金碟系统在物资监管中的作用

一、金碟系统实施前存在的问题

三交联合项目部于2012年3月22日成立，成立初期的物资管理尚处于磨合中，主要表现在：1）物资验收、入库、出库流程的关键环节缺乏有效控制；2）物资计划审核流程尚不成熟，缺乏严肃性；3）现场采购职责不明确，使部分生产物资库存短缺；4）各种与流程匹配的原始单据及报表不健全；因此使物资管理工作无法有序进行。经过4个月的强化管理，虽然物资管理工作取得了突破性提高，但是在数据共享、物资编码等方面仍存在以下几项问题：

1.1数据不共享

由于物资出入库数据不共享，使物资帐与财务帐相对独立。每月物资盘点及重点报表上报后，库管员与财务需要花大量的时间进行核对，影响工作效率。

1.2物资管理效率低

在物资出入库方面，库管员每日不仅需要手写大量的单据，还要核对物资编码与出库实物是否一致，井号及用途是否正确；在物资台账管理方面，每月底需要手工核对台账中大量信息，如滞留物资时间、物资到货时间、单井物资明细等。综上原因，使物资管理费时费力、效率低。

1.3库存物资缺少分析

对重点物资、常用物资的合理储备数量、合理储备天数及物资消耗规律缺少分析，容易造成超储或短缺，使库存长短不齐，急用的缺料，不急用的库存滞留不少。3.4物资编码不规范由于物资数量多、种类繁杂，物资编码都是库管员根据物料属性手工编制，无专业的编码规则，因此个别物资出现一物多码，一物多个计量单位的状况，影响出库和盘点的工作效率。

二、物资管理应用效果

金碟系统自2012年8月运行至今，已平稳运行近5个月，期间顺利支持2012年年终物资盘点、年终物资结算，系统内录入出入库单据900余张，保证数据的准确并实现关联单据共享，成为业务主管部门不可或缺的管理工具，其应用效果可简要概括如下：

2.1规范物资管理流程

金碟系统物资管理流程从生产源头开始，奥瑞安能源国际有限公司商务部每月根据三交联合项目部物资需求计划所签订的采购合同，在系统内创建采购订单；项目部物资管理部对采购订单下推入库，库管员根据各部门领取物资的用途在系统内进行出库操作。从制度和流程上，对各种原始单据、报表及其他信息载体中的各种基础数据和信息进行规范，并制定严格、精细的标准，形成按规章办事、按流程操作的管理氛围。

2.2完善物资计划管理的严肃性

物资管理部每月汇总、编制物资需求计划，通过项目部经理层统一审批，报奥瑞安能源国际有限公司商务部；商务部严格按提报的物资需求计划制定采购计划，并实施采购。没有物资需求计划，不允许实施采购，使计划、采购、管理职责清晰，保证物资计划管理的严肃性。

2.3实现采购订单过程跟踪

采购订单在金碟系统中形成后，相关业务主管部门可以利用采购订单查询功能对订单进行跟踪。通过不同物料采购订单编号查询订单和采购合同的执行情况，如批准是否通过、是否收货、是否结算等，通过显示采购订单历史可以查看已入库物料凭证、退库物料凭证、未入库物料凭证等信息，实现采购订单过程跟踪。

2.4保证数据的准确性

金碟系统将入库验收、提交、审核、出库、退库等以工作流方式自动传递，避免了重复抄写和录入的失误，保证实物资产收、发、存的正确性、及时性，也为保证帐实相符奠定了基础。同时，金碟系统采用数据库方式管理，相应的数据保存时间更长，使用时提取速度更快，各种数据保存的广度和深度都是手工操作无法比拟，更加便于数据的汇总、分析和对比。

2.5强化库房日常事务管理

金碟系统的实施使库房、计划岗可以准确地掌握可用库存量，根据计划缺口合理储备，在保证生产物资供应的前提下，最大限度降低库存，减少存货资金占用。各项库存物资的收、发、存都处于实时监控中，有利于及时发现问题，管理者可直接分享相关数据、从不同角度去读取信息，更及时全面地对库存物资进行调控，主要包括以下几个方面：1）验收入库管理。物资入库包括采购入库、生产物资退库等形式，金碟系统将采购订单、入库单结合起来，对到货、入库进行有效控制，使采购结算、入库管理协同工作。2）领料管理。系统要求对领料的用途作出严格区分，并将领用物资数据传递给物资模块，使领料单的功能在系统中得以进一步细化。与原来人工手写料单相比，大大减轻劳动力，缩短单据的流转时间，提高数据的及时性、准确性。3）库存查询。库存是生产数据重要的信息之一，系统内百余种物资，由采购岗按类编制物资编号，库存物资明细帐在系统中反映得清清楚楚，库房岗只需经过电脑查寻，即可知道是否有库存，提高了工作效率。生产经营和采购也能根据准确的库存数据组织生产，使库存更加合理，既不出现短缺，又不造成积压。各项库存物资的收、发、存都处于实时监控中，真实反映库存价值，实现最佳库存储备。图1给出了库房管理具体流程。

2.6合理解决库房区域划分问题

利用金碟系统中物资编码的分类，将库房物资划分为发电机配件区、地面物资区、排采物资区、油品区、其它物资区，对物资实行一物一卡，各别物资粘贴标签；通过物资编码，提高库管员出库时的工作效率，同时也改变原来手工业务对物资编码基础工作要求不高导致的一物多码、一物多个计量单位的状况。

2.7实现相关数据共享

金碟系统将物资帐与财务账合并、统一，使出库、入库、退库、盘点各业务环节相互对应和相互协调，通过金碟系统使得数据在上述单据中关联，增强可跟踪性和可回溯性，具有关联度高，信息准确的特点。

2.8实现物资系统与财务同步管理

对物资管理而言，只要发生库存物资的移动，系统都会同步生成财务凭证。这种同步生成财务凭证的方式,既减少了物资与财务对账中出现的问题，又减轻财务人员核算工作量，同时还可以随时提取相关信息，为领导决策提供参考信息。综合所述，通过实施金碟系统后，物资管理工作在流程规范、物资编码、计划、采购、库房等方面，取得了统一数据标准、规范操作行为、优化业务流程的显著效果，从而实现该物资管理信息化、精细化的全面提升。金碟系统的建设应用，使项目部的物资管理实现了跨越式的进步。

三、建议

金碟系统已平稳运行近5个月，这5个月的实际应用表明金蝶系统是非常适合三交对外合作项目物资管理的，但仍有不足之处。下面结合系统的运行现状、考核机制等各种因素，对进一步提高金碟系统提出如下建议供参考：

3.1充分做好各项基础管理工作

系统运行之初，出现库房有料而在线上发不出来、部分业务在线上不能及时处理、库房实物与帐不能对口等问题。出现这些问题的原因，关键是我们各项基础管理工作不适应金碟系统管理的要求。通过一些列配套的工作制度逐渐完善，目前实现了线上实施监控库房业务，初步达到了信息集成共享、管理科学严谨规范、业务运作高效等目的，其应有的作用正在逐步显现出来。

3.2充分认识金碟系统在三交对外合作项目物资管理的实施风险

金碟系统物资管理实施是一项企业管理的改革，是改革就必然面对传统与革新的冲突，那么它在实施中困难是不可避免的，如工作习惯的改变，新流程操作的适应等。每一位参与实施金碟系统物资管理的业务人员要充分认识系统实施风险，严格、认真、持续地在所属业务中完成各自的工作。

3.3制定工作流程、规范考核机制

建立日常运维工作流程和相应工作记录，及时更新相关文档。对于系统变更有流程管控和记录，对用户提出的问题进行有效跟踪和管理，形成金碟系统的问题库，积累运维经验，明确各类问题的提报、审批流程并监督用户严格执行。建立应用考核机制，坚持客观准确地反映金碟系统的应用情况。采取系统自动提取考核数据的方式，评估考核数据处理的准确性、完整性和及时性，提升系统运维质量。

作者：李全忠 陈钢 郝寰 单位：中石油煤层气有限责任公司