浅析信息系统对于物资采购的作用

摘要：目前，物资采购主要是通过信息系统进行供应管理。它主要指的是在生产的过程中对所需物资的采购和储备等建立信息系统进行管理。只有物资得到保障才能使企业生产和发展能够顺利进行。所以，加强对物资采购的信息化管理，不但能降低企业生产的成本，同时也加快了企业资金和物资等周转的速度，现阶段是科技时代，企业生产管理应用的过程中离不开网络信息技术。所以，建立并完善信息系统对于物资采购起着非常重要的作用。

关键词：信息系统；物资采购供应；管理系统

一、传统物资采购在供应方面的管理

物资采购分为供应商与采购两个方面，通常生产与销售需要很多的物资，这就需要进行购买，不过由于企业在采购上存在的特点广泛，所以在采购中一定要遵守严格的企业管理规定采购，因此传统的采购是下面的几个方面：第一，传统采购主要是关注价格，会根据资金的多少进行采购，同时确保货物的质量，所以需要反复问价格和比较进行选择，所以这个过程比较复杂，会浪费大量的时间和精力。这种方式在采购的过程中做不到全方面的市场分析，采购人员的监督工作也不严谨，有很大的风险。第二，供应方报价方面只是单一的听取报价，这就缺少了价格的对比，而企业在采购时不但在进行价格、供货方的信誉等，还需要进行对供货方以往的表现，最后方可结合其以往的业绩、能力、产品的质量等各方面的因素来综合性的选择。第三，传统采购依据合同的方式确定，在出现不同的购买意图时，会进行新的价格审核和招标，最后才能决定是否同意签署合同，这样采购流程的效率就比较低。

二、信息系统物资管理的重要性

（一）成本控制方面

首先采购和供应的信息管理系统，可以形成一个比较大的空间范围内的资源整合，采购和储备集中的方式，这样就免去了采购和仓储方面的反复无用操作，同时也降低了存储的成本。其次信息系统物资采购可以通过网络信息进行采购，与此同时可以通过网络与供应商进行一起管理，这样可以使管理的费用降低。最后信息化管理可以使企业内部和外部的资源进行及时的监督和给予处理。同时还可以分析出市场的变化情况，因此也就实现了在成本方面的有效控制。

（二）物资采购供应时效性方面

信息系统可以使物资采购在传统信息的效率低造成的许多问题进行解决，实现快速捕获和传输信息，与此同时电子商务技术的应用可以降低业务量，提高传输效率。通过对业务数据信息分析后，能够发现物资采购供应的时效性问题，同时进行及时的问题解决和完善。

（三）可视性采购供应管控方面

信息系统管理程序可以实现业务流程的目标控制，加强采购与供应管理规程，所有的采购信息都可以记录在信息系统中，这样就有了永久的可追溯性。同时处理采购相关的各种信息和信息管理确保质量，筛选出好的供应商与其合作，以达到规避风险的目的。同时使采购和供应信息透明度、信息集成和共享，公共可见性，实现采购的可视性采购。

（四）与供应商进行协同管理方面

信息采购和供应系统，建立一个与供应方业务协作的平台，以确保供需双方信息快速响应，并通过整合双方的工作流程，通过有效的商务合作，最终实现实质性的供应和生产的目的双方互利共赢。

三、信息系统物资采购系统模块的实现

（一）物资采购预算

预算是企业财务管理中的一个重要方面，也就是说把企业资金的使用情况进行初步预算，再根据有关的程序进行批准实行。采购及供应管理需要严格按照预算管理实现预算信息化。

（二）采购物资计划

其包括企业中每个部门的预算规划情况，各部门提交审批的预算计划和实施，企业人员对各自部门的计划、采购和预算等方面调查和实施。各级领导人根据职责范围内进行计划审批处理。

（三）材料采购

其最重要的是供应管理信息化。物资的采购可以通过招标的形式进行采购，依据有关招标投标的投标要求，可以将招标投标信息输入系统。这样采购价格就得到了有效的控制。具体可以分为三个方面即先期限制和期间控制及后期监督。

（四）对物资的管理

采购的物资到达后，对发票、物资和入库等一些信息进行输入，同时对供应商的给付款和物资的储存信息进行及时处理。采购的物资到达就是指仓库管理员要在物资到达后进行盘点和清查，然后再跟据实情的到货信息进行系统的输入，以便相关部门对采购的物资进行查询和管理等。所谓入库就是指仓管人员依据发票来查收采购的物资。

除信息系统物资采购系统模块化以外，信息系统对于物资采购的供应管理方面也同时包含了物资的出库管理和物资在采购时产生的合同管理，以及对价格进行比较的管理和对基础资料及统计出的数据等。

四、结束语

简而言之，现阶段社会离不开信息技术的应用，实现物资采购方面的信息管理上的完善并应用，其不单单是在搜索方面迅速、查找方便、具有一定的可靠性、低成本和良好的保密性、大的存储空间等诸多的特点，其还通过对数据的处理和控制及决策等功能，明显的提高了企业的物资的管理效率，而且最为关键的是，企业信息化系统采购在供应管理上得到了最终的现，且在最短的时间里以最小的投资获得准确、可靠的物资采购信息，从而帮助企业决策者在选择上更快更好的选择实施方案，以提高企业的经济效益。

参考文献：

[1]王凤娟.浅谈制造型企业物资管理信息化的应用与实践[J].商业经济，2015，（8）：15-16.