基于项目经理视角的展览项目管理

摘 要：近年来，随着北京经济水平不断提高，会展业得到了迅猛的发展。然而与此俱来的问题是，同类展会争相举办，导致会展业竞争压力与日俱增。如何在基于项目经理视角下，进行拓展，更好的发挥会展业的作用，为社会发展提供良好的平台已经成为一个重要问题。展览项目经理所需要具备的能力有团队领导能力、项目运营和对展览进行综合管理的能力。在管理中，通常注重的是质量方面，并在保障质量的前提下保证项a目的进度和成本。本文的目的是为了研究如何优化展览项目管理。并对实践中的实际情况研究，找出并挖掘问题根源，进而对展览项目管理提出一些自己的看法。

关键词：项目经理；有效管理；项目运营管理

一、展览项目管理综述

何为项目？实践者有自己的看法和认识，同时学界也有一个成熟的理论，而项目管理协会则将其定义为：为了创造区别于其他产品或者服务的产品或者服务而进行的一种活动。项目管理则是指在实现项目活动的过程中，运用一些技术、知识和技能等方式保障这一项目活动顺利和有效完成的活动。项目管理也是一个活动，其具有避免资源浪费和闲置的作用，能够通过有效的管理，提高工作效率。例如，张冰所说，在项目管理过程中，通常采用矩阵型的组织结构，可以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化，同时能够根据项目实施的具体情况做出一些应变，进而保障工作效率和工作质量。

但是展览项目管理不同于其他项目管理，展览项目管理更具鲜明的自身特性。第一是综合性强，展览项目管理需要不同的知识和技能进行结合完成，必须根据需求者的要求进行活动和安排，并兼顾展览的社会效益和经济效益，所以说展览项目管理需要从多个方面进行分析考量。第二个方面是需要大量的人力完成工作，展览项目管理需要每个人发挥其主观能动性，不断在原有计划和发展的基础上进行创新。第三个方面是具有较大的风险，尤其是在一些大型的展览会和活动，能够带来较大收益的同时也伴随着较大的风险。

通过上述分析可以看出，展览项目管理是指按照展览项目运营的实际需要，通过整体的分析、技术和方法，对展览项目发展的各个阶级进行安排、计划、控制等活动的总称。

二、基于项目经理视角下的展览项目管理

由于展览项目自身的特性，对于其的管理，必须在项目经理对于团队领导能力、项目经营能力和项目管理能力的有力把握下，对展览项目质量、进度和成本控制，以期在保证质量的情况下，寻找进度和成本的最优解决方案。

（1）展览项目时间管理。在理论和实践研究中，展览项目管理的目的是为了保障展览会的顺利开始和有效完成，这一过程需要做许多的工作。例如，如何定位该项活动、如何安排才能使活动更加有效、整个活动的时间过程如何、进入如何安排等等各种工作，为了保障这些工作的顺利开展，必须充分利用好时间，提高时间的利用效率。展览组织者需要熟练地运用项目运营能力、项目管理能力和团队领导能力，协调好各部门工作，科学估算项目可能需要的时间。首先，做好活动的定位和排序工作。在展览项目管理中，对活动的定位极为重要，其目的是为了什么，这是一个前提性的工作，只有明确了其地位，才能更好地保障工作的开展和有效地完成；排序工作是为了更好的保障展览项目管理的有效性，让工作能够有条不紊的开展，使整个工作进度能够及时和跟进。其次，做好展览项目管理的历时性估算工作，从展览活动方面来说，必须充分重视时间的估算和利用，只有做好时间的安排，才能使整个活动不出现故障。最后，做好项目的整体进度控制工作，展览项目活动的管理中，进度管理也是时间管理的一个重要方面，作为管理者必须充分重视整个展览项目的进度，并对出现的一些问题进行及时的纠正和研究，并针对问题提出一些可以形成长效机制的制度或者对策，保障各项具体工作能够有序开展这个过程就是项目的进度控制。其主要工作包括：监测进度计划执行情况、分析原因及采取措施、定期更新进度计划。

（2）展览项目的质量管理问题。在实践中，展览项目的质量管理追求的是所生产产品是否符合社会的整体需要和符合的程度如何，即通常所说的满足消费者的需求，在展览会过程中所体现的产品种类主要有以下几种：为了方面参会，展览会的筹备者为参会者提供的一些配套、产地选择和一些必须设备的租用、购买等，以上工作是保障展览会质量所必需的活动，但是同时还应当看到，要想有效地完成以上工作并不容易，必须做好以下几个方面工作：首先是在质量启动阶段做好工作，质量启动阶段能否做好工作关系到整个项目的进度和质量能否得到保障。因此，必须充分做好质量启动阶段的工作，保障启动的有效性。其次是对展览活动质量管理的可行性进行充分的分析和探讨。例如，具体的财务情况进行计算，确定资金的使用情况等，并将预算和使用情况报上级机关审批。第三，是做好财务方面的工作，保障展览的有序开展和有效完成。最后是精心选择项目团队组成人员及负责人，也就是项目经理。同时具体抓好控制目标的确定，项目跟踪和信息系统的使用。规划好项目质量管理中的风险管理和做好此次管理评估报告的工作。

（3）展览项目成本管理问题。为了更好地保障展览项目的顺利开展和有效完成。因此，就需要一定数量的资金作为支撑，同时为了防止资金的浪费，保障资金利用的有效性，必须对展览项目的成本进行管理，让展览项目所花费的成本不超过整个成本预算，总的来说，在对展览项目管理过程中有以下三个方面的内容：资源计划编制、成本估算、成本预算和成本控制。以下对三个方面的内容进行一定程度的分析。第一个是资源计划编制，项目资源计划是指分析和识别项目所需要的资源需求（包括人员、设备、材料和资金等），从而确定项目进行所需要的成本。制定资源计划的过程实际上就是回答项目包括的各项工作在什么时候、需要投入什么样的资源，以及所需资源的数量、质量等一系列问题的过程。第二个是项目成本估算，项目成本估算是指为了实现项目目标，完成项目的各项活动，预估完成项目各工作。第三个是项目成本预算，项目成本预算是一项制订项目成本控制标准的项目管理工作，它涉及根据项目的成本估算为项目各项具体工作分配和确定预算、成本定额，以及确定整个项目总预算的管理工作。

三、结论

本文试图以一个成熟项目经理人的角度阐释展览项目管理的概念，和理论上的操作方法。具体阐述了项目管理在展览项目的进度计划、资源计划、控制和调整的一些理论方法。希望能够借助理论，更好的帮助现实中的实践活动。完成进度、成本和质量的协调统一。

参考文献：

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[4] 张起静.会展项目管理[M].北京：中国商务出版社，2004.