拒绝“超重”

如果医生告诉你,你的生活方式不太健康,相信你一定会尽力通过锻炼身体、改善日常饮食、定期做身体检查等方法,来改善你的健康状况。虽然这样做不可能一蹴而就,但至少在听取建议后,你的健康状况会逐渐改善。

当企业对待其数据存储的“健康”状况时,很多企业都忽视了听取“建议”的重要性。他们往往习惯于自己制定的策略,使数据存储因此变得越来越“重”。

以上的发现是根据《赛门铁克2010信息管理健康调查》而得出的,该调查对来自26个国家的1680位资深IT和法律部门的高层管理者进行了访问。调查结果显示,87%的受访者相信,一份正式的信息留存计划是非常必要的;但实际上仅有46%的企业制定了这样的计划,而能真正执行自己制定的计划的企业更少。调查还显示,虽然有企业制定了信息留存计划,但是大多企业依旧会将信息无限期地留存,而不是借助已制定的计划,充满信心地删除一些不必要的数据。

下面是来自《赛门铁克2010信息管理健康调查报告》的几个重要发现:

一、企业信息管理的目标和实际的操作之间存在差距。

二、很多企业正在不正确地使用备份系统来归档,他们甚至不能解释为什么依然还有40%的数据存放在备份磁带上。

三、第一条中提到的差距导致了存储量的大幅增长,备份窗口难以长期维持,诉讼风险增加以及数据发现过程变得昂贵和低效,这些都将给企业带来严重的后果。

一个全面的信息管理计划,对于企业有效管理日益增长的数据量将起到至关重要的作用,还能使企业的信息搜索和数据恢复变得快速、简单。

但是由于《美国联邦民事程序规则》第30条b部分第6款规定,企业有作证义务,当诉方或法院要求企业证明某项信息科技实践时,企业应提供证人。企业有义务将公司的政策、流程及IT部门如何强化这些政策的细节提供解释和证明。所以,很多企业担心重要信息会被意外删除,所以他们宁愿选择无限期留存所有信息,不断囤积备份数据以防某些时候需要用到其中的一些数据。企业采用这样的方法时,基本没考虑企业信息留存计划或IT资源等因素。

用不正确的方式留存数据是很多企业存在的问题。70%的被访企业正在使用备份系统实现依法留存数据,而有些数据的保留并不是备份系统能做的。更为糟糕的是,25%的被访企业在对文件和档案进行依法保留时,会将整个备份组无限期留存下来,这使得依法保留信息就占据了45%的备份存储空间。这意味着,他们只是使用备份系统来归档,而不是将备份系统作为一种工具,以确保在遇到灾难时系统能帮助他们恢复数据。

企业对归档也没有清晰的认知。该调查显示,企业四分之三的备份数据是被无限期留存或是依法保留的。此外,有51%的被访企业禁止员工在本地的机器和硬盘上创建自己的档案文件,然而65%的被访企业认为他们的员工不会遵守企业的规定。

企业的存储系统,既要在出现系统灾难时可以恢复数据,同时还要能通过归档来满足搜索和发现数据的需求。而备份是服务于恢复的,归档也是服务于恢复的。

企业持续购买存储来满足留存大量数据的需求,导致备份花费的时间越来越长。同时,过度留存数据使得数据恢复的速度更缓慢。然而,恢复这样庞大的备份数据,将使任何灾难恢复项目难以进行,而满足搜索需求的过程也将变得更困难。因为,当一个GB的存储空间留存了100万封电子邮件的时候,数据的审计成本将不可小视,而数据的审计成本是存储成本的1500倍。