计生档案信息化管理分析

人口和计划生育政策已执行了30余年，在新的历史条件下正在全面转型，而加速建设人口计生档案信息化，运用信息化、网络化提升人口计生部门上下级之间信息资源共享水平，提高办事和行政管理效率，将是推进人口计生工作深入健康发展的新方向和新动力。目前，人口计生系统已广泛使用了以育龄妇女档案信息为基础的各类数据信息和业务工作平台，搭建了纵向到底的数据信息网络，初步建成了覆盖全部人口、记载详细记录的档案信息数据库。随着政府层面职能分工的不断细化和信息共享的不断加强，人口计生数据信息的应用领域和作用发挥得到不断扩大。但由于各种原因，目前人口计生档案信息化的应用程序和应用效果还远未达预期，对此以丰县为例，就人口计生档案信息化工作的实践应用进行探析。

一、人口计生档案信息化现状

——信息化工作的硬件、软件、应用和成效

1.硬件配置

丰县卫生计生委与电信部门合作在开通省、市、县三级光纤专网的基础上，又开通100M光纤接入互联网，购买了防火墙等网络设备，通过VPDN拨号将村级计算机接入县人口计生信息中心。目前，该县用于计生信息化的服务器3台，计算机376台，信息中心建设和计算机设备均达规定标准。

2.软件应用

使用的计生信息系统软件包括：PAS全员人口信息平台、WIS人口计生综合信息平台、PADIS流动人口信息交换平台等以信息数据库为基础的系统平台和全国药具信息管理系统、孕前保健系统，以及再生育审批发证系统、独生子女证件办理软件、孕环情监测管理软件和人口计生目标考评管理系统等应用系统。计生部门主要掌握的档案信息类别包括：人员基本信息、结婚信息、怀孕信息、出生信息、避孕信息、技术服务信息、政策信息等。

3.应用范围

应用范围已从最初的单机版报表填报，发展到目前的多种计生业务综合应用和对外数据信息提供。数据信息的应用现状主要有以下几个方面：（1）计生业务应用。计生业务应用是人口计生档案数据应用的主要目标，目前人口计生信息数据可以引导开展的计生业务包括：考核评估、技术服务、政策兑现、财政预算等方面。（2）政府宏观应用。在各级政府进行宏观决策、制定规划和具体计划过程中，引用计生部门的总人口数、当年出生人口数、计划生育率、出生率、性别比等信息数据。（3）相关部门应用。部分政府相关部门向计生部门不定期索取数据信息，如教育局每年度向计生部门索取近3年出生人数和其中女童数，作为安排入园计划和教育规划的测算用途等。（4）社会公众应用。群众习惯于关心涉及自身的计划生育政策相关信息，对于可能与自身有关的出生数（涉及今后子女入园、入学、工作）、单独家庭数、批准生育二胎数、独生子女数等信息数据通过媒体或网络获得。

4.档案信息化已取得的成效

（1）提高了数据信息质量综合信息平台经过三次升级，信息变更及时，已婚育龄妇女覆盖率、主要数据项完整率、逻辑关系准确率、信息准确率均有明显提高。通过对数据实时更新，解决了县镇数据不一致的现象。数字计生系统中还增加了公用信息管理、抽样调查等功能，改进了人口迁移、逻辑审核等功能，解决了育龄群众信息失真、数据丢失等问题，提高了数据质量。（2）减轻了基层工作负担传统的手工资料无数据查询、统计功能，每找一个信息都要将台账资料翻一遍。计划生育信息是动态信息，工作量较大，省综合信息平台、数字计生系统建好后，取消了传统的各种手工台账，采用实时电子台账，具有强大的查询、统计功能，实现了“无纸化”办公。（3）提高了考核调研效率建立健全育龄妇女图像指纹电子档案，解决了调研评估时对育妇信息难以查询等问题，既提高了工作效率，降低了行政成本，又减少对育龄妇女正常生活的干扰。（4）优化了服务效能通过省综合信息平台、数字计生系统，将育龄妇女参加优质服务、奖励扶助优惠政策、优生优育引导、生殖道感染防治、四项手术免费服务及奖励金兑现等各项服务情况及时记载，可以为广大育龄群众提供更优的服务，为实施诚信管理提供可靠的技术平台。

二、档案信息化工作中存在的问题及原因分析

从目前情况来看，人口计生档案信息化工作的确推动了人口计生工作开展，提高了工作效率和工作质量，取得了一定的效果，但从深层次看，档案信息化工作还存在着一些问题和薄弱环节。分析原因主要有以下几点：

1.数据整体质量不高

（1）信息覆盖率仍较低。主要表现在计生业务系统WIS上，WIS系统的数据覆盖率为74.47%。同时PIS和WIS中还存在数量可观的重复信息，以及一部分没有实时清理的迁出信息。不完整的数据覆盖面直接导致自动报表、服务引导、政策兑现引导等方面的覆盖不到位。（2）信息准确性较低。主要原因在两库数据量庞大，且两库间信息的重复项目较多，一线的计生工作者在大社区的背景和人力严重不足的现状下，无法保证信息的及时、准确采集。另一方面，群众所提供的信息主要为口头申报，由于厌烦情绪等，不少群众也只是随口说说而已，严重影响信息质量。

2.信息采集方式单一

计生部门在信息数据上权威性不高，人口信息比不上公安，出生信息比不上卫生，婚姻信息比不上民政，技术服务信息比不上卫生。公安、民政、卫生、劳保等部门基本上是公民信息申报制度，群众申报信息的准确程度较高，故信息权威性亦较高。计生部门既没有申报制度，也没有很强的利益导向政策吸引群众来主动申报登记信息。目前办理二胎准生证、独生子女证、奖励扶助是相对有效一点的信息采集手段，但是所采集的信息时效性较差，且所能采集到的信息量较少。

3.信息传递方式的影响

近年来，丰县加大了与相关部门信息共享的协调力度，逐步形成常态的信息交接机制，但是，信息传递仍处于原始的纸质传递状态，信息的分拣、下发、核对均存在困难，远不如电子数据直接共享准确及时。

4.数据提供的使用面较窄

日常工作中，经常有相关部门向计生部门索取数据信息的情况，但由于对方需要的数据信息项目与计生部门能够提供的不一致，提供情况不尽如人意。如，由于妇儿保规划等相关工作需要，妇联曾索取的参加RTI检查的困难家庭妇女信息，但计生部门的信息系统中没有RTI检查项目，也没有是否困难∕低保的信息项目，故无法全面提供。

三、加强档案信息化管理的措施

人口计生档案信息是经济社会发展的基础信息，是科学规划和科学决策的重要依据。提高人口档案信息化水平，建立互联互通、互惠互利的人口档案信息共建共享机制，对于整合部门人口信息，减少重复采集，提高人口档案信息资源利用率，推进社会事务管理具有十分重要的作用。

1.政府牵头，建立权威高效的人口档案数据库

要全面、准确掌握各类数据信息，减轻基层信息重复采集、重复变更的工作负担，减少信息数据库重复建设的浪费，充分发挥部门优势，改变采集、维护、使用数据信息各自为政的现状，减少对基层和群众的干扰，保障信息系统的高效运转和数据信息的广泛应用。政府层面应建立“端口采集、集中维护、部门应用”的数据信息运转工作模式，即：由政府牵头，组建多部门参与信息化建设领导小组，调研所有部门涉及群众个案信息的需求，将信息项目进行整合，建设一个跨部门的，以居民身份证号码为唯一识别标志的集中、统一、权威、高效的综合人口信息数据库。

2.提升数据质量

把数据质量作为信息化的生命线，通过建立信息采集责任体系和质量控制体系，严把信息采集、审核和录入关，确保了信息的及时性、完整性和准确性。一是拓宽信息采集渠道。通过入户访视、群众办事、部门协同等多种渠道采集基础数据，建立信息比对、督查考核机制，纠正逻辑错误，提升数据质量。二是完善信息核查比对机制。建立信息定期交换制度，加强公安、民政、卫生、教育、社保、计生等部门信息数据的比对和核实，及时通报反馈住院分娩、户籍登记、婚姻变更、流动人口等相关信息，准确补充和更新数据信息库。建立管理人员准入机制，加强数据管理人员和信息采集人员的培训，提高技能，持证上岗。信息系统、交流平台、一村一机的建立，使信息由原来的全镇一人集中处理变为分村协同处理，减轻了后台工作人员的工作量，从而也提升了数据质量。深入开展信息质量信得过单位创建活动，扎实纠正问题信息，数据质量大幅提升。三是建立信息采集责任体系。按照信息采集、录入和应用的不同工作环节、要求和特点，先后建立了信息采集日报告制度、月例会分析制度、质量考评制度、责任追究制度、管理维护等制度，明确了信息采集和管理人员的职责，增强责任意识，以责任促数据质量的提升。

3.落实数据应用

把数据应用作为信息化的关键，通过全员人口信息系统建设，促进计生工作有序开展。在服务管理上，按月提取长效避孕节育措施落实、产后随访及妇科病普查对象名单，生成月派工单，对服务对象提供精准服务；在证件办理上，调用“证件打印”模块办理各类证件，简化办证流程，提高办证准确性；在信息查询上，利用人口地图和网络管理，精确查询农户及家庭成员信息；在报表汇总上，以系统报表代替手工报表，减轻工作量，消除人为统计误差；在流动人口协查上，服务更为便捷，交流反馈更为及时准确；在宏观决策上，按月汇总分析人口结构、性别、育龄妇女构成等主要指标变化情况，及时掌握工作现状，准确提供决策依据。

4.扩大信息共享

把服务社会作为信息化建设的目标，建立人口信息交流共享制度，为公安部门提供户籍人口基本信息，协作核实户籍人口底子；为民政、社会保障部门提供老龄人口、单亲家庭、五保户等人员名单，给城乡低保和社保工作提供前期数据支持；为医疗单位提供待产妇女名单，提高产妇住院分娩率；为教育部门预测新生入学、入园人数，为合理调整教育资源布局提供依据。信息共享应用的扩大，提高了人口信息的社会公信力。

5.加强信息化队伍建设

优先选配和引进专业型人才，充实到人口计生档案信息化岗位。强化对基层人口计生服务人员的业务培训，做到人人都能操作计算机，熟悉信息管理系统。同时加强对村计生专干计算机操作技能培训，提高基层计生干部的业务能力。总之，要重视加强信息化建设，实现人口信息采集多元化、审核制度化、汇总自动化、分析精准化、应用社会化，进一步提高工作效率，以更好地适应人口计生工作发展的新需要。

参考文献

［1］任慧朋，数字档案资源整合新技术的研究与探讨［J］.档案与建设，2016（02）：29-32.

［2］吴艺博，我国档案信息资源整合实践探索行为研究［J］.档案学研究，2012（04）：41-45.

作者：张成方 单位：丰县卫生和计划生育委员会