浅析建筑行业工程档案管理工作的要点

摘要：进入新世纪，我国的建筑业得到了飞速的发展，真正成为了国民经济的支柱性行业。在建筑行业迅速发展的同时，在工程施工中形成了大量的资料和档案，这些档案对于建筑企业和建筑行业有着极其重要的作用。

关键词：建筑行业；工程档案；管理；要点

前言：建筑行业工程档案的定义为：建筑企业在以往或正在进行的各项社会活动中形成的、积累的、借鉴的各种具有记录功能的信息载体的总称，它的特点是直接、清晰、确定且记录完整。建筑行业工程档案的价值是指：建筑工程档案对企业所从事的社会实践活动的，凭证作用和情报作用，其外显的形式为建筑企业和相关人员做以客观存在物上的证明，具有实用性和有益性以及有用程度。

1.建筑行业工程档案管理工作的现状

1.1 建筑企业工程档案的分类。由于划分的角度不同，建筑企业工程档案的分类也有很多种类。例如：按照建筑工程档案的来源可将档案划分为外来档案和自制档案。按照用途可将档案划分为设计档案、施工档案和验收档案。按照效力可将档案划分为法律档案、法规档案、行业规章档案和内行管理手册档案等。

1.2 建筑企业工程档案管理的现状。首先，应该肯定建筑企业工程档案管理工作取得了相当可观的成绩，随着数字化和网络化的推进，企业档案的管理逐步走向正规，并且基本形成了一套适应我国建筑企业实际的，可操作的档案管理规范。其次，也应该看到目前我国的建筑企业工程档案管理工作距离国外先进水平还存在着不小的差距，这表现为物质条件上的，更重要的是意识和认知上的差距非常大。最后，还应看到我国建筑企业工程档案管理工作的机遇有很多，作为企业档案管理工作者应该抓住这个机遇，有效服务于社会和企业，更好地发挥档案的各种价值，更好地为企业发展和社会大众服务。

1.3 建筑企业工程档案管理存在的不足

首先，建筑企业工程档案的资料整理劳动强度大，工作时间长，单调乏味，收入偏低，这些因素在吸引人才方面存在着职业性的缺陷，很多企业的档案管理首先面临的问题是人员的匮乏。其次，建筑企业工程档案搜集和整理的关键阶段往往是建筑工程的收尾阶段，企业工作的重心偏重于施工和检查，大部分精力没有放到档案工作上，在管理意识上弱化了档案工作。最后，建筑工程档案分布于企业的各个部门和单位，这在组织形式上为实现档案的科学化、集约化管理造成障碍。

1.4 建筑企业工程档案管理不善的后果

首先，在工程建设中如果不注重档案资料的收集和整理工作将会为后期的档案工作带来巨大的麻烦。其次，建筑企业不能很好地利用工程档案的各项价值，失去了档案管理工作的意义和作用。最后，管理不善的建筑工程档案工作是企业管理水平低下的一个表现，同时档案管理水平的决定于企业的管理。

2.建筑行业工程档案管理工作的要点

2.1 加强对建筑档案管理体制改革的研究要定期对国家制定适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合建筑工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。

2.2 思想上要重视工程档案管理工作

工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

2.3 要制定工程档案管理办法

第一，做好档案管理事前控制，为保证档案管理工作的有序进行，实现对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，应拟定档案管理事前控制办法，定各部门在档案管理工作中行为，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。第二，做好档案管理的事中控制，在档案管理的过程中采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。

2.4 加强对建筑工程档案工作信息化和网络化建设的研究。

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，已经成为项目档案管理一个发展方向。

2.5 及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

2.6加强工程档案管理人员和有关技术人员进行培训。必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。加强对现有档案人员的继续教育，要因材施教，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。

2.7 对建筑档案的验收要严格把关。

这是保证建筑档案质量的重要环节，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

结束语：

进入新世纪后，我国建筑企业面临严峻的挑战和激烈的竞争，推进企业管理体制改革将会是一个重点，建筑工程档案管理也会在这一挑战和机遇面前发生新的变化，作为建筑企业档案工作者应积极学习和借鉴国外建设工程档案管理经验和手段，充分利用我们的本土化优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结完善建设工程档案管理的经验，促进建筑工程档案管理再上一个台阶。

参考文献：

[1] 蔡毅敏.当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案.2008，07.

[2] 吴莹.论建筑工程档案创新的几个方面[J].科技资讯.2011，19.

[3] 陈鸣凤.浅析建筑施工企业的文档一体化[J].才智.2011，25.