电力工程EPC总承包采购信息系统的问题探讨

【摘 要】采购是电力工程EPC总承包项目的首要环节，关系着总承包项目的建设速度和质量。基于此，本文对采购信息管理系统的相关问题进行了全面分析和探讨，并提出了一些设计方面的建议。

【关键词】电力工程；EPC总承包；采购信息系统

1 采购信息系统对EPC总承包项目的意义及作用

EPC总承包是一项非常复杂的系统工作，是将整个工程的采购、建设、试行以及验收全部承包的活动，这其中就会涉及到供应商、工程建设企业、业主等很多参与者，因而信息传递及共享系统的建设就显得非常必要和重要了。具体来说，采购管理信息系统对总承包项目的作用主要有以下几点：

1.1 采购管理信息系统可以提高物资采购的效率。电力工程总承包项目所需要的物资信息可以通过信息系统及时提供给采购部门，采购部门通过信息系统将物资采购数量、种类等提供给供应商，供应商也可以在最短时间内将供货情况反馈给采购部门，与传统采购过程相比，将大大缩短采购时间，提高采购效率。另外，收到采购物资之后，如果出现什么问题，采购部门也可以通过采购管理信息系统和供应商及时沟通交流，同时还可以提供一些图片等佐证资料，这样就提高了采购问题的解决效率。

1.2 有助于EPC总承包企业做出正确的采购决策。采购物资质量的高低主要取决于所选供应商的好坏。因而，采购之前最为重要的步骤就是对不同的供应商进行分析，从而选择出口碑较好、诚信度较高、服务质量较高的供应商。而采购管理信息系统可以广泛搜集有关供应商的信息，并自动做出分析，为企业提供较为科学、准确的分析结果。另外，采购物资的库存情况、使用情况、保管情况以及设备的维护维修情况等信息都可以通过管理信息系统进行储存、记录，从而有助于总承包企业根据以上信息做出正确决策。

1.3 可以对EPC总承包项目的采购过程实施动态监控。采购工作在EPC总承包中占据着非常重要的地位，贯穿于总承包项目的全过程。一方面采购物资或设备价格的高低将直接影响总承包项目的盈利水平。另一方面采购物资或设备质量的高低将直接影响总承包项目的质量水平。通过采购管理信息系统可以对采购价格、采购审批、采购招投标、物资运输、物资验收等情况时刻进行跟踪监控。

2 采购管理信息系统的几个关键问题研究

2.1 对采购过程进行有效跟踪和控制

主要是同供应商订立采购合同之后，对物资或设备的发货情况进行跟踪和监控。一方面是对物资或设备的质量情况进行跟踪、监控。另一方面是对物资或设备的发货速度进行跟踪、监控。如果供应商没有按照合同发货时间发货，信息管理部门应该及时通知相关部门进行催交。交货时间可以分为三种，一种是合同交货时间，一种是双方商定的交货时间，还有一种是实际到货时间。一般是先按照合同时间进行交货，如果由于客观因素不能交货，双方协商重新制定了交货时间，采购信息管理系统对此应及时更新。另外，对于重要物资和设备的催交情况应及时登记于信息管理系统。

2.2 采购信息的共享

采购信息共享可以提高电力工程总承包项目的建设效率，实行采购管理信息系统之前，人们很难掌握采购的情况，不知道物资什么时候到、不知道何时领料、不知道何时生产，必须要派一个人专门负责搜集采购相关信息才能解决以上问题，这种做法显然费时费力。而实行采购管理信息系统并进行信息共享的话，却可以节约采购信息传递的时间。主要是因为管理信息系统将对采购订单信息进行跟踪，当物资或设备发出、到达时，管理信息系统会自动向相关负责人发出信息，同时向相关负责人提供库存物资的信息，这样相关负责人就可以快速决定领料时间以及生产时间。

2.3 采购信息的安全访问

为了防止重要的采购信息被盗窃或被泄露，必须做好采购信息系统的安全访问工作，不能随便允许不相关的人进入采购管理信息系统。具体从以下几个方面加强采购信息的安全访问管理：首先，只授权相关的负责人访问采购信息管理信息系统，比如总承包管理信息系统负责人、采购部门负责人、生产部门负责人等，相关人员只能通过账户名和密码登陆进去之后才能获得访问权限。因而，应加强对账户名和密码的管理；其次，拥有访问权限的访问者在访问完采购信息管理系统之后应及时清空访问痕迹，尤其是访问账户名和密码必须清除掉，防止一些无关者利用遗留的信息登录到系统。

3 EPC总承包采购管理信息系统设计的建议

3.1 总承包采购管理信息系统设计应遵循四个原则

四个原则分别为：第一，阶段性原则。采购管理信息系统的设计并不是一蹴而就的，不能只追求速度而忽视质量。因而，应分阶段完成信息系统的设计，只有这样才能保证采购管理信息系统的连续性、可靠性。通常来说首先要完成的是整体架构以及信息技术设计，第二阶段要完成的是最紧要任务的系统设计，第三阶段是次要任务的系统设计；第二，先进性原则。采购管理信息系统一定要保证是当前最为先进的，具体包括设备的先进性以及信息技术的先进性；第三，扩展性原则。总承包项目通常时间比较长，因而可能会面临企业内外部环境的变化，这就要求采购管理信息系统具有弹性，能够快速适应变化的环境；第四，实用性原则。采购管理信息系统必须要和总承包项目的实际情况相结合而设计，建成之后能够提高总承包企业的采购效率。同时，还要具有可操作性，不能太过复杂和难以理解。

3.2 重要模块的设计

第一，招标管理模块的设计。招标的目的是选择良好的供应商，通过招标管理模块可以招标说明书；可以了解投标供应商的申请信息，并对其审核和筛选等。此模块的设计主要是招标网站设计，招标网站必须具备信息、下载信息、上传标书的功能；第二，合格供应商管理模块。合作一段时间之后，企业可能会对供应商的服务水平、供货质量、诚信度等进行重新审核和评价，将不合格的供应商从信息系统里清除掉，将新选择的供应商添加进去；第三，合同管理模块。采购合同在维护总承包企业的权益方面发挥着重要作用，因而应加强对采购合同的管理。通过采购管理模块，可以了解和编辑采购合同、变更采购合同、合同结算、合同支付等信息。

【参考文献】

[1]李启明.工程项目采购与合同管理[D].中国建筑工业出版社，2009.

[2]陈建华.采购管理的100种方法[D].中国经济出版社出版，2009.