Word2007经典“替换”六板斧

人人都在用Word,但却很少有人知道其“替换”命令功能有多强大。不信，你就看看以下这6个经典word2007“替换”应用。

1 统计字符出现频率

如果你需要知道一篇Word文档中某个词出现的次数，那么“字数统计”命令是无能为力的，因为它只能够统计出选中文本或整篇文档的段落数、字符数等。要统计某个字符比如“红旗”一词在文档中出现的次数，可请“替换”帮忙，操作步骤如下：

1.单击“开始”选项卡，然后在“编辑”组中，单击“替换”，打开“查找和替换”对话框。

2.在“查找内容”框中键入“红旗”；在“替换为”框中也键入“红旗”；在“搜索”框中确认选择“全部”(如图1)。如果看不到“搜索”框，请先单击“更多”按钮。

3.单击“全部替换”按钮，这时会出现“Word已完成对文档的搜索并已完成×处替换”的提示信息(如图2)，其中的“×”就是“红旗”一词在文档中出现的频率。看清楚后，单击“确定”按钮。

4.单击“关闭”按钮以关闭“查找和替换”对话框。

2 删除多余空段落

你从网上“复制”了一些文本，然后“粘贴”到了Word文档中，却发文本中有不少的无谓回车换行符，该怎样快速删除回车换行符呢?操作步骤如下：

1.打开“查找和替换”对话框。

2.单击“查找内容”框，然后单击“特殊格式”按钮(如果看不到“特殊格式”按钮，请先单击“更多”按钮)，再单击“段落标记”，这时“^P”出现在“查找内容”框中，它代表了段落标记即回车换行符。再次单击“特殊格式”按钮，并单击“段落标记”(如图3)。我们在“查找内容”框中输入两个段落标记，即是通知Word要查找的内容为只有回车换行符的相临的两个空段落。单击“替换为”框，然后单击“特殊格式”，再单击“段落标记”。我们在“替换为”框中输入一个段落标记，就是告诉Word把找到的两个空段落，替换为一个空段落。

3.连续单击“全部替换”按钮，当系统提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”时，关闭“查找和替换”对话框。

3 替换并加着重号

在介绍出场人物时，通常主持人都会加上“著名的”这三个字，于是在你编辑完成了一篇Word文档后，突然感到十分必要在文档中所有的“钱学士”前冠以“著名的”三字，并在“著名的钱学士”下加上着重号。以下就是快速而准确地完成该项任务的好方法：

1.打开“查找和替换”对话框。

2.在“查找内容”框中键入“钱学士”；在“替换为”框中键入“著名的^&”，^&代表查找到的内容，并且^和&是半角字符，最好在英文输入状态下输入选中“使用通配符”复选框。如果看不到“使用通配符”按钮，请先单击“更多”按钮。

3.单击“格式”按钮(如果看不到“格式”按钮，请先单击“更多”按钮)，然后单击“字体”(如图4)。

4.单击“字体”选项卡，在“着重号”框中，单击着重号“・”(如图5)，单击“确定”按钮。

5.单击“全部替换”按钮。

6.关闭“查找和替换”对话框。

现在，文档中所有的“钱学士”就摇身一变成为“著名的钱学士”并被加上着重号啦!

4 “帧弊炙俦洹八喜字”有一篇Word文档，其中有许多个“帧弊郑今你要将“帧比部替换为“双喜字”，由于要在“查找内容”框中直接输入“帧弊植⒎且资拢你该怎么办呢?其实，此时你就可以请“剪贴板”帮忙了，操作步骤如下：

1.选中文档中的一个“帧弊郑然后单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中，单击“复制”，将“帧弊指粗频健凹籼板”中备用。

2.打开“查找和替换”对话框。

3.右键单击“查找内容”后的方框，然后在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴”(如图6)，此时“帧弊殖鱿衷诜娇蚰凇；蛐砟阍谟玫氖Word200 3或更早版本的Word，那么右键单击“查找内容”后的方框后，系统将不会弹出快捷菜单，着急了吧?不急，因为此时你可如此操作：首先复制文档中的一个“韩”字，然后在“查找和替换”对话框中，单击“查找内容”后的方框，再按下Ctrl+V键。怎么样，“帧弊滞样在“查找内容”后的方框中了吧!

4.在“替换为”框中键入“双喜字”，然后单击“全部替换”按钮。

5 二氧化碳CO2

“剪贴板”除了可以插手“查找内容”框外，还可以干预“替换为”框。比如，有一篇Word文档中有众多的“二氧化碳”，现在需要将“二氧化碳”这个词改为二氧化碳的分子式即“co2”。为了完成该项替换任务，你还是请“剪贴板”帮忙，操作步骤如下：

1.将文档中的一个“二氧化碳”手工改为“co2”(这个2为下标格式)，然后选中这个“C02”并单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”，将“co2”复制到“剪贴板”中备用。

2.打开“查找和替换”对话框。

3.在“查找内容”框中键入“二氧化碳”，确认“替换为”框中内容为空，单击“特殊格式”按钮，再单击“”剪贴板“内容”，这时“替换为”框中出现“c”，即表示以“剪贴板”中的内容为替换内容。

4.单击“全部替换”按钮。

6 日期格式随意换

在一篇Word文档中，有许多2008-5-12格式的日期，现在需要将它们改为“2008年5月12日”这种格式，该怎样快速而准确的完成这项工作呢?还是请“替换”帮忙，操作步骤如下：

1.打开“查找和替换”对话框。

2.在“查找内容”框中键入“([0-9]{4})-([0-9]{1，2})-([O-9]{1，2})”，在“替换为”框中键入“＼1年＼2月＼3日”。键入的内容除“-”是根据文档中日期格式中的“-”输入外，其余全为半角字符。

3.选中“使用通配符”复选框，然后单击“全部替换”按钮。

现在，文档中的日期都变成希望的格式了吧!在此，我们有必要对“替换”操作中使用的通配符进行简要说明：在“查找内容”框中可使用小括号对要查找的通配符和文本进行分组，以指明处理顺序。然后，在“替换为”框中可以使用＼n(n为正整数)通配符将查找到的内容替换为经过重新排列的表达式。例如，在上例中＼1指的是“[0-9]{4}”，＼2指的是“[0-9]{1，2}”，＼3指的是“[0-9]{1，2}”。[0-9]{4}是指定取0-9范围内的任意4个数字如2008。[0-9]{1，2}是指定取0-9范围内的任意1或2个数字如4、02等，这可以保证2008.05.31或2008.5.31都能够被正确找到。注意，中括号内指定的范围必须是升序。

以上操作以Word2007为例。在其他Word版本中会有所不同，请在具体使用时加以注意。没想到Word“替换”命令会有如上功用吧?其实，“替换”命令功能大着呢，就由你自己慢慢开发使用好了。