建筑工程档案整理存在的问题及对策

[摘 要]本文对建筑工程档案整理工作进行了简要分析，说明其中存在的问题并提出相应的解决对策。本文认为，建筑工程档案整理工作不仅包含了对已经存在于档案室中的资料进行归档保存，还包括了档案的收集和分类分析等，要使建筑工程档案整理真正发挥效用，需要对工程档案收集建立相应的制度，并以档案管理工作人员的职业能力提升以及档案管理工作的信息化发展为主要手段，促进档案整理工作发展。

[关键词]建筑工程 档案整理 问题

中图分类号：TU712；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0194-01

引言：建筑工程从规划、设计、施工、质量检验和竣工以及投入使用过程中所产生的一切资料都能够反应工程建设的真实记录情况，因此也成为建筑企业档案管理中的重头戏。档案管理工作以档案的收集、归档和分析为基础，这是档案整理工作中的主要内容。档案整理工作成为了建筑企业工程档案管理中最值得探讨的话题。

1.建筑工程档案整理工作的现状及重要性

1.1 建筑工程档案整理工作的现状

目前，越来越多的建筑企业都开始重视工程档案的收集和管理，在建设过程中遇到的问题和困难，也都可以通过工程档案分析得以解决，因此，建筑工程档案整理在整个档案管理工作中发展的比较迅速。除了派遣档案工作人员进入施工现场进行跟踪式的收集之外，很多建筑企业将相关的财务档案以及工程设计档案等，都通过信息化的管理方式进行传输和管理，这为工程档案整理工作的高效发展提供了帮助，也逐渐成为未来工程档案整理工作的主要发展趋势。

1.2 建筑工程档案整理工作的重要性

对建筑工程档案整理并非简单地将提交上来的工程档案进行分类收集和保存，实际上，整理档案的工作应从档案资料诞生的时刻开始，因此，建筑工程档案整理实际上包括了档案收集、档案归档管理两部分。档案收集工作保证档案资料的完整性，档案归档管理是后续档案应用的基础，因此说，档案整理工作在建筑工程档案的应用可能性和应用效果发挥方面具有举足轻重的地位。

2.建筑工程档案整理工作中存在的问题

2.1 工程档案收集不够真实和完整

建筑工程的档案资料从工程规划开始就产生了，工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料、竣工图等都属于工程档案中的重要内容，因此，此类档案的收集和整理，应该与工程的进程同步。然而，很多建筑企业在档案收集的过程中残生了重点偏颇的现象，导致了工程档案收集不够完整的问题。大多数跟随工程进行档案收集和整理的工作人员，都是在施工开始才进入工地，收集综合管理和工程技术＼档案，而之前的规划设计过程中所产生的设计变更以及设计对工程的影响，就不能从档案中体现出来，也影响了工程档案的可用价值；工程档案来源于不同的施工小组和与工程有关的部门，有许多部门为了及时上交档案，所整理的资料并不一定是与工程实际完全相符合的，有一部分甚至是由相关负责人通过回忆和整理的方式提交上来的，这部分资料的真实性也值得商榷。

2.2 工程档案工作人员的能力不足

目前在一些工程项目都配备了相应的资料员从事工程资料收集整理的工作，他们具有资料归档整编的相应知识，但对工程施工方面的专业知识较少，基本不懂工程施工流程，需要收集哪些资料，资料的填写是否规范，与工程实体部位是否一致等，而工程技术人员则又不太熟悉资料归档整理的有关规定，缺少相关的知识，例如归档资料不可以采用复印件代替原件，应采用耐久性强的书写材料，字迹要清楚，采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张等，这两者没有很好地结合起来。

2.3 工程档案移交速度慢并且精确性差

施工后期，多数技术人员已经撤离了工地，加之施工单位对竣工档案管理要求不高，没能在施工期间将档案整理完全，致使不能在规定时间内提交工程档案。有的是因为建设单位和施工单位之间存在拖欠工程款问题，造成工程周期延长，档案材料长期不能归档，而且材料一般都残缺不全，工程竣工档案基本上无法有效编制。有的是因为施工单位在施工过程中进行了人员更换，施工部门之间进行了重组，档案管理人员更换，交接不完善，造成了材料分散和缺失。这些原因都是造成施工档案不能及时完成移交的根本性原因。

3.解决建筑工程档案整理问题的措施

3.1 建立档案收集整理制度

为了使工程档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值，必须保证工程档案资料伴随工程进程诞生并及时提交，大部分建筑企业并没有将工程档案收集整理制度独立出来，只是按照企业档案管理的一般规则进行整理，这不符合建筑工程档案资料整理的实际需要，因此，建立档案收集整理制度是十分必要的。首先，建筑企业应该重视到工程档案的特殊性，对档案资料的阶段性特征进行分类，例如设计阶段的档案来源复杂、施工规划阶段的档案变更频繁、施工阶段的档案类型复杂等。在充分分析不同类型档案的特征基础上，按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集；其次，完全来源于建筑企业本身的档案，应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定，并将档案提交的责任与施工责任合并起来，同时纳入到施工管理当中，使所有参与施工的工作人员和管理负责人，将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成。

3.2 加强档案工作人员的培训

企业派往施工现场的档案管理工作人员虽然能够有效地完成档案收集和整理工作，但是，施工现场情况复杂，任何一个细节都可以作为档案资料中的内容，要使档案工作人员收集到完整的工程资料是不现实的。而在工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此，建筑企业要及时调查了解各施工小队的具体情况，加强档案管理工作人员与施工小队资料收集者之间的沟通，取长补短，使这种交流成为企业进行档案工作人员培训的一种方式。只有这样，档案管理工作人员才能够充分认识到工程档案的复杂性并进行科学的整理，而施工小队也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料。

3.3 应用信息技术解决工程档案移交问题

目前在工程档案管理工作中，政府机构对建设单位和施工企业进行的约束力度不大，建设单位在档案整理过程中没有压力，档案整理的效果差，速度慢，甚至有的单位对建设工程档案根本没有整理的想法。必须积极推进档案专业化规范化管理，确立建设工程档案管理体系，并且积极引入计算机管理机制，才能促进快速的档案移交。同时，因为档案工作与工程进度是同步的，建设单位和施工单位之间按时有效履行合同也是按时移交档案的有效保证。另外，档案管理人员要保持稳定，即使在有管理人员更换的情况下，也需要积极促进交接工作的快速完成。

4.结语

综上所述，工程档案整理是建筑企业档案管理工作中的重要环节，面对目前大多数建筑企业在此类档案整理中存在的问题，应该以档案整理制度的建立、档案工作人员职业能力的发展以及信息技术的应用作为促进档案整理工作发展的主要方法。希望本文能够为工程档案整理工作的发展提供帮助。

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