物资内控制度建设诌议

一、技术机构材料物资内部控制的现状分析

（1）材料物资内部控制的现状。由于事业单位的性质，客观上受单位编制的限制，单位内设机构有限，各检测中心以检测领域划分，而职能部门则一人多岗或一岗多职，材料物资管理以各检测中心自行管理为主，职能部门仅负责材料物资采购的审批和合格供应商的备案，财务会计部门，用小规模事业单位的核算方式，即对材料物资核算以付代支的方式。由于单位的工作特性，单位的各级管理层平时比较关注技术机构技术能力的提升，从不同层面而忽视对材料物资的内控制度建立和健全的要求。

（2）现行材料物资管理的内部流程。现在业务流程基本：检测部门提出需求由职能部门审核—领导审批检测部门自行采购（除大宗化学试剂由职能部门统一招标后确定供应商）检测部门自行验收、自行管理财务部凭发票付款后计支出。

（3）原因分析。现有材料物资的管理的方式是过去小型检验机构，近几年来，随着业务范围的扩大，检验项目递增，“国家检验中心”及“省级检验中心”的建立，原有的材料物资管理方式和会计核算模式未进行大的变革，已很不适应业务增长的要求。分析其原因，一是检测涉及领域广泛，检测项目达上千项，相应的检测用实验耗材、标准物资等品种规格繁多，使用材料数量又不确定，也从客观上给材料物资的管理提出了难题。二是相当一部分各级管理人员包括财会人员缺少对材料物资管理的风险管控意识。三是单位领导对内部控制制度的重要性认识还不到位,重事业发展、轻内部管理,甚至缺乏对内部控制知识的基本了解。四是有的领导错误地将财政的部门预算控制等同于内部会计控制。对财务会计工作重视程度也远远不够,忽视其控制监督职能。五是由于事业编制有限,人员紧张,单位在建立相关内部控制制度时,没有将内部会计控制覆盖到单位的所有人员和各业务环节,岗位安排也不尽合理,尤其在职能部门存在一人多岗、不相容岗位兼职现象。

（4）目前材料物资管理的弊端。由于客观上受人员编制的限制影响，在实际工作中，对材料物资实际运行轨迹简单化，将购入的材料物资视作一次性消耗，忽略了材料物资在实验室外提停留的时间，（这在大部分事业单位且材料使用量较少的单位通行做法），原来小型技术机构规模的管理方式。一是采购过程缺乏有效管理，自行采购既不利采购资金安全、也不利资金节约使用，不符合采购管理要求。二是材料物资的会计核算以付代支，既不利资产安全完整、也不符合财务报表信息真实披露。三是材料物资以部门为单位自行管理，既不符合单位现有规模科学管理要求，也不符合不符合国有资产管理的要求，材料物资的管理过程缺少应有的资产管理部门的监督。四是缺少会计系统应用的控制程序，会计控制与会计监督的功能缺失。

二、建立和完善材料物资内部控制制度的几点建议和举措

（1）对单位企业文化建设方面，要加大对各级管理层对风险意识宣传组织架构的构建——按内控制度要求，要完善构建单位的组织架构，如单位内部组织机构的设置要符合单位业务特性和业务流程管理的需要，并随着单位规模的变化，内部组织机构职能部门职责要做相应的调整，符合实现内部控制目标的要求。现行组织机构的管理模式造成职能部门职责不清，岗位制度不落实，职能部门人员配备不足，不相容的岗位、职务没有进行分离，容易产生舞弊，单位领导对此没有引起足够的重视，没有制定相应的制约措施，对各部门自行管理缺乏有效的监管，没有建立相互制约机制，现行的组织架构已不适应现有单位规模管理的要求。根据技术机构业务特点以及对材料物资特殊要求，就材料物资管理而言需要设置一个负责材料物资管理的职能部门责职；一个负责材料物资采购的职能部门责职；财务部负责材料物资资金管理和核算的责职。

（2）建立科学的材料物资管理的业务流程：使用部门（提出需求）采购部门（提出请购申请）相关职能部门审核、领导进行审批进入采购流程（招标、协议、询价等方式确定价格）签订合同、协议采购部门和材料管理部门（验收）财务部门（审核付款）材料管理部门（入库）财务部（材料入账）材料管理部门（材料入账登记）部门领用（填领用单）相关部门（审批）材料管理部门（发货）财务部（支出确认）\材料管理部（发出登记）月底账账核对建立材料物资的信息系统，对材料物资实行信息系统控制，减少人为因素的影响和干扰。运用信息系统对材料物资的实物流进行管理，从入库——领用——出库，使用部门、采购部门、管理部门、财务部门都能共享材料物资存量情况信息，便于采购计划拟定，材料物资预算执行和预算控制。

（3）加强对采购合同控制。建立合同管理的相关制度，明确合同类别、一定的限额标准，对外开展业务必须签订合同的要求。按合同进行分类管理，明确相关部门的管理职责。建立合同签订的流程：合同谈判——合同拟定——合同审核——合同审批——合同签订。对合同流程管理明确不相容职务实行分离，即合同谈判与签订；审批与执行应当分离。合同必须先签字，后盖章，按合同类型编号，生效后的合同必须统一归档。

（4）加强对材料物资会计系统的控制。加强对材料物资的会计核算，建立材料物资库存的明细账和总账，并与库存实物明细账进行核对，发挥会计系统监督作用。

（5）加强对材料物资的预算控制。一是年前做好材料物资的预算编制工作，物资管理职能部门汇总各检测部门材料、低值易耗品、工具等预算需求，统一编制材料物资年度预算计划。二是在实际工作时，检测中心根据检测工作需要，提出请购计划，在预算指标内由采购部门按采购流程进行采购。三是财务会计部门对存货预算指标执行的进度加强控制，监督检查预算执行情况，及时将预算执行情况进行反馈。技术机构对材料物资内控制度的建立和健全既是必要的也是紧迫的，既是技术机构自身发展需要也是国有资产监管部门要求，只要各级管理层清醒认识利害关系，通过大家一步一步共同努力，就一定能将材料物资管理到位，就能为技术机构的科学发展、为国有资产的安全完整提供合理的保证，保证财务信息真实准确，实现提高公共服务的效率和效果。

作者：洪云美