对地质档案信息化管理工作的思考与对策

摘要：信息化建设的不断普及，对地质档案管理也产生了深远的影响，本文就地质档案的信息化管理工作进行了分析。

关键词：地质；档案管理；信息化

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：

Abstract：The informatization construction is gradually common and also play an important role for the geology document management, in this paper, it will analyze the relative contents.

Key Words: geology; document management; informatization

伴随着信息技术的迅猛发展，一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代早已到来。在新的历史时期，地质资料档案事业作为社会主义经济发展建设的重要组成部分，务必迅速、有效地为社会各行各业提供地质资料档案信息，充分发挥地质资料档案在社会经济建设事业中的作用。因此，如何在纸质地质资料档案与电子地质资料档案的变革中，建立起与之相适应的服务模式，是每一位地质资料档案工作者必须考虑的问题。

一、地质部门实施档案管理信息化的必要性

1.1档案信息化是发展的趋势

档案信息化是指运用现代信息技术加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，它给地质部门传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是地质部门档案事业发展的必然趋势。

1.2可以拓展档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。

二、电子信息化对地质档案形成产生的影响

传统的地质档案以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，同时改变了地质报告传统的记录方式，从而为地质报告底稿的形成、收集带来了很大的困难。使用计算机后，地质报告底稿直接在计算机上进行录入编写，在送审修改的基础上定稿，无需再另抄写一遍归档，假使抄写，也融入了送审修改的成份，不能体现编写人最为原始的真实记录。而打印的文字报告在内容和墨迹上已不符合原始档案归档要求。因此，目前档案室收进的原本地质档案，大多是野外钻探施工方面的原始资料，“底”字类原始资料相对较少。

随着电子技术在制图领域中的不断扩展，各种地质制图软件也应运而生，他们的广泛应用改变了传统的手工制图工艺，电子技术的使用给制图领域带来了一次重要的变革。这不仅彻底改变了多年来手工成图过程，也改变了原本地质档案中图件部分的形成、收集和利用方式。电子化制图后，制图所需要的图件明显减少，有时甚至可以直接扫描手工图在计算机中修改成图，大多数技术员可以将野外手工图直接按坐标定位输入计算机制作成果图，或者将图件扫描到计算机进行拼接，将多个单幅图件合成综合图（例如将地形地质图、构造图、矿区范围图、储量计算图等互相组合），但是组合后的图件已无作者原图相对应，而且制成后，可任意复制修改，制成新版图件。这样，一方面显示出了计算机制图的优越性，另一方面又造成了原本地质档案的不完整性，不对应性。

三、地质档案管理的数字化

地质档案资料经地质部门半个多世纪的艰苦努力，地质成果是硕果累累，每个勘查单位档案室是与时俱进，与日俱增。档案柜在不断购进，档案房在不断增加，管理人员亦不断增多。然而，多数勘查部门的档案室连一台电脑都没有，更不要说进行数字化检索和管理了。这与当前电脑飞速发展的时代是不相适应的。现今地质报告包括测量、物探、化探、水文、工程、地质矿产等各专业地质报告，按上级规定均以数字化形式上交评审，否则不予受理。但评审备案证明获得后，地勘单位并未将有关报告的电子文档部分归档管理，有的甚至连一张光盘都未入档，只是将复制的数字化报告和原始地质资料存档。这是不正常和不应出现的脱节现象，也是当前档案管理的漏洞。笔者就此问题提出若干建议如下：

3.1硬件配制

勘查部门应给档案室配制电脑1―2台，并简单培训档案管理人员操作电脑的基本技能。电脑由单位指定人员专业操作。

3.2建立检索系统

地质资料浩如烟海，以电脑检索即较为便捷。检索内容包括资料的专业门类、地质工作手段分类、工作方法分类、矿种不同分类、勘查时限分类、地区分类以及归档时间分类等。在检索时可迅即查到，方便拿取。

3.3建立电子资料库

无论老资料和现今新资料均需纳入总电子资料库，这是当今档案管理的重要内容。这里包括所有专业报告的原始资料和报告审批文图表，以及备案证明等附件。原始资料可以扫描件形式一并存档，而不必数字化，以备查找。每一份资料必须刻制完整光盘随档案袋走，以防电脑病毒造成资料丢失和损毁。

3.4电子文档的保密

勘查单位的地质资料包括电子文档均是需要保密的。因而电子资料库的保密工作必须加强。配制电脑须由专人负责，其他人按指令存取档案，不得进入主电脑。主电脑资料库编制“双密钥码”，做到人到开机，人走关机，保密到位。

四、实现地质档案管理信息化的保障

4.1提高地质资料档案工作人员专业技能和素质

地质资料档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。提高地质资料档案工作者素质，是加速地质资料档案科技进步，推动地质资料档案事业发展的关键。在信息时代，地质资料档案工作人员在思想意识上要更新服务理念，跟上社会发展的步伐，树立竞争意识，努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用地质资料档案学科新理论、新技术来指导和改进地质资料档案工作，努力培养适合地质资料档案馆数字化和现代化需要的复合型人才，既掌握地学理论与档案知识，又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术等专业技能。

4.2创新工作方式

构建网络体系。随着科学技术的发展，社会经济建设越来越离不开地质资料信息服务。现代计算机网络技术的发展应用，使地质资料档案信息检索在手段、途径、范围和检索的效率上都发生着根本的变化，这就要求我们地质资料档案工作者树立为社会广大利用者服务的思想，加强服务宣传，强化网络设施建设，改善服务场所环境。建立地质资料档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，这是信息化建设得以进行的基本条件。

建立地质资料档案服务网站，开展网上服务。这将成为地质资料档案管理服务的一种重要形式。地质资料档案管理服务要以网站为基础，进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现地质资料档案信息资源数字化，地质资料档案信息服务用网络化。

4.3拓展服务领域

随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设都越来越离不开地质资料档案信息服务。积极开展地质资料档案信息服务的社会化，由主要为地勘内部的服务转化为向社会全方位服务。

积极主动服务，严格规范管理，强化服务意识，提高办事效率，加强对拉动内需项目更加及时主动地提供服务。主动到有关项目主管单位、施工单位、设计单位上门调查研究、了解用户需求，有针对性地提供服务。主动与有关部门和项目承担单位沟通联系，积极为多项重要工程建设项目提供地质资料服务，包括：铁路改造重点工程、高速公路建设、地铁工程、工程勘察、地质灾害评估勘查治理、矿产资源核查，矿山潜力评价等项目。

总结

信息社会把地质部门档案管理推进一个新的发展时期。而对信息技术的挑战，档案管理应真正实现信息化，总之，只要树立牢固的服务意识，切实加强企业档案信息资源的开发利用，才能为社会提供更好的服务。

参考文献

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[2]颜海.档案信息资源开发利用[M],武汉:武汉大学出版社

[3]王一蔓.谈地质科技档案的科学管理[J].档案管理,2004