常用OA文件与数据库文件交互系统的设计

摘要：系统主要实现了不同数据库文件的转换，针对Word、Excel存储数据量有限及Access、FoxPro中数据更新、编辑复杂的缺点，实现常用OA文件（Word、Excel、Access）与数据库文件（FoxPro、Paradox）的数据交流，同时不同数据库如Access、FoxPro、Paradox间的数据也可以进行传递存储。系统在实现数据传输上主要采用了ADO（ActiveX Data Objects）技术，实现VB与大型数据库无数据源的连接。

关键词：OA文件；Visual Basic；数据库文件

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02

1 引言

随着企业信息化的不断发展，办公软件已经成为企业日常办公中不可或缺的工具。作为Office的三个重要成员，Word、Excel和Access之间的数据交换是必需的，也是非常重要的，尤其是在各自生成的表格数据之间。根据分析，Word 和Excel之间可以直接交换数据；Excel和Access之间可以直接交换数据；Access的数据可以直接被Word引用，但Word的数据不能直接通过复制或引用变成Access的格式，必须通过Excel或文本文件进行过渡。

由于Word和Excel存储的数据量有限，必须将大量的数据导入到大型数据库中进行存储管理。通过VB可以编写代码简单、界面美观的应用程序，直接面向用户方便使用，并且对于一些平常使用的复杂的、无规则的报表，如报表中的嵌套、斜线、交叉线问题，进行处理，转换为Access或Visual FoxPro中的数据存储，方便用户的使用。

2 系统分析

2.1 需求分析

本系统采用Visual Basic语言，通过编程实现不同格式文件中表格中数据的传递，在熟悉VBA编程开发语言，Visual FoxPro，Access数据库的前提下，实现数据库中数据的转移存储。系统的总体目标是开发并实现常用OA文件与常用数据库文件交互系统，该系统主要实现常用的Office软件中的Excel和Word转换成ACCESS表、DBF表、DB表。

系统模块主要包括：使用VB实现Word转换为Excel，Excel表转为Access表，重点研究Access转为XLS，DBF，DB表，从而实现Word、Excel表中的数据转移到各种数据库中。

2.2 功能分析

开发本系统的目的就是帮助企业提高工作效率，实现常用Office软件（Word、Excel）表格中数据的转移存储，便于数据的即刻转移及海量存储，本系统还实现了不同数据库中数据的交换，如Access到FoxPro、Paradox数据的转换。根据系统所要实现的目的和任务，总结出本系统最终实现的主要功能如下：

Word表格中数据传递：

对一篇包含文字和表格的Word文档提取表格中的数据存储到Excel及Access中；

Excel数据传递：

提取Excel中的数据存储到Access、Paradox、FoxPro，便于大量数据的转移存储；

Access数据传递：

把Access中的数据转为Excel表格中的数据，便于编辑和动态更新等，同时转换为其他数据库文件，如.dbf，.db数据库文件。

3 系统设计

3.1 总体设计方案

经过分析，系统主要模块间的数据传递如下：

（1）系统模块：

系统启动时有一个登录用户，用户登录后可以对数据进行转换。

（2）数据转换模块：

需转换的文件：选择需要转换的文件格式，包括Word文件，Excel文件，Access文件。

导出的文件格式：用户根据需要选择要导出的文件格式，对于不同的原始文件有不同的导出类型。

文件路径：选择需转换文件的路径。

导出文件名：导出文件名主要为保存在Access数据表中的文件名，在本系统中，Word、Excel文件转换为其他数据库文件都是先转为Access数据表实现的，因此每次转换都需要相应给Access的文件命名。

3.2 系统实现

首先对全局变量进行声明，对于Word和Excel文档中的变量要注意区分开，在定义变量之前注意相应的引用有没有添加。

（1）把Access文件导出为.XLS，.DB，.DBF文件过程：

先定义需导入的文件路径，在调用时通过获取Text1.text中的字符串获得，并SQL语句获取Access中的数据导入到相应格式的数据库文件中，导出的文件格式通过然后通过Combo2.Text 获得，同时通过ADO设置指向相应的数据库，其中各数据库的插入记录都可以通过db.execute执行。

（2）Excel文件转为Access文件过程：

把Excel文件转为Access文件，执行代码和将Excel转为Access文件基本类似，主要是转换的数据源不同，此过程中通过Data控件打开Excel数据库，再通过VB自带的db.Execute将数据直接导入Access数据库。

关键代码如下：

Private Sub ExportExcelSheetToAccess（sSheetName As String， _

sExcelPath As String， sAccessTable As String， sAccessDBPath As String）

'將 Excel 的文件导入 Access文件

Set db = OpenDatabase（sExcelPath， True， False， "Excel 5.0"）

'选择要导入的Excel文件的路径，版本

Call db.Execute（"Select * into [；database=" & sAccessDBPath & "]." & _

sAccessTable & " FROM [" & sSheetName & "$]"）

End Sub

3.3 系统的编译和

在编写代码过程中，需要单独调试每个窗体，系统实现后就是，首先是生成一个可以执行的文件，把工程属性标签页中的启动对象设置为Form1，然后选择文件下的生成Client_MIS.exe命令。使用Visual Studio 6.0中的Package &Deployment Tools制作安装程序将系统进行打包。

4 总结与展望

本系统能完成常用Office软件（Word、Excel）中的数据转换为Access、FoxPro中的数据，同时实现了Access、FoxPro、Paradox不同类型数据库间数据的转换，即克服了Word、Excel等办公软件存储数据量有限的缺点，同时可以实现各类型数据库中数据更新复杂表格，方便用户的使用。

参考文献：

[1]刘灿，郭常圳编著网络应用开发例学与实践[M].清华大学出版社，2006（1）.

[2]Piane Zak著.Programming with Microsoft Visual Basic6.0[M].电子工业出版社，2007，7（1）.

[3]赖利君，黄学军主编.Office办公软件案例教程[M].人民邮电出版社，2008，8（1）