关于会计电算化相关问题的探讨

会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机(以下简称计算机)为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。

一、会计电算化的作用

会计电算化是会计发展史上的一次革命，与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，它的产生将对会计理论与实务产生重大的影响，对于提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都具有十分重要的作用。①提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度；②提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础；③推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展；④促进会计职能的转变；⑤促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革。电子计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的变革，而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响，如会计电算化的实施，由于会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更；由于账簿存储方式和处理方式的变化导致账簿的概念与分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更等等，从而推进会计理论的研究和发展；⑥推动企业管理现代化。在现代社会中，企业不仅需要提高生产技术水平，而且还需要实现企业管理的现代化，以提高企业经济效益，使企业在竞争中立于不败之地。会计工作是企业管理工作的重要部分。据统计，会计信息约占企业管理信息的60%～70%，而且多是综合性的指标。实现会计电算化，就为企业管理手段现代化奠定了重要基础，就可以带动或加速企业管理现代化的实现。

二、我国会计电算化的管理体制

我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。

财政部门管理会计电算化的基本任务是：制定会计电算化发展规划并组织实施；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督；促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平；组织开展会计电算化人才培训。

《会计法》规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。按照《会计法》规定，财政部制定并了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列相关国家统一的会计制度。对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了具体规范。

三、会计电算化的应用

（一）日常使用管理

计算机替代手工记账后的日常使用管理是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行，完成预定任务，保证系统内各资源信息的安全与完整。具体包括：①机房管理。对机房的管理旨在为计算机设备创造一个良好的运行环境，防止各种非法人员进入机房，保护机内程序和数据的安全；②上机操作管理。应包括以下几方面内容：上机运行系统的规定，操作使用人员的职责，操作权限与操作程序等内容。

（二）系统维护管理

系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要内容是在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，并做检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应而进行的修改活动；完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动。

（三）会计档案管理

电算化会计信息系统的档案管理主要是指打印出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障；是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全完整的关键环节，也使会计信息得以充分利用。

1.记账凭证的生成与管理。计算机替代手工记账单位的记账凭证生成有两种方式：一是把原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章，稽核人员签名或盖章，会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印输出生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。二是手工事先做好记账凭证，计算机录入记账凭证然后进行处理，在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

2.会计账簿、报表的生成管理。一是日记账每天打印，一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，发生业务少的账簿可满页打印。二是现金、银行存款账采用打印输出的活页账装订。三是在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。四是在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

3.关于磁性介质及其他介质的管理。存有会计信息的磁性介质改其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有附本。为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时，进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至会计信息完全失去时效为止。

4.关于会计电算化系统文档资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大修改之后的3年。

四、会计人员管理

计算机替代手工记账后应加强对会计信息系统的维护及对使用人员的管理。基本方法是按照“责、权、利”相结合的基本管理原则，明确各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂钩，建立健全岗位责任制，一方面加强内部牵制，保护资金财产的安全；另一方面提高工作效率，充分发挥系统的运行效益，使会计信息更加安全与完整。

(作者单位:威海弘理联合会计师事务所)