Microsoft Office软件在办公自动化中的应用技巧

摘要：microsoft office是一个庞大的办公软件和I具软件的集合体，熟练地掌握和使用它的各项功能，对于提高使用者的文字处理能力和工作效率显得尤为重要。

关键词：Microsoft Office　办公自动化　Word　Excel　Access

中图分类号：TP317.1　文献标识码：A　文章编号：1002-2422(2010)02-0096-03

1　WORD的几点应用

1，1打造自己的命令按钮

(1)开启Microsoft word，单击工具菜单一宏一录制新宏如图1，输入宏名A3，表示纸型为A3。接着点击确定，系统开始录制新宏。宏的录制就是把自己的操作录制下来，在适当的时候自己再把自己原来的操作重新执行一遍。接下来自己根据需要进行页面设置，设置完成后停止录制。

(2)重复步骤1的操作，将其的纸型和页面设置统一录制下来，假设共录制的宏有：A3、A4、B4、B5，如图2所示。

(3)单击视图菜单一工具栏一自定义，在自定义窗口中选择命令选项卡，点击宏选项，可以看到所录制的宏已经呆在那儿了。直接用鼠标选择宏A3拖动到工具栏上。如图3所示。

(4)接下来自定义宏的图标，图标可以自己画，不过自己画出来的比较难看，可以复制一个图标的图像下来再进行编辑。在工具栏上找到一个图标，鼠标右键点击它，选择复制按钮图像，如图4所示，再用鼠标右键点击宏A3按钮，选择粘贴按钮图像，这样按钮图像就复制过去了，如图5所示。进一步选择右键菜单中的“默认样式”，这样按钮上文字不见了，只显示图标。

(5)完全复制按钮图像，不免有抄袭之嫌，且其所实现功能不直观。进一步在图5的右键菜单中选择编辑按钮图像。对图像进行编辑，编辑完后点确定即可，如图6所示。

(6)按照同样方法，可以设定宏A4、B4、B5按钮。当然要实现其功能只要多录制几个宏即可。

1，2页眉页脚随处放

习惯上认为页眉页脚只能处于页眉或页脚位置，实际上页眉和页脚中的文字的位置可以是任意的。方法是在页眉(或页脚)中插入一个文本框，设置文本框的版式为衬于文字下方，将文本框的框线设为无色。此时文本框的位置可以任意拖动，这样页眉(或页脚)中的内容就不再局限于它的原始位置。

在打印预览模式下查看某Word文档时，可能会需要调节或编辑某些图片和文字。是不是一定要回到编辑状态呢?其实完全可以在打印预览模式下完成这些编辑修改。具体操作方法是：

(1)点击文件菜单中的打印预览。

(2)点击需要编辑区域中的文字，Word将放大该区域。

(3)点击打印预览工具栏上的放大镜，当鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时，就可以编辑该文档了。要想退出打印预览并返回到原先的文档视图，点击关闭。

1，4修复损坏的文档

使用word或电子表格，文件有时出现打不开的情况，也即是文件损坏。出现这种情况其实有种方法可以尝试。在word中点击打开文件按钮，在打开窗口中首先找到要打开的文件，点击打开按钮上的小三角符号，在展开选项中选择“打开并修复”。

1，5让文字适应表格

Word中作表格，当表格中文字较多时，表格的列宽会自动撑大。但有时想保持列宽不变，又想多输几个字进去，这时可以让文字适应表格。用鼠标右键点击要设置的单元格，右键菜单中选择“表格属性”，在“表格属性”窗口中选择“单元格”中的“选项”，将左右边距设为0，选中“适应文字”选项。设置完后文字就可以挤进去了。

1，6 word中表格的快速计算

同excel一样，word表格中计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示。Word中的计算都是通过域实现，点击etrl+F9在要计算的地方插入一个域{}，在大括号中输入计算公式(比如(=sum(a3：d10)})，输入的是公式，不是计算结果，要显示计算结果，只要点击F9，更新域的值即可。如果表格中的部分数值发生改变，可以选中全文(ctrl+A)后点F9更新文中所有域的值。

1，7表格中的标题行重复

当一个表格较长超过一页时，在第一页之后的表格中就看不到表头部分，希望在每一页都留有表头。Word中操作方法：选中表格首行，点击“表格”－“标题行重复”。在excel中操作方法：点击“文件”－“页面设置”－“工作表”－“顶端标题行”－选择要重复出现的行。

1，8 ctrl键的妙用

Ctrl键除了与诸多的字母组成快捷键之外，还有很多妙用。比如：

(1)“etrl键+]”可使选定文字号不断增大，“etrl键+[”可使文字不断缩小。

(2)“ctrl+鼠标滚球”可使窗口显示增大或缩小。

(3)“etrl+鼠标左键”可选定全文。

(4)“etrl+F9”可插入一个域。

(5)“ctrl+”+””可使文字在上标和下标之间切换。

2　EXCEL的应用

2，1显示值和实际值的纠纷

Excel在表格制作和数据处理中可以说是功能强大，快捷方便。特别是excel的计算功能特别方便，往往可以把excel当作计算器来使用。通常认为计算机的计算是不会出错的，但是在excel中经常有计算“失误”的时候，在此举例说明。比方有这样一个计算工资的表格如图7所示，设好公式以后，计算结果没有任何问题。当实发工资保留2位有效数字以后，于是出现图8的结果。这时候问题产生了，把最后一列实发工资用计算器加一下，实际结果是6348.58，不是6348.56。这一下发放工资的人可要倒霉了，领了6348.56元，却要发出去6348.58元。人数一多，这个误差还要大。

原来电子表格中参与计算的是实际存储值而不是显示值。第一个职工李振华的实发工资是712.49元，电子表格中存储的实际值是712.485元。参与计算的是712.485而不是712.49，这给最后的合计造成了误差。

解决方法有两个：一种方法是实发工资采用四舍五入函数round()来进行计算，比如李振华的实发工资原来用的公式是=E2-F2，把它改为＝round(E2-F2，2)。“2”表示四舍五入后保留的小数点位数。第二种方法是依次选择“工具－选项－重新计算”，勾选“以显示精度为准”。选择这一项的目的是让Excel以显示值参加运算，这样计算结果就没有误差了。

2，2 Excel中的批量操作

(1)一次选定多个行(或列)标签，同时选定多行后，点击“插入一行”，可以一次插入多行。选定了多少行就可以一次插入多少行。

(2)当要在表格中插入多个不连续的重复数据时，可以复制一个数据，再配合ctrl(跳跃选择)键和shift(连续选择)键选择目标区域，再点粘贴(ctrl+v)即可将原始数据复制到选定单元格中。

(3)当打开多个excel窗口，按住shift键，再点击“保存”按钮，就可以同时保存多个窗口中的文件。

(4)当要对多个工作表中进行相同设置和编辑时，可以按住ctrl键同时选择多个工作表标签，接下来执行的编辑操作将适用于所有选定工作表。

3　结束语

计算机文字处理软件彻底改变了传统的文字处理方式，将文字的录入、编辑、排版、存储和打印融为一体。