试论做好公路档案工作的途径

摘要：随着我国经济的快速发展，高速公路为满足日益增长的物质需求其工程量逐年加大，而与此同时，公路的档案管理的难度也逐步加大，公路档案具有其重要的意义和价值，日益发挥其巨大的作用。公路档案管理是我国公路建设管理的重要基础性工作，对于公路的建设、维护以及相关的改建、扩建工作具有十分重要的参考意义，因此必须有效推动我国公路档案的管理工作，进而提高我国的公路档案管理工作，有效提高高速公路的服务水平和服务质量。

关键词：公路档案；档案管理；途径

引言

公路项目档案是项目建设活动的真实记录，它包括公路建设从决策、设计、施工、到交工、竣工验收等全部业务环节，不仅关系到工程项目的正常开展，同时是日后的工程进行质量检查、竣工验收、养护、维修及改、扩建的重要依据。做好公路建设项目档案，具有十分重要现实和历史意义。

一、做好公路档案编研工作的重要性

目前，随着公路建设事业的快速发展，产生了大量的工程项目档案，这些档案资料为档案编研提供了素材。公路建设项目是一项复杂的工程，格局特点是线长、点多、面广，涉及的时间长、人员广，过程比较复杂，其档案包含了庞大且重要的信息资料，在利用服务的过程中，如果总是查阅原件，则容易出现脏污、破损、丢失等现象，影响档案的寿命。而做好公路档案编研工作，可以避免档案原件的重复使用，避免原件受损。同时，做好公路档案的编研工作，可以为公路设计、施工及改建扩建工程项目提供翔实的资料、真实的数据，能够有力地推动公路建设研究。

二、公路项目档案管理存在的问题

（一）公路工程项目管理的现状较落后

目前，很多项目档案的管理是在每项工程收尾才介入，工程竣工验收时，竣工档案才由承建单位或项目管理处一次性移交建设单位的档案部门，再由档案接收部门进行整理、立卷、编目、归档保管。因此在项目施工过程中，很容易造成竣工档案收集不齐全的现象，不能及时发现问题，及时纠正和弥补。

（二）公路建设项目的周期偏长，档案整了难度大

公路建设项目具有周期长、施工范围广、人员的流动性大。公路建设项目从立项到竣工验收短者有1～2年，长期7～8年，甚至更长时间。每一项工程由许多分部工程组成，由此参建施工单位多，各阶段形成项目归档文件不相同，数量也多。若在工程前期没有及时制定出统一的项目档案整理标准和采取有效的控制措施，随着各分部、分项工程的逐步完工，参建单位交上的项目归档资料“五花八门”。而且在临近整体工程竣工验收时，一些施工单位早已撤离，此时发现档案资料不齐全、丢失或原件份数不够等情况，想纠正也找不到人了，问谁都不清楚。因此给项目档案工作带来了一定的难度。

（三）项目法人对工程项目档案管理不够重视

有些项目法人对项目档案管理的重要性认识不足和重视不够，现实中普遍存在着重视工程管理，忽视工程档案管理的现象。由于没有设置项目档案管理制度，加上没有专人管理，建设项目归档资料一般由管工程的同志兼管，或者分散在有关人员手里，有的工作人员变动也没移交出来，甚至作为个人资料随意带走。

三、做好公路档案管理工作的方式探究

（一）坚持建路与建档同步发展是做好档案管理工作的关键

为了确保公路建设工程档案的系统与完整，保证公路建设工程专业档案质量，档案行政管理部门和建设项目主管部门，日益把项目档案管理工作放在突出位置上。但是，由于建设周期长、参建单位多、各方的认识不一，致使一些建设档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长，也容易散失。另外，档案管理水平不高，没有达到标准化、制度化、规范化管理。从笔者参与的公路工程项目的验收情况来看，许多单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。因此应进一步提高认识，无论是制度的制定者还是执行者，无论是单位领导还是具体档案工作人员都应充分认识到档案管理的重要性，从项目的开始阶段就把建设档案工作统一起来，工程项目从立项开始，就指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。加强对建设项目档案工作的组织领导，成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体系和工作程序，定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。档案管理部门应主动介入，加强与项目相关单位的沟通，统一行业项目档案管理规范，争取与项目主管部门达到共识，建立一个切实可行的重点建设项目档案工作监督体系，明确项目参与各方的职责，齐抓共管，搞好重点建设项目的档案工作。

（二）充分利用现代信息技术，做好公路档案编研工作

在网络环境中，信息的收集和传播多赖于计算机等现代信息技术，因此，必须要充分结合现代信息技术促进档案编研工作向高层次发展。首先，利用现代信息技术进行档案资料的搜集和整合。当今，很多有价值的档案信息都是在互联网上的，所以，档案编研人员要充分利用网络搜索和征集相关的档案资料，既能了解档案工作的最新动态，同时又能不断丰富馆藏档案信息资源。而且现代信息技术图文并茂、生动形象，可以更好地展示编研成果。其次，增强网络互动，开放编研。网络是开放的，网络环境下的档案编研工作也要走开放编研之路，以提高编研成果的利用率。公路档案部门要和相关部门和人员建立联系，直接互动，了解档案利用者的想法，参考他们的意见和建议做好档案编研工作。再次，建设档案网站，提供信息平台。公路档案部门可以建立一个高水平的网站，作为档案信息和研究成果的平台，推介自己的编研成果，接受档案利用者的反馈，以便更好地提高编研成果的利用率。

（三）提高档案人员业务素质

1、建立健全继续教育管理制度和激励机制

档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要注重选拔具有较高的政治、文化素质和事业心强的同志从事档案工作。通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，增强他们做好档案工作的使命感和责任感，充分发挥其主观能动性，保持良好的精神状态投入工作。

2、加强档案工作人员的教育培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次，多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。通过组织培训、交流经验，并邀请经验丰富、档案业务水平较高的同志针对档案工作中的重点、难点问题，讲授知识、技巧和经验，提高档案人员的业务水平。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，不断丰富档案管理工作经验。

结语

公路档案管理是一项具有长远意义的基础性工作，笔者衷心希望，以上关于公路档案管理工作的研究能够被相关负责人合理的吸收和采纳，进而更好的推动我国公路档案管理工作的开展。此外，对于档案管理人员，一定要紧密联系实际，不断提高自身的专业素养，正确理解和运用档案服务的工作条件和方式，实现工程档案的利用价值，为工程建设、管理服务，使工程档案这个宝贵的信息库创造出更大的经济效益和社会效益。

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