强化印章管理的实践探索

印章象征着组织、单位、集体与个人单位的合法性、权威性，文书材料一经加盖印章，就代表着组织、单位、集体与个人单位对这法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它将必须承担的法定义务和法律责任，所以，印章具有法定的凭证作用，加盖印章是一种法律行为。公务往来的文件，要取信于人，就必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性。确保印章的安全性、有效性，是保证法人正常开展活动，顺利实现其社会目的和价值的必要条件，而法律赋予印章的兼备权力和责任的特殊身份，也决定了印章管理的重要性。企业的行政印章是企业行政管理活动中行使职权的重要工具和凭证，加盖印章的文书、文件和各类技术资料具有法定效力。某设计院历来对印章管理高度重视，在多年来积累经验、吸取教训的基础上，不断完善、持续改进用印管理的各项管理制度，并严格按章执行，提高了企业抗风险能力，维护了企业的合法利益。

一、印章管理中容易发生的问题

在实际工作中，有些部门或单位不重视用印规范，管理混乱等现象时有发生，主要表现在以下几个方面：

一是思想认识不到位。从思想上没有意识到印章对企业的重要性，有些人认为盖印章是很随便的事情，公章不如关系，公章不如领导的一句话。只要领导发话，盖章办事就很容易。

二是印章使用不规范。有的部门没有及时销毁旧的印章，导致新章老章并存；有些同志怕驳了老乡、熟人、亲友的情面，丧失用印原则；还有的贪图方便，在空白介绍信上盖章备用，给不法分子以可乘之机，这种问题在某些基层单位尤为突出。

三是印章保管不严格。个别单位对印章管理不善，没有及时收回作废的印章，造成了法律诉讼事件；有的单位对公章“齐抓共管”，办公室多位同志有存放印章抽屉的钥匙；有的单位印章随处摆放，成了可以信手拈来之物；也有些同志缺乏警惕性，存放印章的抽屉或橱门整天开着，或把钥匙挂在上面，以致印章被盗用。

二、强化印章管理的主要措施

印章管理工作是办公室的一项基本职能，基于上述主要问题，为进一步加强对印章全过程的管理，实现印章从申请刻制到销毁全过程每个环节都规范可控、留有记录，我院主要强化“四专”，加强了印章管理工作：

一是制定规范的印章专用管理流程。院发文成立机构（人力资源处负责）——刻制印章（企法处负责）——发文启用印章（办公室负责）——机构撤销（人力资源处负责）——收回印章（办公室负责）——销毁并备案（办公室、企法处等部门共同负责）。详见下图：

具体操作过程如下：

1.人力资源处依据院相关决定负责发文成立机构。在发文时要对机构名称进行认真审核，确保机构名称的正确性。

2.新成立的机构依据院机构成立文件向归口管理部门提出刻制印章申请。无明确归口管理部门的机构直接向企法处提出申请。

3.归口管理部门对刻制印章申请进行审核，如同意则由本部门第一管理者签署意见并加盖本部门印章后，将申请转企法处。

4.企法处在收到刻章申请后，要对申请机构的成立依据、印章刻制的必要性、印章刊印文字内容进行认真审核，审核通过后方可刻制印章。企法处刻好印章后交办公室待发文启用。

5.院办公室收到印章后，应再次核查印章依据文件和刻制申请，确保无误后在专门台账上登记并发文公布启用。对于因机构名称变更而刻制的印章，在发文启用的同时还须注明作废旧印章。

6.印章生效后，由相应机构负责人或其授权的院在岗职工到院办公室办理印章领用手续。对于因更名而启用的印章，在办理领用手续时还须同时交回作废的旧印章。

7.持有印章单位要按照印章管理有关规定，严格管理和使用印章。要指定专人（监印员）保管印章并确保安全，用印要经单位负责人审核同意并做好登记。监印员必须做到坚持原则，不在空白或有损单位利益的函件上盖章。每次用印还要注意盖印的规范格式要求，不留有可能被钻空造假的空间。

8.机构撤销时，由人力资源处依据院相关决定负责发文公布撤销该机构。属临时机构的，还需由归口管理部门事先向人力资源处提供撤销机构的名单。院直属机构的印章直接交回办公室；院属临时机构的印章交相应归口管理部门，由归口管理部门交回办公室。交接印章时须留下相应记录。办公室收到印章后会同企法处对已作废印章作出处理，将记录作为永久档案保存备查。

二是建立印章专人保管和安全存放制度。印章由专人保管，保管人必须要政策观念强、忠实可靠、能秉公办事，视企业利益如生命。印章存放应有专用柜，存放在安全、保密的保险柜或铁皮柜中，并随时上锁，钥匙要随身携带，严禁外借或拿出办公室使用。当有特殊情况必须带离保管处时，应始终将印章带在身边，不得人印分离。

三是建立印章专用登记、审批制度。建立用印登记、审批制度，既利于培养严谨细致的工作作风，对用印情况做到有据可查，又利于对用印情况进行定性定量分析，使印章管理和使用的每个环节都做到有序可控。

1.建立《印章使用申请表》，申请表上的内容：申请单位、经办人、申请单位领导签字、事由、份数、日期、用印人、批准人。《印章使用申请表》在用印后交由院办公室印章保管人负责汇总整理。《印章使用申请表》同时建立电子文本，由印章保管人负责登记，每个月月底打印后汇总成册，归档，以备查阅。

2.加盖院行政印章必须按要求填写《印章使用申请表》，经申请单位负责人、归口部门负责人、主管院领导或院副总、办公室负责人层层审批后，方可用印。当主管院领导出差时，须电话征求意见并在备注栏中注明。加盖院长名章的出院报表，须征得院长本人审查同意。

3.需在院营业执照、组织机构代码证、各类资质证书等复印件上加盖印章的，还必须在复印件上注明用途、日期及“复印无效”字样后方可用印。

4.凡加盖院印章的资料，须符合院现行技术文件编制要求及院执行的公文处理相关格式要求，对不符合格式要求的，办公室将退回，要求整改完善后用印。

5.加盖申请单位印章的介绍信，在介绍信存根“领导签字”一栏须由本单位主要领导审核签字；加盖院印章的介绍信，在“领导签字”一栏除了须由本单位主要领导审核签字以外，还须有办公室负责人复审签字。

四是坚持按专项原则和政策盖章。在工作中，要区分不同情况，严格按程序把关用印。要摒弃私心杂念，做到“一枚朱印，处处为公”。要明确职责，加强学习，要熟悉本部门的业务，对能否用印、是否符合条件，做到心中有数。对需用印的公文、稿件、信函等有审查把关的义务和权力。对不符合规定和要求的，要坚持原则，耐心说服，切不可“有求必印”或态度生硬。不在空白介绍信或空白纸张上加盖印章。严禁任何部门、单位、任何个人私刻公章。院行政公章只有当以单位名义进行公务活动时方可使用，不作为证明个人身份使用。

单位印章以其固有的法律属性和独特的社会现象，决定着它在社会交往和市场交易中举足轻重且不可替代的法律地位与权威，其对于维护单位形象和社会信用、保障交易安全和市场秩序具有极为现实的重大意义。因此，在企业管理中，必须强化法律意识和风险意识，认真负责做好印章的使用管理，严格审核把关，确实有效地防范法律风险，才能使企业安全平稳发展。

（作者单位：中铁第一勘察设计院集团有限公司）