时间：2022-07-11 06:23:21
对于微软公司最新推出的Office 2003，我起初的感觉一般，但是经过半年的使用和体验，我发现，对于那些希望最大限度地借助Office提高工作效率的用户来说，绝对有必要了解和掌握Office 2003的新功能和新特性。它虽然不可能帮助你搞定一切工作事宜，但是却可以成为你工作上最得力的助手。
Office 2003 >>
在Office 2003中被炒得火热的特性之一是“信息权限管理（IRM）”。利用它，用户可以为访问和使用文档或电子邮件的用户指定权限，并帮助用户防止未经授权的人员打印、转发或复制敏感信息。具体表现是，在Outlook 2003中，用户可以使用信息权限管理和防止收件人转发、打印或复制邮件；而在Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003中，信息权限管理可以帮助用户对相关的Office文档的权限进行限制，用户可以为相关文档指定“读取”、“更改”或“完全控制”权限。怎么样，是不是能够为您解决一些以前悬而未决的问题？
经常使用Office的用户会留意到，微软的Office自从问世以来，一直是朝着易用的方向发展，Office 2003也不例外。给人的第一印象是，Office 2003就如同Windows操作系统一样，越来越庞大，您有可能会觉得Office 2003的某些变化并不是您必需的，但是不能否认的是，这些变化正在让Office 2003更加贴近用户。譬如令大家在Office XP中印象深刻的智能标记（如图1）特性，在Office 2003中，智能标记从1.0升级到了2.0版本，它允许开发人员创建更加灵活强劲的智能标记解决方案。举个例子：对于旅行社来说，其自定义的智能标记可以识别出某一景区的名称，并自动开始执行将特定文本转换成通往相关文档或网页链接的操作。
坦率地说，Office 2003的最大变化是它致力于在协同环境中工作的用户，它关注的是效率和现代化的工作流。为此，Office 2003与Microsoft SharePoint服务很好地集成在了一起，让全公司的员工都可以协作和处理文档。我个人最感兴趣的是，通过Outlook新的并排日历和团队功能，我可以了解到团队中其他成员的空闲时间以及整个团队未来一段时间的工作和安排。
新的Office版本还更广泛地使用了XML，它允许用户以XML格式保存文档，用户可以创建XML文档用于自动数据采集和其他用途。文档内容可以通过Office以外的其他程序搜索或修改，譬如基于服务器的数据处理。关于这一点，普通用户可能接触不会太多，我也不浪费笔墨了。
既然说到笔墨，就还要提一下Office 2003中的墨迹绘图和书写。如果用户拥有支持墨迹输入的设备，例如Tablet PC，就可以使用Tablet笔来使用Office。在Tablet PC中，通过手写方式快速、直接地在Office文档中输入手写内容，如同用笔在纸上进行书写一样，非常方便。
在Office 2003中，利用“信息检索”服务，用户不必离开相关的Office组件界面就可以迅速地在词典、同义词词库中查找词汇，或者在“信息检索”任务窗格中使用双语词典和机器翻译功能翻译文本。
与此同时，Office的各个应用之间的关联和集成也更加紧密了，因此，处理不同类型的数据、从一个应用向另一个应用转移数据都变得比以往更加容易。
Word 2003 >>
在Office中利用率最高的是Word。很多人都可能很关心：新版的Word 2003到底有什么新功能？
我注意到的最明显的一点是，新版Word的视图中增加了“阅读版式”。我们会经常遇到这样的情况：因为文档篇幅较长，所以在屏幕上阅读起来非常不方便，而“阅读版式”可以帮助我们方便地阅读长文档（如图2）。关于“阅读版式”，Word 2003也有了一些智能的味道：当我们打开具有只读属性的Word文件时，Word 2003将自动使用阅读版式打开，同时阅读版式会根据屏幕的尺寸以及分辨率进行优化以达到良好的显示效果，借助文档结构图，用户还可以快速跳至文档的各个部分，真的是非常方便。
对于经常进行文字工作的人来说，最头痛的就是某些文档被修改，却一时半会儿找不到具体是什么地方被修改。使用Word 2003中的新功能“并排比较”，我们可以把原始文档和修改后的文档并列显示，很容易就可以找到文件中的异同。
Excel 2003 >>
将关键的商业数据引入电子表格，这样就可以更及时地访问所需信息，从而有助于制定出好的决策，这也正是Excel存在的价值之一。而在Excel 2003中，这种价值无疑又一次得到升值。
既然新版的Word都支持“并排比较”，Excel 2003没有理由不支持。同样是在“窗口”中选择“并排比较”，两张图表就一上一下出现在屏幕中，结束比较后单击“关闭并排比较”按钮退出这种工作模式。
Excel的主要新增功能除了XML与我们上面说到过的IRM以及SharePoint之外，很突出的一个就是列表（List）功能，这个功能解决了以往与列表相关的一些问题。用户只要简单地通过点击“数据”*“列表”*“创建列表”，就可以创建Excel的列表。
此外，Excel 2003还修订了一些统计函数可能存在的问题。经常使用Excel的用户知道，某些函数因为涉及到数字舍入的时候会返回错误的答案，Excel 2003中，包括VAR、STDEV、STDEVP、DVAR、SLOPE、RSQ、STEYX等在内的40种以上的函数被修正。
利用Excel 2003，用户可以将数据转变为信息，分析、交流和共享所得到的结果。如果用户希望将Excel数据到网上，可以将Excel工作簿或需要的部分保存为网页，使其可以在网上供用户查看或交互式使用，用户无须打开Excel，在浏览器中即可查看这些数据，甚至对之进行操作。
PowerPoint 2003 >>
PowerPoint 2003最引人注目的新增功能当然是“打包成CD”了。使用它，哪怕进行演示的计算机没有安装PowerPoint，观众也可以方便地观看演示文稿。不过要注意的是，如果希望直接从PowerPoint中刻录CD，那需要用户的计算机安装了Microsoft Windows XP或更高版本的操作系统，否则只能将演示文稿打包到文件夹中，然后使用第三方CD刻录软件将演示文稿复制到CD上。
PowerPoint 2003更新的播放器具有高保真输出效果，支持PowerPoint图形、动画和媒体，支持查看和打印操作。新的播放器默认情况下，随PowerPoint 2003安装到用户的系统上，而且在“打包成CD”时可将演示文稿文件与播放器打包在一起。如果用户的系统安装了Windows Media Player 8或更高版本时，PowerPoint 2003改进的媒体播放功能还能够支持更多的媒体格式，如ASX、WMX、M3U、WVX、WAX和WMA等。
另外，PowerPoint 2003增强的位图输出功能导出的位图更大、分辨率更高，而且还新增了智能标记支持。如果需要，用户还可以在Office Online网站下载PowerPoint 2003的加载项“演示文稿广播”。安装以后，就可以实现在网站上广播演示文稿的功能。
Outlook 2003 >>
说真的，我从没想过Microsoft Outlook 2003会有如此大的变化，您可以注意到（如图3），新版的Outlook把很多东西汇集在一起，形成了相当有新意却极富实用性的外观界面。总体而言，Outlook 2003为用户提供了用于管理和组织电子邮件、计划、任务、便笺、联系人与其他信息的整体解决方案。
首先，新设计的Outlook 2003外观界面可以帮助用户更舒服地管理收件箱和阅读电子邮件，Outlook 2003还能按日期、大小、对话、主题等方便地为消息分组，或者按新的可视消息报警分组。其次在反垃圾邮件方面，Outlook 2003终于提供了性能不错的“垃圾邮件选项”（如图4），它能把识别出的垃圾邮件自动发送到垃圾邮件文件夹（我建议用户将垃圾邮件设置为高，不过请不要选择“永久性删除可疑的垃圾邮件，而不是将其转移到‘垃圾邮件’文件夹”）。最后，微软会不定时为Outlook的反垃圾邮件功能提供更新，这个功能我已经使用过一次，真的很方便。
另外，在Office 2003专业版里，Outlook带有商务联系人管理器，这个管理器可以帮助用户记录商务联系人并发送目标营销电子邮件。
无论是个人使用还是公司使用，可以说，相对于过去的版本，Outlook 2003确实带来了显著的改善。如果您过去由于种种原因不喜欢使用Outlook，我建议你现在可以尝试改变一下了。
InfoPath 2003 >>
对于InfoPath 2003（如图5），所有人都会感到陌生，这是Microsoft Office System中的一位新成员，它的主要作用是帮助团队和公司收集和共享信息。使用InfoPath，用户可以更快速轻松地创建各种表单，充分利用现有的数据存储和结构，同时可以减少或消除当前表单中的问题――包括坏数据，不灵活或无法使用的表单，业务逻辑上的错误等等。
InfoPath 2003的设计非常体贴，即便是第一次使用，用户也可以根据软件的提示和指引做出复杂而精美的表单。无论是添加下拉菜单，还是加入输入框，InfoPath 2003都可以轻松应对，让你设计的表单颇富专业性。同时，InfoPath 2003中还附带了大量的示例表单供用户使用。就像其他组件一样，如果用户还需要更多的InfoPath表单模板，可以到Office Online上去找寻。
我在文中已经多次指出，Office 2003全面支持XML文档。不过对于很多用户来说，他们并不清楚什么是XML文档，它又是如何创建的。InfoPath 2003的出现解决了这个问题，通过它，用户可以非常方便地创建XML文档，然后直接输出数据到Excel或者到网站上，或者储存到文档工作区中与团队的其他成员共享。
OneNote 2003 >>
把OneNote 2003（如图6）放在本文的最后一位介绍，并不是说这个Office家族的新丁只配坐在这里。恰恰相反，我对它的印象非常好。
作为一个笔记记录程序， OneNote 2003提供了记录笔记的简单界面，能记录的内容包括格式化文本、要点、图片、声音、Web页面的片断以及手写内容。尤为关键的是，OneNote不光能非常方便地输入信息，而且日后还可以很方便地查找信息。通过它，用户可以记录会议笔记、转瞬即逝的思路、收集研究材料、记录演讲笔记。通过OneNote，用户可以在页面上的任何位置键入或使用鼠标、Tablet PC笔写入内容，绘制图表和图片，也可以从网页或其他文档中复制并粘贴信息，甚至录制音频笔记。最后，用户可以通过创建多个分区和文件夹来组织这些记录的材料，借助OneNote强大的搜索功能，用户在日后可以方便地搜索以前的笔记，也可以用电子邮件方式发送笔记，或者将笔记到共享位置。
尽管是第一次接触，但是OneNote 2003的使用仍是非常简单：安装并启动后，Windows的系统栏上将会显示一个OneNote的图标，单击该图标就会新建一个便笺窗口。需要说明的是，与其他Office组件相比，OneNote占用的系统资源非常少，有了它，您完全可以把其他一些流行的便笺程序归类到“回收站”了。
>> 限于篇幅，本文就写到这里吧，有关Access、FrontPage、Project、Publisher以及Visio等组件的内容先略过了。实际上，这些组件的新版本都得到了不同程度的加强，甚至Office 2003中的微软拼音输入法3.0都比过去有了巨大的进步，关于这些，希望以后能有机会与大家切磋。