如何查看现有的公司数据，完成税表和存款表格。派克还补充道：“这些网上管理软件工具是多样的。根据每个联营公司的位置和职能不同，他们看到的界面也会有所不同。另外，我们的知识管理软件本身还设有一些强制的管理规定。比如说，员工必须提供指纹信息，这样无论到哪，软件都能跟踪识别员工整个的工作过程。对于一些特别的职位，比如护士或者卡车司机，系统能根据各地政府的不同规定自动筛查该员工是否具备该项特殊技能的专业证书和许可证。在派克看来：“全自动化的人力资源管理系统重新定义了我们人力资源管理人员的工作内容。”

自主开发的解决方案

布兹?艾伦公司每年大约入职5000名新员工，公司每年都会花时间调整整个管理系统，这种调整需要人力资源部门、学习和发展部门、法律事务部门和技术部门员工的共同努力。福尔摩斯说：“我们把第一年一整年都看做是员工入职的过程，这个过程从员工签署工作协议开始一直到他们的第一次年度考核。”

布兹?艾伦公司把员工入职的第一年整体分为三个阶段：

第一，入职的头几个星期办好相关的入职手续。

第二，为各个地方团队提供员工所需的必要资源。

第三，从第三个月开始统计，进行跟踪服务和工作绩效，直到第一年年底。

布兹?艾伦使用的是为该公司专门定制化的软件以引导新员工完成入职流程。

福尔摩斯介绍道：“在此之前我们曾经对市面上现有的各种人力资源管理系统软件做过一个非常彻底的调查。但是我们最终还是决定专门定制一个更加契合我们自己公司实际情况的界面与我们现有的人力资源管理系统整合匹配”。

一旦被录用，员工就可以登陆公司的网络入职系统界面，他们可以在上面完成所有的文件填写，看到公司的内部信息以及每周都有的总部4天的新员工入职培训。所有的新员工，无论职位高低，都要参加入职培训。每个月，新员工都会收到公司系统自动发送的月度内部新闻邮件，涵盖公司最新的动向和话题，例如公司的核心价值观、员工资源和信息、道德规范和相关规定等等。经理也有他们专门的管理工具，比如欢迎邮件模板，和员工单独谈心交流的周期以及内容管理等相关的规章制度。

同时，对于人力资源的管理人员而言，使用网络系统电子填表的最大好处就是输入数据时省时省力，并且极少犯错。

统一连贯的流程

凯利服务公司每年都会在全球增设5.5万个临时职位。其实该公司可以一直坚持让新员工填写纸质的表格，但是这么做非常缺乏连贯和统一性。一些有经验的经理能够把新员工入职的材料做得非常专业和完整，但也有很多经理做得不够理想。

全球学监朱莉?克汀说：“我们发现入职系统能直接影响到员工的离职率和工作效率。其实在最初的几个星期里，大部分员工就已经决定了他们是否愿意长期留在公司里。”

为了降低员工的离职率，提高工作效率，凯利服务公司的领导们决定采用一套统一连贯的入职系统。公司购买了康纳斯通公司成熟的培训系统和组织学习管理系统，并购买了微软网络会议系统，把员工的入职系统作为整个企业管理系统的延伸。2009年这个系统经过了3个部分的测试：在位于密歇根的总部搭建网络入职系统并试运行。

派遣专业人员到各个分区总部提供网络入职系统使用指导和技术支持。

正式开始在所有分区的总部和分部使用网络入职系统。

在系统投放的过程中，新员工的离职率在头6个月里从15%下降到3%。在员工的工作效率方面，入职头30天的填表率提高了27%，而这在之前如果没有人力资源管理人员的帮助，填表率是0。所以从某种意义上来说，填表率其实也是对人力资源管理人员能力的一种检验。

在此基础上，2009年凯利服务公司开始正式在公司内部向所有新员工推广一个叫做凯利体验的项目，即网络入职系统。在一个约定的时间，员工们准时登陆系统，与此同时一名在总部工作的培训人员开始通过在线会议软件和网络培训软件，向他们介绍公司的基本情况和他们的基本职位信息。整个培训过程包括3个两小时的培训。公司的高级副总裁还会通过视频欢迎新员工的加入，并向他们介绍公司的整体战略和业务范围等等。员工们还可以了解到公司的组织结构、文化、历史等方面的信息，通过这个全新的网络平台探索公司的资源。

可以测量的结果

很多软件的实际效果很难用具体的指标进行测量，但是入职系统软件的效果其实是可以量化的。凯利的报告中显示在网络入职系统正式投入使用之后，新员工的离职率和系统试用阶段一样，保持在一个较低的水平，员工的调查结果也表明他们很欢迎这种创新的管理方式。例如，当被问到“你是否会把这个项目推荐给其他的同事和朋友？”的时候，大约76%的新员工都肯定地回答他们会这么做。而且超过90%的员工非常同意一种说法：“经过使用凯利体验系统之后，我更加坚定了自己会留在凯利工作。”

密歇根蓝盾报告他们也从员工调查中得出了相似的结论。

索顿介绍说：“自从我们使用新的入职系统以来，员工的调查结果已经有了很大改变。在此之前，入职是一个令人烦恼和迷惑的过程。而现在很多员工都表示这是他们从业生涯中入职过程最顺畅的一次。”

与此同时，人力资源的管理人员也对无纸化办公的新系统为他们节省的工作时间和成本感到兴奋。索顿还说：“今天早晨，我在我的文件柜里找文件的时候偶然翻出了很久之前的入职员工档案，实在是太多了，我都没办法相信原来曾经有过那么多文件和表格。”

本文编译自《HR Magazine》2012年5月刊