论创新型管理模式在高校办公室管理中的应用

摘 要 高校办公室是协调高校工作的综合办事机构，对于协调高校各个机构的关系，协调学校与外界的沟通起着重要的枢纽作用。本文主要探讨新形势下高校办公室的管理工作应该从管理理念、管理制度和管理方式等方面进行创新，从而提高整个高校办公室的办事效率，适应新形势下高校办公室的发展要求。

关键词 高效办公室 创新 管理

中图分类号：G640 文献标识码：A

On the Application of Innovation Management

Model in College Office Management

LI Xun

（Xi'an University of Finance and Economics， Xi'an， Shaanxi 710100）

Abstract University office is coordinating the work of a comprehensive university offices， colleges and universities to coordinate the relationship between the various agencies to coordinate communication between the school and the outside world plays an important pivotal role. This paper focuses on the management of the office under the new situation of the university should be innovative in terms of management philosophy， management systems and management， so as to improve the efficiency of the whole office colleges， colleges and universities to meet the development requirements of the office under the new situation.

Key words efficient office； innovation； management

高校办公室作为学校的综合办事机构，是处理学校日常事务、协调学校领导工作、实现学校与外界良好沟通交流的重要机构，在整个管理系统中处于中心位置。高校办公室既承担着一定的行政管理职能，同时又担负着教研管理和教学计划的执行者角色。随着高校的不断改革深化，高校办公室的职能也逐渐向纵深方向发展，工作内容已经由单纯的科研和教学管理扩展到学校的各个领域。因此，过去简单的管理模式显然已经不能应付当今复杂的工作内容，高校办公室应该针对目前办公室内部存在的问题，开拓创新，努力提高自己的水平，更好的服务于学校工作。本文重点讨论了创新型管理模式在高校办公室管理中的应用，从管理理念、管理方式等方面的创新出发，优化高校办公室的管理工作，以推动高校健康快速发展。

1 当前形势下高校办公室管理存在的问题

1.1 管理理念陈旧，职能划分不清

高校办公室必须克服过去管理理念陈旧，职能划分不清的缺点。高校办公室应该转变管理理念，将服务至上作为自己的工作准则，加强服务意识、团队意识和创新意识。高校办公室理应积极服务于学校的教学和科研工作，服务于学校领导和全校师生，这是高校办公室应尽的义务。办公室所承担的任务更多的是一些烦杂、琐碎的工作，而每一项工作又要求办公人员有足够的耐心和细心，热情周到，将服务意识贯穿始终，忠于本职工作，尽心尽力地服务于教学科研工作中，促进学校各项工作的正常运转。此外，高校办公室还存在着职能划分不清，目标不明确的问题。随着高校改革的深化发展，办公室职能也应该相应作出调整，如果一味地做着日常重复的工作，不仅工作效率低下，对于创新思维和主观能动性的发挥也会产生不利影响，长此以往，办公室人员只会变得思想僵化，无法面对一些新情况、新问题。因此，高校办公室必须首先明确自己的服务范围和服务职能，这样才能更好地发挥自己的主动性和创造力，更好地服务于高校工作。

1.2 办公室工作人员整体素质有待提升

办公室工作讲求的是完成工作的效率高、质量好，要在保证质量的前提下提高办事效率，协调好各方的需求，高校办公室工作量大，担负的责任也比较重，因此对于办公室工作人员的政治素养、专业素养都提出了比较高的要求，以便满足高校办公室的办公需要。但从目前情况来看，高校办公室工作人员更多的是由机关干部、教师、辅导员以及直接留校的本科生等人员组成，大多数人都没有接受过系统性的行政管理教育，更多的是从自己的经验出发，并且存在着学历高低不一、水平参差不齐等现象，这就给高校办公室的工作带来了一些问题。尤其办公室的工作比较繁琐，对于刚刚毕业的学生来说，办公室工作枯燥乏味，容易产生倦怠、消极怠工的现象，这些都不利于办公室效率的提高。此外，现在是信息化的社会，办公室工作人员更应该具备较高的信息管理水平，这样不仅能有效提高办公室的办事效率，而且能优化工作质量。

1.3 管理方式落后，管理手段滞后

随着信息化时代的来临，各行各业相继进入到了网络时代。高校办公室作为沟通学校各项事务的中心，更应该顺应时代的发展和进步，主动调整自己以适应现阶段高标准、高要求的工作需要。目前高校办公室普遍存在着管理方式落后和管理手段滞后的问题，在管理手段上还是沿用传统的管理方式，人员之间协调和配合得不够密切，团结意识和服务意识不强，这些都阻碍了高校办公室的进一步发展和进步。同时，高校办公室的办公设备还较为落后，管理上的信息化也远远未能达到要求，缺乏专业性的信息管理人员，很显然已经不能满足现阶段高校办公室自动化的要求；从管理手段方面来说，还存在着盲目照搬课本或者僵化的管理理论，将其教条化地应用于日常管理工作中。另外，管理制度上也不够科学，常常凭借自己的主观好恶和个人心情作为决策的标准，忽略了整体性和全局性。

2 创新型管理模式在高校办公室管理中的应用

2.1 管理理念的创新

办公室的管理创新不单单指的是管理方式的创新，管理理念和过程中的创新更是其中的重要一环。办公室要实现管理理念的创新，必须改变传统式的经验管理方式，转变为现代化的科学管理方式。高校办公室应摒弃过去以参与为主的办事方式，而应该更多地以参谋者的身份参与到高校管理工作中来，积极地为学校建设和发展出谋划策，协助领导处理好内外事务，真正做好本职工作，对于学校的决策发展起到不可或缺的作用。高校管理者必须具有全局意识，要有总揽全局的魄力和张力，分清当前目标和长远目标之间的关系，既着眼于当前应该完成的任务，又要具有长远的发展眼光，真正做到为学校的发展贡献自己的力量。除了管理者的素质需要提高之外，办公室员工的能力也同样需要提高，真正实现科学管理、准确定位，发挥知识管理的优势，将个体通过学习过程获得新知识、新经验进行整理和分享，达到增长个人知识和经验的作用，同时通过分享的过程，整个团队从中获益，运用集体的智慧将这些新知识、新经验消化吸收，从而更好地应对各种复杂的局势。

2.2 “以人为本”的新型管理方式的应用

高校办公室必须树立“以人为本”的新型管理方式，注重发挥个人的主动性和能动性，“以人为本”不仅仅要强调以办公室管理者为本，更重要的是以办公室工作人员为本，将工作人员视为工作的主体，而不是被管理的客置。通过了解人的需求和动机，最大限度地激发人的主动性和创造力，提高办公室的工作效率。说到底办公室的工作主要也是与人打交道的，服务于全校师生，服务于各系领导和学校各个机关部门，特别是随着高校管理体制改革的深入，师生的主体意识大大加强，这就要求学校办公室在服务内容上和服务方式上进行相应的调整，做到有区分、有重点的服务，对于不同需求和不同内容的服务采取不同的服务方法，真正做到因地制宜、有的放矢。“以人为本”的管理方式是顺应时展的要求，符合现代化办公室管理需要的新型管理方法，特别是作为学术水平和文化水平都比较高的高校办公室，在工作和实践过程中更要坚持贯彻以人为本。此外，过去传统的“金字塔式”的管理结构也不适应目前的发展需求，容易变得僵化、封闭，制约了创新和组织整体主体的发挥，因此，必须积极转变管理方式，充分发挥高校办公室的综合管理效用。

2.3 实现网络化管理，提高办事效率

在当今信息化社会，自动化办公在各个行业里占据了越来越重要的位置，网上办公成为大多数行业的首选，高校办公室作为科研教学的重要辅助部门，更要紧跟时代的发展步伐，积极实现网络化管理，提高办公室工作人员的办事效率。高校办公室承担着沟通和协调的工作，工作强度大也较为烦杂，因此，必须积极发展现代信息技术管理创新，摆脱长期依赖于纸质的传统办公方式，转而发展网络技术和电子信息技术，实现无纸化办公，真正实现了快捷办公、高效办公，同时也确保信息处理的及时性和数据的准确性。如重要会议的安排部署、校内通知与文件的等等，过去主要依靠的是口头传达和纸质通知，浪费了大量时间和人力，现在只需要通过电脑就能将通知和文件迅速传达到相关办公室和领导手中，节约人力、物力、财力的同时保证了工作质量。此外，网络化管理还有利于形成民主化管理模式的形成，教职员工依托网络将平时不好当面直说的问题发表到网络上，积极进言献策、参政议政，校领导也可以通过这个平台广泛征求意见、集思广益，这样不仅可以使决策更加科学和民主，也成功拉近了校领导与广大师生之间的关系。高校办公室通过网络平台全面了解学校的各种情况和措施以及未来的发展目标、发展方向，以便更好地服务于这个大的方向和目标，积极发挥个人的主人翁意识，实现管理的灵活性和高效性。

3 结束语

综上所述，高效办公室作为学校管理工作的重要组成部分，对于学校日常工作的正常运转和学校政策措施的实施以及学校未来的发展都具有极其重要的作用，在高校中占据着重要地位。如何打造一支高效的办公室工作人员队伍成了学校应对未来机遇和挑战，提升高校科研教学水平的重要一环。因此，在知识经济的浪潮中，高校办公室必须顺应时代的发展，在管理理念、管理方式和管理手段方面积极开拓创新，办公室工作人员在服务于学校各项工作，积极完成本职工作之外，还应该了解高等教育发展特点和规律，提高专业素养，为学校的发展献计献策，更好地辅助学校各项事业的开展工作。此外，办公人员应树立正确的人生观、价值观，爱岗敬业、甘于奉献，利用现代化新型管理方式实现管理的科学化和制度化，建设快捷、高效的办公环境，确保学校各项工作走上制度化和规范化，为学校的发展贡献力量。

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