Excel和Access软件功能比较

Excel是一个功能非常强大的电子表格软件，它集快速制表、图表制作以及数据分析和管理为一体，因为它功能强大且方便易用，深受大家的喜爱，有人甚至到了盲目迷信的程度。本文旨在向大家推介同为Office套件的Access数据库软件，比较了二者的特点和不同，让二者更好地为我们所用，提高信息管理水平。

一、Excel是office的一个组件，有许多的Excel应用高手，他们不但能熟练地制作和打印出精美的表格；还能用Excel进行复杂的计算，使用其内置函数甚至能自定义函数来完成工作；能创建出各种统计图表；能使用数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视等功能完成数据的管理。因而很多人非常迷信它，Excel的最优势之处：

(1)界面简洁方便易用，即时Stg和表格式呈现以及呈现样式的丰富性是其主要特点。

(2)数据透视功能，一个数据透视表演变出10几种报表，只需吹灰之力。新手只要认真使用向导1-2小时就可以马马虎虎上路。

(3)统计分析，其实包含在数据透视功能之中，但是非常独特，常用的检验方式一键搞定。

(4)图表功能，这几乎是Excel的独门武功，其他程序只能望其项背而自杀。

(5)高级筛选，这是Excel提供的高级查询功能，而操作之简单，非常超值享受。

(6)自动汇总功能，这个功能其他程序都有，但是Excel简便灵活。

(7)高级数学计算，却只要一两个函数轻松搞定。

二、Access同为Office套件中一部分，虽然有着同样强大的功能，但使用的人却相对较少。但真正用过Access的用户，对其强大功能和灵活应用均称赞有加。Access是基于Windows的桌面关系数据库管理系统，它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用来建立数据库系统的对象；提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化；为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码，就可以完成大部分数据管理的任务，要想学会其实很容易。其特点如下：

(1)存储方式单一，Access管理的对象有表、查询、窗体、报表、页、宏和模块，以上对象都存放在后缀为(.mdb)的数据库文件种，便于用户的操作和管理。

(2)面向对象，Access是一个面向对象的开发工具，利用面向对象的方式将数据库系统中的各种功能对象化，将数据库管理的各种功能封装在各类对象中。通过对象的方法、属性完成数据库的操作和管理，极大地简化了用户的开发工作。同时，这种基于面向对象的开发方式，使得开发应用程序更为简便。

(3)界面友好、易操作，Access是一个可视化工具，是风格与Windows完全一样，用户想要生成对象并应用，只要使用鼠标进行拖放即可，非常直观方便。系统还提供了表生成器、查询生成器、报表设计器以及数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等工具，使得操作简便，容易使用和掌握。

(4)集成环境、处理多种数据信息，Access基于Windows操作系统下的集成开发环境，该环境集成了各种向导和生成器工具，极大地提高了开发人员的工作效率，使得建立数据库、创建表、设计用户界面、设计数据查询、报表打印等可以方便有序地进行。

(5)Access支持ODBC(开发数据库互连)，利用Access强大的DDIE(动态数据交换)和OLE对象的联接和嵌入特性，可以在一个数据表中嵌入位图、声音、Excel表格、Word文档，还可以建立动态的数据库报表和窗体等。Access还可以将程序应用于网络，并与网络上的动态数据相联接。

(6)Excel和Access都是微软Office中的组件，可以相互转换数据。另外，他们中的很多函数是相互兼容的。

三、Access和Excel对数据处理来说的确有些类似，但两者是完全不同的组件。

(1)实现目的不同

Excel单纯的说是为数据分析而存在的，而Access却更多面向数据的管理。就是说Excel并不关心数据存在的逻辑或相关关系，更多的功能是将数据从冗余中提纯，并且尽量简单的实现。Access就不同了，数据与数据问的关系可以说是Access存在的根本，Access中所有功能的目的就是为了将这种关系以事物逻辑的形式展现出来，假如说你想将几个部门同的数据整合在一起，并希望这种整合规范有序并能持续下去，那Access非常合适。

(2)处理功能不同

处理功能是指处理对象的不同，Excel中对数据几乎没什么要求，除非你设定数据条件。像在同一列中，Excel可以保存多种数据像日期、数字和文本。如果参与计算，数据是类型是否统一影响并不大。而Access这么做会直接导致工作停止，Access对数据有严格要求，不同的数据有不同的存储方式，这主要是为性能考虑，相对于Excel，Access形成混乱的可能性要小的多。同时Access处理大量数据的能力也要高于Excel，如果你处理百万行数据，有独立发动机(数据引擎)的Access更理想，只要你有良好的数据规范。

(3)使用形式不同

因为Access中工作元素要比Excel中多，使用者更像开发者。Excel却有非常好的灵活性，表格可以理解为数据和格式，可以有丰富的形式，表现手段，甚至复杂的表单。要是你想在Ac―cess表中也实现丰富的样式，既没必要也很痛苦。反过来想在Excel中实现良好的用户界面或使用体验，也不容易!

(4)运行环境不同

运行环境上它们都是客户端软件，唯一的不同是Access有个官方运行时环境，无需安装完整的Office环境，就可以使用开发好的数据库，Excel则需安装完整的Office环境。

总体来说Access要比Excel对使用者的要求高些!Excel是一个电子表格单机程序，而不是―个数据库程序，在进行少量数据的处理打印时要选用Excel，而在数据量大、数据安全性要求高、多用户管理、网络编程等情况下我们都要选用Access等数据库软件。正所谓“寸有所长，尺有所短”，我们一定要用其所长，万不可厚此而薄彼。