电算化会计账簿的变化及风险防范对策

【摘 要】 在当今社会经济的飞速发展和电子商务的迅速兴起，在会计领域中，电算化会计账簿相对于传统会计账簿而言，改变了数据的输入方式、处理方式、存储方式。可是这其中，会计电算化的存在与具体应用中存在软件开发不严格，业务操作不当和使用管理不规范而带来的风险。其防范为：加强软件购置与开发的管理，加强操作程序控制，加强数据输入与输出管理，加大检查监督力度。

【关键词】电算化会计；账簿变化；风险分析；防范对策

一、电算化会计账簿的变化

（一）改变了数据输入方式。实现会计工作电算化后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加大其准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账以及编制报表和会计核算数据分析等工作。传统的会计账簿主要是根据审核无误的凭证，逐笔或汇总记录在会计账簿上，登账工作繁琐复杂，易于出错。

（二）改变了数据存储处理方式。在传统的会计核算程序中手工核算的所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体，占用空间小，查找方便，保管容易。电介质上，需要时可以通过打印机输出纸介质账簿.手工核算规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化账簿打印输出的账页是折叠或卷带状的，与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法，比如电算化环境下不存在划线更正法。

（三）改变了数据登记方法。传统账簿中，会计数据的登记按会计六大要素分别设置资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大账户，并设置总分类账和明细分类账。而在电算化会计账簿中，所有账户都被赋予于一个科目号，科目号的第一位用于标志这个会计科目的大类别，如资产类为1、负债类为2、权益类为3、成本类为4、损益类为5，前三位用于标志总账的会计科目，如现金是101、银行存款是102，这样就可以方便的进行总账、明细账、日记账等各种账目的处理，实现数出一门（都出自凭证），数据共享的特点。总分类账和各级所属明细分类账也不再是一种重复平行的关系，而演化为一次登记，逐级共享的关系。

二、电算化会计账簿带来的风险

（一）开发和设计软件不严格带来的风险。目前，国家对财务软件研发环节没有严格、有效的限制性法律条款制约，对财务软件推广环节也没有强有力的市场准入制度保护。使得开发人员和用户对每个演化层出现的风险有所了解，继而做出应有的反应，因此特别适用于庞大、复杂并具有高风险的系统。对于这些系统，风险是软件开发不可忽视且潜在的不利因素，它可能在不同程度上损害软件开发过程，影响软件产品的质量。减小软件风险的目标是在造成危害之前，及时对风险进行识别及分析，决定采取何种对策，进而消除或减少风险的损害。一方面，一些软件企业为打开市场，追求市场占有率，满足少数企业的不正当需要，在“反审记”、“反记账”、“反结账”等方面为企业大开“绿灯”，为少数企业和人员违反会计法规提供了可乘之机。另一方面，在软件研发过程中，由于研发人员考虑问题不十分全面，也给犯罪分子以可乘之机。

（二）业务操作和使用管理不规范造成的风险。企业应用现代化管理工具代替了陈旧落后、繁琐的手工核算，但是企业管理者的管理理念没有转变，严格而科学的管理往往只停留在形式上。同时，由于国家缺乏对电算化环境下会计账簿存储介质的严格规定，其原始性与可靠性无法得到保证，电子数据转入、修改大为便捷，出现了“无痕迹修改”、“瞬时删除”、“快速拼凑”等行为现象，极大地破坏了会计账簿信息的原始性、真实性和完整性。滥用或盗用操作密码进行操作的现象时有发生，也给账簿数据带来了风险. 而且国家对财务软件及其安装环境、存贮方式都缺乏明确的规定，例如，有些企业没有用于会计核算的专用计算机，使财务软件与其他的应用软件交错在一起，不利于会计信息的专门监管；对计算机维护不当、操作失误等，也给账簿管理带来了风险。

三、电算化会计账簿的风险防范对策

（一）加强软件购置及开发的管理。采购的软件。应当建立健全软件验收入库、保管和领用制度，建立软件资产账卡，规范软件资产财务入账等基础管理工作。要严格按照采购合同的约定，重点加强对软件授权证书或许可协议等核心资料的管理工作，确保软件资产安全，切实维护采购软件的知识产权。 对于自行开发或升级的软件。要切实加强对自行开发、升级软件的财务核算、资产管理和知识产权管理工作。合理确定开发或升级过程中发生的支出，加强软件资产价值核算，及时组织验收，建立或调整软件资产账卡。要加强对自行开发软件源代码、开发档案、验收文件等技术资料的归档管理，以及自主知识产权保密工作，妥善保管相关软件载体，确保软件资产安全保密

（二）加强操作控制会计电算化。随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和运用，会计电算化进一步向深层次发展，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。、遗漏操作和失误操作的控制程序，如违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止。建立操作日志制度，计算机程序中应对所有操作留有记录，包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对日记账和已结账业务设置不可进行修改或逆操作程序，要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正，以保证账簿数据的完整性和真实性。

（三）加大检查监督力度。要健全企业内部定期检查监督制度， 加强事中事后监管，证监会将进一步加大监管检查力度，发现发行承销过程中存在异常情形的，将暂停或者中止发行；建立常态化的抽查机制，加大事中事后检查力度。对会计账簿资料定期检查，主要检查电算化账务处理是否正确，是否遵照会计法规行事，审核费用签字是不是符合本单位的内部控制要求，凭证附件是否完整等因此，加强网络法制建设，加大网上执法力度，对不法分子的不法行为进行打击以起到震慑作用的任务势在必行。同时还应配备杀毒软件，定期或不定期地查杀病毒。

总之，在电算化会计下，账簿风险是客观存在的，但只要我们正视各种风险并认真分析，积极采取正确有效的措施进行严密地风险预防，那么电算化下账簿的风险是完全可以控制和减少的。

参考文献：

[1]艾文国.会计电算化

[2]李岩.会计电算化过程中的思考

[3]田震.浅谈会计电算化在实际工作中存在的问题