析如何加强城市建设项目的档案管理

摘要：城建档案作为重要的城市信息资源，在研究城市问题、开展城市规划编制、进行城市建设和管理、以及处理城市规划建设与管理方面的法律纠纷等方面，发挥了重要的作用。社会经济发展对档案管理工作提出了更高的要求，城建档案管理也要与时俱进，为城市各项社会事业的发展提供高效服务。本文介绍了城市建设工程档案工作的意义及其内容，分析了城建档案管理的现状，探讨了加强城市建设项目的档案管理措施。

关键词：城市建设 档案管理 意义 内容 现状 措施

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

当前，随着社会城镇化进程的加快，城市建设进入了快速发展时期，对城市建设档案管理也提出了更高的要求。城市建设档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当保存的文字、图表、声像等各种载体的文件资料，对城市建设起着重要的记录、参考作用。城市建设部门应采取得力措施，做好城市建设档案管理工作。

一、城市建设工程档案工作的意义及其内容

1、城市建设工程档案工作的意义

城市建设工程档案真实地记录了城市建设发展中各个阶段形成的有保存价值的真实历史资料, 是城市建设和维护的依据。在进行城市建设时, 如果没有完整、准确、系统的城建档案资料, 可以说城市建设就是盲目的。不管是在城市规划、旧城改造、新区开发, 还是城市的管理和科学技术的研究方面, 都离不开城建档案的科学依据作用。城市现代化进程的不断加快, 使得许多地面和空中设施、管线, 逐步转入地下, 使地下的建设物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多, 地下管线纵横交错, 密如蛛网, 管线与管线之间, 寸土必争, 而这些现代化城市设施的维护、管理、改建、扩建, 都离不开城建档案。如能合理利用城建档案, 就可以对城市进行合理开发, 保证工程建设的合理设计、施工, 充分发挥投资效益, 为国家节约人力、物力和财力, 促进城市建设的发展。如果忽视城建档案的作用, 就会给工程建设留下隐患, 造成重大损失。特别是一些隐蔽工程, 如地下管线, 没有档案, 出了事故, 维修无从下手。必然形成“地上乱搬家, 地下乱打架”现象, 挖断电缆、停电、停水的现象就难以避免, 从而影响整个城市正常生活和城市建设。所以, 必须重视城市建设档案工作, 特别是地下综合管网档案的收集、整理和保管, 必须要自始至终把城市规划建设档案的形成与积累工作, 纳入城市规划建设管理的程序, 建立健全完整、准确、系统的城建档案, 为城市建设及时、准确地提供科学的依据, 为城市现代化建设和管理服务。

2、城市建设工程档案的内容

城市建设工程, 是城市发展的脉络。城市建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它真实地记录、再现城市建设的全过程, 是城市建设和发展不可缺的信息资源。其内容包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

（1）工程准备阶段文件工程开工以前, 在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

（2）施工文件施工单位在工程施工过程中形成的文件。

（3）竣工图竣工图一般指就是施工图纸。

（4）竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

二、城建档案管理的现状分析

1、机会和优势

（1）城市化建设的日新月异为城建档案馆的建设、扩展、改建提供物质保证；（2）城建档案馆的效益型道路由市场经济体制来确立，为城建档案工作提供效益平台；（3）信息化的快速更新为城建档案管理提供技术保障；（4）城建档案馆通过图、情、档一体化的发展，在担负城建信息中心任务上有了新的经验借鉴和理论基础；（5）城建档案体系的逐渐完善，其档案工作经验的积累，能进一步发展城建档案馆，起到互利作用。

2、威胁和问题

（1）档案意识薄弱影响城建档案工作者积极性；（2）城建档案馆由于很少普及群众公共意识，使其自身社会形象淡薄；（3）档案馆藏结构不齐全、不合理、少特色和馆藏质量的弊端直接影响到档案信息的开发利用；（4）档案管理队伍素质不高使城建档案管理的发展缺乏应有活力。

三、加强城市建设项目的档案管理措施

1、加强管理意识

城市建设档案管理是一门专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2、掌握现代化管理技能，提高综合素质

以前，城市建设档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要城市建设档案管理工作者去掌握和运用。城市建设档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是城市建设档案工作者的必然方向。所以，城市建设档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理能力。

3、利用现代化技术，整理档案

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源，但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

4、加强继续教育

城市建设档案管理员首先要明确继续教育的原则从而选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性，继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。要坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。

（1）要刻苦学习档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。

（2）学习现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

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