浅析干部人事档案管理工作的现代化改革

[关键词]干部人事；档案管理；改革

干部人事档案是我们选人用人和正确使用干部的重要依据，它在加强领导班子和干部队伍建设，培养造就大批德才兼备的人才中起着重要的作用。我们要转变干部人事档案管理工作的思路，努力建设一个高质量的档案管理体系，为企业的发展，为企业选拔人才打下坚实的基础。

一、干部人事档案管理存在的主要问题

1.档案管理不完善，影响档案质量

通过对档案的查阅，发现档案材料收集、整理、归档中的完整率、准确率和齐全率没有达标，普遍存在以下问题：一是档案材料收集不齐，特别是一些重要的材料如入党材料、考察材料、干部任免材料没有收集齐全；二是档案材料内容填写失真，有的干部档案年龄和文化程度存在前后不一的现象；三是目录书写不规范、不工整，存在涂改和乱画现象；四是归档材料未编页码的现象较为普遍，有的页码与目录不相符；五是整理不够规范，部分材料归类不准确，不该归档的材料也归了档，如各种证书原件和复印件；六是有少量的履历表、自传未盖组织人事部门公章；七是零散材料没有及时归档。

2.内容陈旧，多头管理

新时期人事档案的价值正在发生着变化，其社会价值已不如以前那样重要，在传统人事制度下形成的人事档案，有些陈旧的信息内容已不能满足现代社会对人事档案价值的需求。如人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的材料少。有的单位对新形势下干部档案工作中出现的新问题不能很好地处理，规章制度不健全，导致对干部人事档案归属不明，管理不善，出现了混乱、多头管理现象。

3.管理手段落后，缺乏创新意识

在整理档案过程中，都是靠手工操作，如裁叠文件、打页码、装订、编制封面等都是手工操作，费时、费力，效率低。没有引进干部人事档案管理软件。

二、干部人事档案管理的现代化改革

人事档案管理的现代化改革经过几年的努力已经取得了很大的进步，但是也存在着一些漏洞需要我们不断去弥补。

1.采用光存储

病毒的侵入和系统的崩溃，是造成计算机数据泄密和丢失的主要原因。对此可以用定期光存储的方式进行解决。利用光盘刻录，定期将人事档案的数据刻录后归档保存备份，可以避免因计算机安全原因给人事档案管理带来的威胁。

2.配置扫描仪

人事档案的管理，对一些档案的原件有很高的要求，文件类档案往往只有一份，证书类档案往往因对个人的重要性，在过去只能采取复印的方式来在档案中保存，复印的质量和纸张的质量等都影响着档案的直观效果。将文件类和证书类档案进行扫描，以数字化的形式进行归档，令调阅更直观，也增强了原始档案的安全性。

3.补充监控程序

运用人力资源管理系统进行管理，使人事档案管理工作各节点、各岗位的权限和职责更为清晰。各节点工作任务是否在规定时间内完成、每一步操作的时间性、结果的正确性都被计算机很明确的记录下来，实现了人事档案管理工作的全过程监控，也大大促进了考核工作的准确性。

4.开发数据分析软件

促进企业和员工共同发展是人力资源管理工作的重要目标。通过人事档案信息化管理，对员工的成长历程和发展方向进行全面的了解分析，揭示不同年龄段、不同岗位、不同学历员工的成才途径，为员工职业生涯的设计提供指导和帮助，做到“量身定造”，实现对员工的职业分析的数据化和科学化，有利于企业对技能型人才、管理型人才和技术型人才进行有针对性的培养，也有利于引导员工选择自我成才方向。

完善人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，需要宏观上的调控指导，也需要微观上的具体实践，但无论怎样，都必须以人事档案的改革创新为核心。通过一系列改革创新，深化认识，开拓创新，不断提高人事档案工作质量和服务水平。以上对实现人事档案管理的新趋势的论述，只是从宏观的角度对几个基本的问题进行了讨论。我们应该清楚地意识到，要真正实现人事档案管理的新趋势，还必须从理论和实际方面做很多工作。人事档案管理新趋势必须以良好的基础工作为前提，要做好收集、鉴定、整理、保管、转递等工作。改革创新的步伐是艰难的，实现人事档案管理制度的全面改革不会一蹴而就，需要我们在实践中不断总结经验，探索新思路、新方法。 （编辑/刘佳）