工商行政管理机关备案制度刍议

备案制度作为工商行政管理机关的重要监管手段之一，广泛分布于工商行政管理的法律、法规之中，但这些“一事一法”的法律条文，不能指导工商部门的所有备案行为。如何正确理解备案的概念和涵义，规范行政备案程序，履行工商监管职能，是工商行政管理机关必须探讨和关注的现实问题。

一、备案的概念、分类与性质

《现代汉语词典》对备案的定义是：“备案是指向主管机关报告事由，存案以备查考。”严格地讲，备案并不是一个法律概念，也不像行政许可那样可以追溯其法源，在我国的相关法律中也没有专门的法律定义，它只是行政机关对某种行政管理方式的概称，其本质是一种公示，是申请人将其已经或即将进行的行为活动告知行政机关，或行政机关将申请人报告的材料予以公示使公众知晓，为事后的检查监督提供依据。备案主要涉及备案机关与申请人两个行为主体。就申请人而言，备案就是向备案机关报告，起到告知作用；就备案机关而言，备案就是保存申请人的相关材料，起到公示和备查作用。

根据申请人与备案机关的关系，可以将备案分为两种类型：一是内部行政备案。这种备案是指人民政府各工作部门、下级行政机关或被法律、法规授权的组织做出具体行政行为后，将有关信息予以登记，并以书面形式上报本级人民政府、上级主管部门或法律、法规授权的组织备查，以便及时发现和纠正错误的内部行政行为。二是外部行政备案。这种备案是指行政相对人在事前或事后用书面形式向行政机关提供行为活动的相关材料予以登记备查，并间接对相对人产生法律效力的具有行政管理性质的外部行政行为。

根据备案的目的和作用，可以将备案分为三种类型：一是监督性备案。就是上级对下级制定的规范性文件合法性的审查备案，是一种事前备案。工商行政管理机关内部的规范性文件备案、行政处罚案件备案、行政处罚当事人回访备案等都属于此类监督性备案。二是备查性备案。就是申请人向主管机关报告自身行为活动的事由、材料，主管机关将其存案以备查。目前工商行政管理部门的备案大多属于此类备查性备案。三是生效性备案。这种备案行为接近于行政许可行为。如公司董事(监事、经理)的变动未经工商行政管理部门备案不得对抗第三人，这种情形即生效性备案，对当事人的权利、义务会产生实质性的影响。

备案的性质：一是备案不同于许可。许可是行政机关强制性权力的应用，被许可的事项一般属于普遍禁止性的行为，备案的事项则不属禁止性事项，相对人不是因为备案后才具有从事该项行为的资格，而是在备案以前已经具有从事该项行为的资格，备案的过程是相对人告知行政机关将要进行某项行为，而无须得到行政机关的许可。二是备案在多数情况下是不具有审批或许可效力的信息收集型行政管理行为，申请人只要按照行政机关规定的备案事项、内容、方式、时间等要求提供信息或资料即可，所有备案不是创设权利的审批或许可，而是具有信息披露功能的行政管理行为，目的是方便行政机关的管理、监督和服务。三是行政机关承担备案行为的法律责任问题。由于备案可以是内部行政备案，也可以是外部行政备案，所以备案是否是可诉的具体行政行为，一般是以行政法上规定的具体行政行为特征来判断其性质，主要是看该备案行为是否对申请人的权利、义务产生实质影响，以及该备案行为是否具备确定力、执行力等特征。法律、法规设立了申请人的义务，按照义务的性质可将其分为约束性义务和非约束性义务，约束性的义务产生相应的法律后果，非约束性义务一般不会引起法律后果，所以备案行为有没有给行政相对人产生一定的法律后果也是判断其是否具有可诉性的依据之一。

通过对备案制度的概念、内涵、种类、性质的分析，我们发现现行的法律、法规对备案的规定较为原则化，其种类、性质等方面的属性还存在许多模糊之处，理论上的不清晰，必然会导致实际工作中的诸多困惑。

二、备案制度的现实困惑

工商行政管理部门在受理行政相对人的备案时，经常会遇到这样的困惑：当出现因使用备案后的合同格式条款或因备案后的拍卖活动而产生纠纷和不利后果时，备案机关是否应承担责任?发现经过备案的显示屏广告违法时可否给予行政处罚?行政机关的备案审查属于形式审查还是实质审查?

“备案”是多数行政机关都具有的监管职能，随着政府法治建设的推进，国家将原本属于审批、许可范畴的事项划归备案之中，通过备案程序改变了行政机关和相对人之间对立的社会关系，体现了政府管理方式的转变，政府的管理模式正向着柔性化的方向发展，这样的转变符合有限政府的法治理念。

由于法律、法规没有对备案作出明确的规定，导致行政机关在工作中无所适从。在实际操作中，若申请人为行政机关，则备案是一个内部行政行为。只具有监督备查作用；若当事方为行政相对人，则对备案机关来说，尽管备案不是行政许可行为，但在性质上已经演化为行政监管行为，备案的结果可能直接或间接影响相对人的权利和义务，这种情况下备案是否纳入行政诉讼的受案范围仍值得探讨。工商部门由于工作内容与百姓生活息息相关，备案问题更受到广泛关注，

行政机关对相对人报送材料的审查一般分为形式审查和实质审查。形式审查只是对报送材料是否齐全，格式、内容是否符合要求进行审查，而对材料内容的真实性不负审查责任，备案只是一个形式审查的过程。如果要对备案材料进行实质审查，那么当行政机关在申请人的备案材料中发现问题时应该如何处理?是否定申请人的备案材料，还是不允许申请人进行该项行为?这就又成了变相的行政审批，与取消行政审批改变行政管理模式的目的相悖，所以行政机关只需对申请人报送的备案材料尽到一般注意义务就可以了。即使申请人在备案后的行为产生了不利后果，如果行政机关在备案过程中不存在过错，就不应承担责任。

合同格式条款和拍卖活动(前、后)期备案从法律属性看，都属于备查性备案的范畴，是否备案并不影响格式条款的生效和拍卖活动的进行，备案所起到的只是存案备查作用，不具有行政约束力，没有鲜明的行政行为特征，不能将其当作独立的具体行政行为来看待，所以不具有可诉性；显示屏广告作品备案也属于存案备查的范畴，即当事人将显示屏广告作品报请备案后，工商部门根据具体情况及有关方面的要求进行审查，发现这些广告作品存在违法现象时，仍然可以依法给予行政处罚。

三、备案制度的法理分析

解决备案制度在现实中操作难的问题，应从以下几个方面着手：

首先，备案行为的法定职责分析。备案行为是法律、法规或规章规定的，是工商部门的法定职责，如果工商部门不给行政相对人备案，就是行政不

作为。要承担行政不作为所引起的法律后果。

其次，备案行为的法律效力分析。要从备案本身的法学原理、立法本意以及行政职能等角度综合分析备案的法律效力，如果是事前备案，申请人不备案将会使之前的行为无效，这种备案就是许可性质的，该备案行为是一种具有法律效力的具体行政行为，会对申请人或者第三人的权利、义务产生影响，具有可诉性。反之，不对申请人权利、义务产生影响的备案就不具有可诉性。

再次，备案行为的法律责任分析。各种法律、法规给予“备案”不一样的法律效力和法律责任，要具体分析备案的法律责任：一是法律、法规或规章规定的强制性事前备案，是一种能够产生法律效力的生效性备案，这种备案会引发法律责任。二是备查性的备案。这种备案要具体分析对当事人权利、义务的影响以及立法目的，目前争议较大的就是此类备案行为，如果只是单纯的监督管理，例如商标使用许可合同备案，工商部门对这种许可行为没有审查权，只是根据《商标法》的规定进行合同备案，是一种明显的备查行为，工商部门没有审查权。也没有审批责任，就不需要承担法律责任。

总之，工商部门备案行为的效力不是自己确定的，要以法律、法规的规定为标准。工商部门在履行备案职责时，应当作出明确，的备案要求，制定规范的备案程序，才能保证备案行为的严肃性。

四、解决备案困惑的对策建议

(一)加强行政备案的法理研究。要组织开展对备案制度概念、内涵、性质、分类的法理研究，明确各类工商监管备案的目的、要求和程序，梳理工商备案种类，减少审批类备案，增加备查性备案，突出备案的指导性和服务，明确备案材料的审查是形式性审查，减少和避免工商部门因备案行为而引起的法律责任。

(二)规范备案的程序和要求，要根据法律、法规对工商备案制度的规定。规范备案的程序和要求。特别要重视申请人的备案期限，如超过期限，当事人应重新备案。当事人未重新备案而引起的法律后果由当事人自行承担。

(三)推行当事人承诺书制度。当事人申请备案时除应当提供符合要求的书面材料外，还应当承诺提交的材料真实合法有效。对在备案过程中因提供虚假或不全面的材料所引起的法律后果由当事人自行承担。

(四)制作专门的备案专用章。应当改变工商部门以公章代替所有备案用章的传统做法，要制作分门别类的备案专用章，备案专用章只是代表工商部门的某项备案行为，不具有任何其他法律效力，如针对格式条款和拍卖活动的合同备案，针对显示屏作品和广告收费的广告备案等等，这样既能区别单位公章与备案专用章的功能和作用，也能更好的区分各类备案的法定效力，有效避免申请人随意衍生工商行政备案法律效力的行为。

(五)严格备案通知书的制作，备案通知书的作用是记载申请人提交的材料是否符合备案条件和要求，是否给予备案。若申请人提交的材料不符合备案要求，工商部门提出补正或修改意见后，申请人在不作相应补正或修改的情况下仍要求备案时，工商部门应当给予备案并在备案通知书上如实记录未补正或修改的事实，再加盖备案专用章，说明工商部门已经按照申请人所提交的材料给予备案。备案只是说明工商部门已获悉申请人所要求的备案事由，只起到监督、备查和公示的作用。

备案制度是政府转变管理方式，实现柔性管理的一个重要途径，虽然该项制度在目前还不是很完备，但随着政府法治化建设的推进，备案制度必将逐步得到健全和完善。