浅论审计档案的信息化管理

摘 要：随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。随着档案管理信息化的大力推进，计算机管理已广泛应用于各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强审计档案信息化建设是做好审计档案管理工作的关键。

关键词：审计档案 信息化管理 审计质量

中图分类号：F239.45 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2013）07-118-02

一、审计档案传统管理与信息化管理

随着计算机审计技术的飞速发展和审计档案载体的不断转变，审计档案信息化管理模式的优势越来越明显。

1.传统审计档案管理模式下，审计档案通常是由立卷人根据“结论性文件、证明性文件、立项性文件、其他备查性文件”的顺序将审计报告、审计底稿和审计日记及其它须保存的文件资料收集、登记、记录和汇总而形成一个完整的审计案卷，然后移交档案管理部门。审计档案的查阅通常要经过层层审批，才能到档案管理部门，由专人按照“卷宗类别、案卷目录、卷内目录、案卷页码”的顺序进行，因此查询速度慢，给利用和查阅带来了诸多不便。实行信息化管理的审计档案，查阅者只需得到授权，在专门的审计档案管理软件中键入查询密码，不用出门就能方便地得到所需的档案信息，省事省力，方便快捷。

2.传统审计档案管理将纸质和声像等档案资料收集、汇总、分类、装订成册和登记，然后存放于一个管理空间。如果立卷人归入卷宗的审计底稿和审计日记的事项不够全面，或档案资料因管理不善造成缺失，事后立卷人很难回忆审计事项的完整过程。随着审计方法的信息化，审计人员往往对多个数据库进行分析、比较、计算和加工后得出审计结论，如果审计档案资料仍然按照原来的要求归档，仅靠传统的审计档案的容量和管理技术是无法做到的，这样就很难保证管理质量，容易使审计档案失去完整性。而信息化管理的审计档案不仅可以避免存储的档案资料缺失，它的超大容量和先进技术还可以保留、存储数据库处理的过程文件，使计算机辅助审计条件下审计证据和审计线索的保存最大化、完整化，全面反映审计事项的全貌。

3.对传统审计档案管理的审计项目进行信息搜集，必须通过人工记录、统计、汇总，才能得到所需的审计信息，工作量十分庞大。利用信息化管理的审计档案就可以实现对档案项目的快速归类、分析、汇总，使决策者及时掌握有关信息，便于通过对历史信息的分析，形成有效的经济决策和建立更加有效的监督机制，从而提高审计档案的使用价值。

4.从单纯的档案管理角度看，通过实现审计档案的信息化管理，既降低了档案工作的难度，又减少了审计档案管理的工作量，提高了工作效率。实现审计档案的信息化管理也使传统的审计档案管理模式得到升华，因而成为促使审计档案管理规范化、科学化和制度化的重要手段。同时，信息化管理也为审计档案备份的异地存放提供了方便，从而提高了审计档案的安全性

二、实现信息化管理是审计档案管理发展的必然趋势

为了适应社会发展和经济监督的需求，把审计办公自动化和计算机辅助审计技术作为提高审计工作效率和质量的重要手段之一，审计技术正在从传统的手工审计向计算机辅助审计和计算机审计过渡，审计工作正逐步实现电子化、无纸化。

随着越来越多审计软件的开发和应用，计算机审计的深度和广度必将得到拓展。在计算机审计方式下，由于数据处理的方式和存储介质发生了变化，数据处理正向无纸化的方向转变，因此，传统原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表的审计线索在计算机环境下不再完整存在，电子审计档案随之产生，而只有保存通过接口获取的原始数据（数据库），才能最大限度地保留审计线索，使审计档案的内容全面、完整。但传统审计档案容量有限且受载体限制，无法囊括原始数据库强大的信息量，也无法反映审计过程的全貌，传统审计档案管理的局限性就不可避免地显现出来。

另外，随着社会经济的发展和管理决策科学化，审计档案作为一种信息资源，其作用越来越明显。怎样使审计档案的管理更加规范化、科学化，从而提高审计档案的利用效率，最大程度地发挥信息资源的作用，更好地为经济建设和管理决策层服务，也是审计档案管理工作者需要考虑的问题。因此，审计档案只有实现信息化管理，才能突破其局限性，适应审计技术和社会发展的需要。

三、实现审计档案信息化管理的途径和方法

审计档案管理要由传统的人工管理模式向信息化管理模式飞跃，是一项科学的系统工程。

首先，实现审计档案数字化管理初期，可以先实行纸质档案与电子档案共存的双重审计档案管理模式，待双重管理模式运行成熟后，逐步向无纸化审计档案管理过渡，以实现审计档案管理的信息化和网络化。

实行纸质档案与电子档案共存的审计档案管理，管理人员将应立卷归档的审计项目资料收集、归类、排序、编码、扫描、加密，然后输入计算机。同时将纸质档案装订成册保存，形成纸质档案与电子文件档案的一一严格对应，利用者就可以方便、准确、快捷地直接从计算机上查询所需要的档案信息资源。采取纸质档案与电子档案共存的方案，虽然增大了存档的工作量，却大幅度减轻了日常管理和查询的工作量，但这种管理方式简单、实用，提高了档案管理的工作效率和利用效率，也使审计档案的管理更加完整、规范。

其次，在审计档案人机结合的基础上，加速审计档案管理软件的开发应用，对审计档案信息的检索系统建立数据库，逐步实现审计档案信息网络化。审计档案管理者可以采用其它成熟的电子审计档案管理软件，在原有的基础上进一步改进，形成集存储、编目、加密、检索、自动标引和自动管理等功能齐全的电子审计档案管理系统，进而实现计算机和网上查询，丰富本单位的网络系统。

四、实现审计档案信息化管理需注意的问题

首先，实现审计档案的信息化管理和网络化查询，要保证审计档案的安全完整，更要注意其保密性。为此，要采取可靠的加密手段和严格的制度措施，使审计档案的查阅者只有根据审计部门的授权，才能查阅到需要的档案信息，而且不会造成数据库的损坏和丢失。

其次，在开发或采用已有的审计档案管理软件时，也应当考虑采用统一代码标准和模块化设计，以便与已有的“现场审计实施软件”“审计管理软件”实现数据兼容，达到方便、快捷、高效的理想效果。

档案信息化管理是进一步提高审计工作效率的重要手段。档案具有凭证和参考价值，审计档案同样如此。它不仅能够真实地记录审计成果，再现审计过程，而且有利于审计人员对以往审计经验进行学习和借鉴。审计的最终出路在于信息化，而审计档案信息化管理是实现审计信息化的重要组成部分，促进和规范审计档案的信息化管理，是提高审计档案质量，实现审计信息资源共享和统一利用，成为审计管理中一个不可缺少的组成部分。随着我国计算机审计的不断发展，审计档案的信息化管理必将取代传统审计档案的管理模式，从而使审计档案管理工作产生质的飞跃。

参考文献：

1.畅静萍.利用ES-AMS系统推进档案信息化建设.青海师范大学学报（自然科学版），2010（3）

2.窦雪兰.浅谈医院档案的信息化建设.安徽卫生职业技术学院学报，2010（4）

3.莫斌.建设工程档案信息化管理浅析.现代企业教育，2011（23）

4.冯春爽.试析档案信息化建设与管理.唐山师范学院学报，2011（2）

（作者单位：青岛大学医学院附属医院 通讯作者：黄燕 山东青岛 266003）

（责编：纪毅）