二维条码在OA中的应用

摘 要：为深入推动全区公文处理工作的科学化、规范化，提高公文流转效率，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅在自治区机关办文中推行使用公文二维条码。如何确保收发文工作既满足规定要求，又避免重复的手工录入工作，成为需要解决的问题。文章介绍了PDF417二维条码特性，并根据二维条码的应用部署要求，结合公司办文与OA系统实际，研究PDF417二维条码与公司OA系统的集成方案，实现了公文的自动化处理。

关键词：PDF417 OA 二维条码

中图分类号：TP319 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0130-02

为深入推动全区公文处理工作的科学化、规范化，提高公文流转效率，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅在自治区机关办文中推行使用公文二维条码。要求各单位公文、简报等文件资料交换的公文使用PDF417公文二维条码。

根据要求，公文二维条码要涵盖14项要素信息（版本号、条码编号、发文单位、公文种类或刊物名称、发文字号或期号、主送单位、标题、秘密等级、紧急程度、公文成文日期或刊物编印日期、层次、条码编制单位、条码制作日期、自定义字段），发文单位使用PDF417公文二维条码软件，生成规格尺寸为宽度不超过50 mm、高度不超过25 mm的公文二维条码。收文单位通过PDF417公文二维条码识读设备自动读取公文各要素信息，实现公文运转信息化管理。

1 PDF417二维条码

PDF417二维条码归属于层排式二维条码，在当前普遍使用。组成条码的每一个条码字符由4条和4个空共17个模块构成，故称为PDF417条码。由于PDF417二维条码具备所能够容纳的信息数量大、每单位体积内的质量高、纠错能力强、翻译代码可靠性高、不易泄密、印刷制作简易等方面的特点[1]。PDF417二维条码可表示数字、字母或二进制数，也可表示汉字。一个PDF417条码对于字符的存储量可达到1 850个，二进制数则为1 108个，数字是2 710个。它的错误纠正能力从0级到8级，随着级别增高，纠正能力加强。正是强力的纠错功能，使得损坏玷污的二维条码也可以被正确识读。以上优势使它可独立于数据运行，跟随文件进行信息流转，完成公文的自动化处理[2]。

2 公司公文管理的现状

公司从2005年起开始建设自己的办公自动化系统。经过多年的不断建设，已建成以应用支撑平台为基础、以工作流为核心、以知识库为依托、以用户和事务为中心，实现了办文、办事、办会、催办督办的核心功能需求，成为企业应用部署范围最广、用户人数最多、日常登录使用时间最长的信息系统。使得员工办公更加轻松自如，提高办公效率，降低行政成本，规范管理，提升企业的组织运营能力[3]。

自治区推行公文二维条码之后，如何确保收发文工作既满足公文管理和机要信件交换的需要，又避免重复的手工录入工作，成为提高公文运转效率需要解决的问题。

3 二维条码与OA办公系统集成

对于公文二维条码的应用部署，有两种解决方案：一是通过单机版软件实现条码的制作、识读和打印，也可以生成二维条码图片，制版时贴到指定位置上，进行印制。使用这种方式，公司在对外发文时，秘书要在公文二维条码系统中录入公文的相关要素信息，系统根据文件的要素生成二维条码图片，保存在计算机指定的硬盘上。秘书再将图片插入到Word中与文件一起编辑打印。收文时，要在OA系统中通过手工方式将文件的基本要素信息填入“企业收文”的登记栏目中，再在OA中进行流转。这些操作不但增加了秘书的工作量，还增大了人工操作出错的几率。二是可通过调用二维条码接口控件，生成二维条码，通过二维条码打印设备打印条码后粘贴在纸质公文相应的位置，也可将二维条码嵌入到版式电子公文进行制版印刷。

结合公司OA系统实际，利用二维条码系统向OA系统提供的条码识读与生成接口，实现发文时直接在OA系统中自动生成PDF417公文二维条码的图形文件，加贴在公文或简报正文的最后一页版记下方右侧。收文时可通过条码识读设备自动读取公文要素信息，实现机要文件登记的电子化信息化管理。

3.1 确定条码与公司OA收、发文公文字段的对应关系

根据自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅相关文件要求，公文二维条码包括14项要素信息。梳理其与OA字段的对应关系，以便于两系统间数据的传递。

收文时，OA需要获取的字段与二维条码系统字段对应关系见表1。

发文字段对应关系见表2。

3.2 条码识读接口功能

OA系统通过条码识读接口，识别读取扫描设备（扫描枪）扫描出条码中所包括的文件基本信息，实现信息的自动采集，而不需要人工输入，提高工作效率。在OA中的应用场景是，办公室秘书点击“二维码收文”按钮，并通过扫描枪扫描包含公文信息的二维条码之后，系统识别出二维条码信息，并利用此信息生成对应的“收文”流程的过程。条码识读接口调用流程图如图1所示。

3.3 条码生成接口功能

公文二维条码系统为OA系统提供条码生成接口，利用此接口OA系统可以自行制作文件条码。控件从OA中得到14项相关信息后，自动生成二维条码，并提供图形化的供OA系统使用的条形码，OA系统将此二维图形放置于文件指定的位置上。减少了秘书要单独在二维码公文系统中手工录入公文信息数据的工作量，在OA中的应用场景是办公室秘书在“公司发文”流程的“发文登记编号”环节，点击“生成二维码”按钮，生成二维条码，并将二维条码插入公文正文的过程。条码生成接口调用流程图如图2所示。

4 结语

通过在OA办公系统中集成二维条码技术，实现二维条码信息的自动识读和生成。发挥了二维条码在对外收发文中信息承载的作用。有效减少人工工作量， 提高文件管理水平， 提高办文效率。

参考文献

[1] 钱军.二维条形码在机关公文管理中的应用[J].科技广场，2010（6）：82-84.

[2] 薛宏.电子公文二维条码与归档关系思考[J].办公室业务， 2013（15）：207-209.

[3] 史冠卿，黄莺.浅析OA系统在公文管理中的应用[J].科技信息，2013（22）：261-263.