过早接收档案资料析

近年来，各级档案馆在丰富馆藏方面取得了新的突破。然而，笔者认为，我们在加强馆藏建设的过程中存在着过早、盲目地接收档案资料进馆的现象，特别是过早接收重大活动、重大事件的档案资料。

首先，过早、盲目地接收现行重大活动、重大事件档案资料有悖档案工作的基本原则。

我国档案工作的基本原则是：集中统一地管理国家全部档案；维护档案的完整与安全；便于党和国家各项工作的利用。“维护档案的完整有两个方面的含义：一方面从数量上，要保证档案的齐全，使应该集中的档案和实际保存的档案不能残缺不全；另一方面从质量上，要维护档案的有机联系和历史的真迹，不能割裂分散、零乱堆砌，不能涂抹勾画、剪裁，使档案失真。”①应该说，一个地区所发生的现行重大活动、事件，一定有其主管部门或主办的单位，也就是说这些活动或事件形成的档案资料一定是有立档单位的。如果档案馆为了丰富馆藏、加强档案资源建设而过早、盲目地将此类档案资料接收进馆，势必使立档单位的档案失去了完整性。这不仅在数量上使立档单位的档案发生短缺，更重要的是在质量上失去了档案本身内在的有机联系和历史真迹。此举有悖档案工作的基本原则。档案部门过早地将现行重大活动、事件档案资料接收进馆，表面上看档案馆的档案数量增加了，内容相对丰富了，但是以牺牲档案工作基本原则为代价来加强档案资源建设，笔者以为极为不妥。

2001年10月，如皋市委、市政府举办了“首届中国・如皋长寿文化节”、“第二届盆景艺术节”、“第三届经贸洽谈会”，按照将重大活动、事件活动形成的档案资料接收进馆的指导思想，如皋市档案馆经过多方努力，将此次活动的档案资料接收进馆，虽然丰富了馆藏，但带来的后果是，市委、市政府档案数量的严重不全，破坏了市委、市政府档案内在的有机联系。

其次，重大活动、重大事件档案资料过早、盲目接收进馆，与档案系统整理的原则有所不符。

保存档案的主要目的就是利用，但处于零乱状态、未经系统整理的档案，不仅查找起来十分困难，更由于它没有系统整理，因而也不能完整反映出各项活动的历史联系和本来面貌。档案系统整理的基本原则之一就是：保持档案文件之间的历史联系，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。如今，档案界出现的这种过早地将现行重大活动、重要事件档案资料接收进馆的热潮，在某种程度上违反了档案系统整理的原则，破坏了档案文件之间的历史联系，使档案脱离了形成单位，破坏了文件的本来面貌。不仅如此，立档单位在系统整理档案时，也会因缺少这部分档案资料而无法进行归档整理和编目。同样，档案馆也会出现一些尴尬：对已接收进馆的档案资料，应归入哪个全宗？如何编目？

以如皋市馆接收的“两节一会”的档案资料为例，这部分材料原本是市委、市政府档案资料，理应由市委办或市政府办进行归档整理和编目，然而由于该部分材料已被档案馆所接收，市委办或市政府办的档案中缺少了这部分内容，因此，就给市委办或市政府办档案的系统整理和编目带来了不便。而档案馆在对此材料进行整理时，也是困难重重。或许有人说，可以进行协调，在档案馆整理好后，有多少件就让市委办或市政府办空多少号。这又何必呢？如果仅仅是为丰富馆藏，那为什么不将它们的档案全部接收进馆呢？

再次，将重大活动、重大事件档案资料过早、盲目接收进馆，不符合《档案法》有关档案移交规定的要求。

《档案法实施办法》明确规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案……属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”如此规定，是由档案发挥作用的特点决定的。档案具有凭证和参考作用，而档案发挥作用的特点之一就是：档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用。既有现实作用，又有长远作用。基于这一点，档案工作者应以辩证的观点充分认识档案的重要性，正确处理好局部与整体、当前与长远的关系。既不能认为本机关不用就没有用处了而把档案毁掉，也不能只顾本机关的需要，将重要的档案留在本机关长久保存不向档案馆移交；档案馆接收档案也要考虑到形成机关利用的方便，不能过早地接收，给机关工作造成困难。而作为举办重大活动和发生重大事件的单位来说，其开展活动所形成的档案资料在一定时间内，还有较高的利用价值。如果各地档案馆争相过早、盲目地接收重大活动、事件的档案资料，不仅给举办重大活动单位的档案利用带来诸多不便，也不符合《档案法》和《档案法实施办法》有关档案移交的规定。

那么，如何正确对待现行重大活动、事件的档案资料呢？笔者以为加大这部分档案资料监督指导的力度是当务之急。这部分档案资料是立档单位开展重大活动所形成的，属于该立档单位档案的一部分，因此按照《档案法》及《实施办法》的要求，立档单位有责任和义务对此进行全面收集和系统整理，任何其他部门和单位无权干涉。而这部分档案资料按照什么样的要求进行系统整理，则是档案主管部门和立档单位的共同职责。因此，档案主管部门必须进一步加强对举办重大活动、发生重大事件立档单位档案的业务指导。即：跟踪指导立档单位将重大活动和重大事件所形成的档案资料收集齐全、进行科学分类和系统整理，并将重大活动、事件形成的档案归档与否、归档科学的程度作为档案年终检查的一个重要的考核依据。当然，档案主管部门如果确实因建设爱国主义教育基地或举办展览等活动的需要，可以先征集重大活动、事件过程中形成的备份照片、实物等，但这种征集必须是以保证立档单位照片、实物档案的齐全为基础的。否则，就会给档案接收工作造成不必要混乱。

注释：

①邓绍兴陈智为，《新编档案管理学》，北京?押档案出版社，1985。