系统思考 集成创新 整合职能部门内部管理体系研究

摘要：在航空工业企业目前普遍采用的“直线职能制”组织结构模式下，职能部门的工作作风、工作效率和管理水平直接影响企业经营决策的准确程度和组织管理效率、效能。创新职能部门内部管理方式，实现职能部门内部管理的规范化、科学化，是提升企业竞争力的一项基础工作。

关键词：整合 管理体系 研究

一、现状及存在的问题

职能部门的工作特点给职能部门的管理和考核带来很大难度，一是职能部门的工作性质以管理和服务为主，事务性、重复性工作居多，工作效果不好量化评价；二是职能部门的临时性工作较多且又很重要，工作计划经常变更；三是工作任务时间跨度较长，和正常的考核周期难以对应；四是工作内容为某项事件的过程，成果不显化。上述情况造成职能部门的工作作风、工作质量和工作绩效不能很好满足企业发展的需要。职能部门内部普遍存在的问题表现在以下几个方面：

1.人员缺乏主动性和创新精神，推着干、赶着走现象普遍存在，因循守旧、固步自封现象严重；

2.人员缺乏团队意识，协同性差，工作效率低；

3.沟通不畅，缺乏信息交流和知识共享平台，不利于培养综合型管理人才；

4.工作制度不健全或工作制度执行不严，工作不规范；

5.管理与考核缺乏量化标准；

6.存在本位主义，工作集成性不够，不能形成合力。

上述问题如果不能有效解决，职能部门的工作作风和工作绩效无法发生质的变化，公司层面的管理变革就无从谈起。随着精益六西格玛、班组建设、绩效管理、学习型组织等管理方式在公司的推行，为创新职能部门管理模式提供了契机，尽管四种管理方法在管理体系与工作流程上不尽相同，但都可以有效激励员工的工作积极性和创造性，有助于提升职能部门整体水平。因此，将推进精益六西格玛、班组建设、绩效管理、学习型组织四种管理方法有效融合，通过整合职能部门内部管理体系和工作流程，创新职能部门内部管理模式，是提高职能部门管理水平的新思路。

二、整合职能部门内部管理体系和工作流程的设计思路

以精益六西格玛作为行动目标，以班组建设作为管理基础，以绩效管理作为运行轨道，以学习型组织作为成长动力，建立以目标、沟通、激励、成长相互驱动为主要特征的运行机制，整合职能部门内部管理体系和工作流程，形成1+1＞2的协同效应，带动职能部门管理水平整体提升。

1.“精益六西格玛作为行动目标”―― 将精益理念中“以人为中心，以简化为手段，以尽善尽美为最终目标，尽量消除一切浪费，以整体优化的观点，科学、合理的组织与配置企业的生产要素”的观点作为整合职能部门内部管理体系和工作流程的出发点。

2.“班组建设作为管理基础”―― 班组是企业管理的基石，班组是员工的精神家园，班组是企业创新工作的源头和活水。企业的所有生产经营管理工作最终都要落实到班组，正如所谓“上面千条线，下面一根针”。 职能型班组的班组建设水平是企业管理的重要基础，凝聚人心、提升人气、夯实基础是整合职能部门内部管理体系和工作流程的切入点。

3.“绩效管理作为运行轨道”―― 完整的绩效管理流程包括绩效目标和绩效计划设定与导入、绩效辅导与沟通、绩效考核与评估、绩效激励与改进等四个环节，相互支撑、环环相扣，形成一个动态、不断强化、持续循环的正反馈过程。按照完整的环节实施绩效管理，有助于改进工作方法、提升工作绩效。

4.“学习型组织作为成长动力”―― 现代社会知识更新越来越快，组织绩效的提升越来越依靠是员工的学习成长能力。学习型组织将管理基点由外在的制约转变为通过学习调动其成员的内在潜能，又通过团体学习，形成基于成员个人目标的共同目标和默契合作，从而形成组织整体竞争力。

三、整合职能部门内部管理体系和工作流程的主要做法

应用系统思考、集成创新的理念，紧密结合日常工作，整合职能部门内部学习型组织、班组建设、绩效管理等相关工作，形成1+1＞2的协同效应，最终形成制度规范、流程清晰、工作高效、激励及时，适合企业职能部门管理特点的内部运作模式。主要包括建立以下几个方面工作：

1.建设管理体系

职能部门内部管理组织体系应本着自上而下逐层落实责任、自下而上逐层执行工作原则设立。在组织体系的构成上，首先应以班组建设作为管理基础搭建管理体系。这是因为班组是企业组织结构中最小的组织单元，是企业各项工作的落脚点,是企业科研、生产、经营活动的前沿阵地，班组的活力是企业竞争力的内在表现。班组建设是企业内部一项综合性基础建设工作。加强班组建设，实现班组管理的规范化、科学化，是提升企业竞争力、打造百年企业的一项基础工作。

班组建设包含了企业管理的全部内容，是企业管理的一个缩影。为了适应现代企业发展和打造百年企业的要求，班组建设为基础的管理体系主要以下四个方面内容：基础管理是基本内容，团队文化建设是核心工作，民主管理是基本形式，职工群众直接参加管理是最大特点，通过搭建班组基础工作平台，推动精细化管理、绩效管理、学习型班组等各项工作开展，形成不竭的创新之源，永葆发展活力的文化基石，促进职能部门各项任务目标的完成。

2.建设目标体系

在目标体系的设计上，平衡计分卡就是非常好的管理工具。它从财务角度、客户评价、内部管理、学习成长等四个方面设定关键绩效指标，从而解决了单纯以某一方面指标评价职能部门业绩的弊病。

职能部门在企业的经营管理中主要承担着各项管理与服务职能，指标设置一般难以量化，可以从为生产单位提供管理服务的角度，按平衡计分卡的思路设计指标体系，具体如表1。

3.建设制度体系

有效的制度是保证职能部门内部管理的规范化、科学化的重要基础，职能部门内部制度体系一方面要健全基础制度和工作标准，一方面要严格贯彻执行。通过设计科学的绩效管理流程来构建与企业战略发展目标相统一的全面绩效管理体系，是职能部门内部制度体系建设基本思路。

一个完整的绩效管理流程包括绩效目标和绩效计划设定与导入、绩效辅导与沟通、绩效考核与评估、绩效激励与改进等四个环节。这四个环节相互支撑、环环相扣，形成一个动态、不断强化、持续循环的正反馈过程。

绩效目标和绩效计划的设定与导入是绩效管理循环过程的起始步骤，也是绩效管理系统运行的主要依据。通过将公司目标层层分解，落实到员工具体工作岗位上，让每位员工明确自己的工作目标和执行计划，从而将公司目标和员工个人目标紧密联系起来，在公司内建立起一种契约化的责任机制。

绩效考核和评估是依据绩效目标和绩效计划，按照一定的程序、标准和规则，对责任单位和各岗位员工工作业绩、工作能力和态度进行打分、审核、评价，以科学、动态地衡量员工工作状况和效果。

绩效激励和改进是激发和鼓励员工改进工作方法和工作态度，规范员工行为，提升工作绩效的重要措施。一方面将绩效考核结果与员工利益挂钩，激励员工完成绩效目标和绩效计划；另一方面通过帮助员工持续改进工作方法，激发员工追求自我提升、自我实现，并通过员工个人绩效的不断提升，最终提升团队组织的整体绩效。

绩效辅导与沟通是在绩效管理过程中，帮助员工实现绩效目标和绩效计划，提升工作效率的中心环节，贯穿于绩效管理的始终。既有利于主管领导发现员工工作中的优点，肯定成绩、及时表扬；更有利于主管领导及时了解员工工作中存在的问题与不足和所需的各种资源，帮助员工改进工作方法、提升工作绩效。

4.建设动力保证体系

随着精益六西格玛、绩效管理、学习型组织等管理方式在制造业企业的推行，为创新职能部门内部管理模式提供了契机，建立以目标、沟通、激励、成长相互驱动为主要特征的职能部门内部管理运行机制，推动精益六西格玛、绩效管理、学习型组织等工作开展，是职能部门内部管理向更深层推进的方向和目标。

班组建设与绩效管理、精益六西格玛、学习型组织这四方面理念本身都含有丰富的文化底蕴，并能引领企业和员工形成一种良好的习惯。四者结合，优势互补，无疑更能发挥其内在的文化集成力量，让职能部门内部管理充满生机和活力，为建设和谐企业奠定基础。

四、预期效果

通过精益六西格玛、班组建设、绩效管理、学习型组织四种管理方法有效融合，整合内部管理体系和工作流程，可以取得以下效果：

1.提升工作效率。以班组建设为平台，绩效管理与精益六西格玛相结合，绩效计划进一步精细化，执行过程中的辅导、沟通、交流，以及每天、每周、每月的总结，让员工知道该做什么、怎么做、改进什么、朝那个方向努力，个人工作绩效的大幅提高带动了办公室整体工作效率的提升。

2.增强团队凝聚力。将员工个人绩效目标与职业生涯发展计划相结，鼓励员工在追求个人绩效目标与职业生涯发展的同时实现团队绩效目标，增强了员工对团队的认同感，同时通过团队学习与相互经验交流，让员工共同分享工作成果，并有机会取长补短，享受到工作的乐趣。

3.提高员工综合素质，精神面貌发生显著变化。班组建设与学习型组织相结合，每日工作例会由员工轮流主持，员工既锻炼了表达能力，又计划、总结、激励等必要的综合管理能力，体验到管理工作的艰辛与快乐，学会了关心别人、体谅领导。

五、结束语

综上所述，企业通过建立科学的职能部门内部管理管理体系、目标体系、制度体系与动力体系，把企业的发展与员工的发展紧密结合起来，以精益六西格玛、班组建设、绩效管理和学习型组织规范员工行为，夯实管理基础，在追求企业的发展同时满足员工的物质文化需求，为企业实现战略目标，建设创新型强势企业提供有力保障。

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