SAP系统助力信息设备管理研究

摘要：信息设备管理工作是公司信息化水平发展的基础，通过SAP系统设备管理模块的主数据管理功能，跟踪设备新增、运行、报废等各阶段的状态并通过与物资管理、财务管理业务的集成将费用过程控制贯穿始终，实现设备主数据管理、成本管理和价值管理，为设备管理者提供信息共享的渠道，提升信息设备综合管理水平。

关键词：信息设备 主数据管理 成本管理 价值管理 管理水平

中图分类号：TP39 文献标识码：A

一、设备管理现状和问题分析

信息设备管理涉及到多环节、多部门，涉及设备新增、运行、报废等多个环节，在使用环节上涉及设备使用、管理、监察等多个部门，环节众多，流程复杂。公司信息化水平的提高对信息设备要求不断增加，目前信息设备管理手段薄弱、管理理念亟待加强，进而更深层次分析设备管理现状并总结经验，对提高信息设备管理水平有重要支撑作用。

（一）信息系统支撑手段不贯通

IMS（综合监管系统）实现“设备管理”“一单两票管理”功能。“设备管理”为各分部单位建立统一的设备台账，使用多层次多级别的展现方式；“一单两票”从运行管理、检修管理等不同业务类型进行设计，全面支撑各分部单位的信息系统检修业务、日常巡检业务等，实现工单流转、查询、打印等功能。SAP系统可对设备台账、维修成本和资产价值进行管理，但IMS系统与SAP系统间设备管理接口、工单接口只设计未正常启用，导致SAP系统未同步IMS系统的设备台账信息，进而无法实时获取跟踪设备维修成本及资产价值信息，无法做到设备管理“一处维护、多处使用”的原则。并且总公司IMS系统、SAP系统与各分部间业务系统接口未规划贯通，总公司无法利用信息手段对信息设备管理进行实时监测考核。

（二）设备管理条块分割，业务协同困难

信息设备新建、运行、报废过程中涉及到多部门、多环节，设备管理协同沟通机制不健全，同时信息设备数量大、分布广泛，且各管理部门只关注本专业的管理环节，设备管理工作与实际使用情况脱节，不能实时获取设备使用情况，不能做到全过程跟踪。

（三）设备管理理念薄弱，管理措施有待提高

信息设备管理涉及各部门、各业务环节，需要部门间共同协作完成，但无完善的信息设备管理体系支撑全过程设备管理工作，并且管理人员缺乏设备全过程管理的整体认识和对先进管理理念的探究，管理保障措施薄弱，在管理过程中存在账物不符、账卡不符等情况，管理意识仍待提高。

二、管理研究理论依据

（一）企业资源计划

企业资源计划即ERP（Enterprise Resource Planning），由美国Gartner Group公司于1990年提出，ERP是由美国计算机技术咨询和评估集团Gartner Group Inc提出的一种供应链的管理思想。

（二）SAP

SAP即“Systems Applications and Products in Data Processing”。它蕴含两层含义：第一，SAP是公司名称，即SAP公司，它成立于1972年总部位于德国沃尔多夫市的全球最大的企业管理和协同化电子商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商；第二，SAP是其ERP软件名称，它是ERP解决方案的先驱，也是全世界排名第一的ERP软件，可以为各种行业、不同规模的企业提供全面的解决方案。

三、SAP系统推进信息设备管理意义

（一）提升信息设备主数据管理水平

以SAP系统为平台，设备管理模块的主数据管理功能为依托，借助功能位置作为计划或执行维修任务的对象，跟踪设备安装使用历史的逻辑位置，并且通过树状层级结构进行上下级功能位置的关联，同时根据设备台账管理功能，跟踪设备全寿命周期的安装使用历史和状态变化历史，实现设备生成、运行、报废的全过程管控，保证设备主数据在公司内部可以被多个部门重复使用，做到设洹耙淮温既搿⒍啻问褂谩痹则，发挥设备的集成共享作用，方便人员设备管理，提升设备管理效率。

（二）设备维修成本全过程管控

通过PM模块与财务管理、物资管理等模块的业务集成，实现设备检修过程精细化管理。以PM模块设备台账、维修工单的建立为源头，通过与物资采购业务、财务预算控制进行有机结合，实现工单从计划到执行的精细化管理，达到检修工作的计划性、物资需求的准确性、检修费用的可控性，实现按设备归集检修成本的目的，为设备投资决策提供依据。

（三）提高信息设备账卡物一致性管理

完善设备技术对象类型和资产目录，明确设备类型与资产目录的对应关系，建立设备台账与资产卡片对应关系，实现设备异动与资产价值变更的同步处理，解决设备实物与财务账目不符的情况，减少信息资产的流失，实时获取信息设备使用情况，为信息设备清查盘点提供数据支撑，实现信息设备账卡物一致性管理。

四、SAP系统推进信息设备管理的建议及解决思路

（一）开展设备主数据管理，为设备精细化管理提供数据支撑

SAP设备主数据包含功能位置和设备。功能位置是用来组织维修对象的一种层次结构，每个功能位置代表一个可以计划和执行维修任务的对象，以及用来跟踪设备的安装使用历史的逻辑位置，每个需要进行巡检或维修的地点都可以设定为一个功能位置，功能位置是多层级的树状结构，通过逻辑编码来体现结构体系，系统维护功能位置时可以根据树状结构进行层级匹配，建立上下级联系，这种关系也保证了某些参数属性的传递关系，如计划工厂、成本中心等可自动从上级传递到下级功能位置，一个功能位置上会有一个或多个设备安装在此；设备以设备编码为唯一标识，记录设备的“设备名称”“技术对象类型”“维修班组”“保管人”等基本信息及对设备新增、异动等操作引起的设备安装位置的改变、资产所有权的改变、设备状态的改变进行管理。通过设备主数据管理工作，实时记录设备信息及变更情况，掌握设备运行现状，为设备精细化管理提供基础数据。

（二）实现设备检修过程精细化管理，为设备投资决策提供保障

工谓物资采购与库存连接起来，可以完整记录维修工作所需的物料消耗、设备维修对象、维修人员，统计每次维修活动的维修成本。工单通过挂接的物料编码实时计算工单的计划成本和实际成本。工单计划成本是物料的移动平均价乘以物料数量或者外委业务的计划成本，工单实际成本是实际采购价格即采购订单收货金额，可通过系统实时查询设备或功能位置所发生的计划成本、实际成本，为设备运行过程的费用管控提供数据支撑。

检修工单的预算控制分为项目预算控制和财务预算控制，项目预算控制是根据每年的大修运维计划下达项目预算，通过工单挂接项目WBS元素进行大修项目的预算控制；财务预算控制是财务部根据公司下达的预算通过预算工作台将费用拆分到各部门，通过工单对应的成本中心进行财务预算控制。以设备或功能位置为工单基础数据，涉及检修过程的物资计划、采购、库存等阶段，通过设备维修成本的不断分析，形成设备维修体系，实现维修过程的科学管理，减少因维修不当而引起的成本消耗，实现“计划准确、储备合理”的目标，优化设备管理策略，为提高生产和效率创造条件。

（三）明确设备资产对应关系，实现账卡物一致性管理

设备实物管理部门建立设备类型目录及设备创建原则，设备价值管理部门建立资产目录及使用规范，明确设备类型与资产目录的对应关系，设备新增或变更时根据对应原则进行调整，每年由负责部门组织开展设备类型目录和资产目录的更新工作，保证目录适用于所有新增和运行使用中的设备。根据设备类型创建的设备编码与资产目录创建的资产编码进行关联，从源头保证账卡物一致性。由设备实物管理部门和设备价值管理部门联合组织设备盘点清查工作，设备监察部门对盘点结果进行抽样核查，根据盘点结果对设备台账和资产台账不一致的情况出具资产盘点报告，并将报告上报部门及公司，讨论得到此部分不一致情况的处理建议，并在系统中对差异情况进行相应处理，将处理结果反馈到设备相关部门，实现设备台账管理集成和规范化，保证信息设备的账卡物一致。

（四）加强设备管理保障措施，提升管理认识

成立支撑设备管理工作完整的组织机构，由公司信息化分管领导挂帅，明确责任部门，各业务部门、运维部门、建设部门共同参与，形成分工明确，职责清晰的组织架构。落实设备管理的人才培养计划，将人才培养纳入公司培训体制，健全设备管理全过程的管理制度，加强制度宣贯和执行，加强制度培训工作，由设备归口管理部门定期对本部门或相关部门进行知识培训，按照岗位职责要求对参训人员进行知识宣讲，并负责设备管理工作的督导和落实。加强设备管理保障措施，增加管理人员的设备管理意识，提升管理水平。

（五）建立设备管理常态运行机制，保证设备运行平稳

以信息化手段为基础，建立健全的设备管理体系，以设备建设部门、运维部门、监察部门等共同组成设备管理小组，形成贯穿设备全过程的管理体系，明确各环节管理职责和责任关系，在设备使用过程中由设备管理归口部门定期开展资产清查盘点、设备运行维护等工作，资产价格管理部门维护设备资产信息，设备监察部门不定期抽查核验信息设备台账与设备实物对应的准确性，全局把控信息设备运行现状，提高信息设备的运行水平，减少信息设备全寿命周期成本，延长设备使用寿命。开展信息设备的评价、考核工作，可以提高设备有效利用率，根据公司设备管理的相关制度制定评价办法，各部门结合专业工作特点开展评价管理工作，建立设备管理相关的指标体系，并将考核指标纳入考核体系，开展指标评价、考核工作。建立定期通报机制，设备管理相关的归口部门每月将设备运行情况以会议或汇报邮件的形式向公司信息化分管领导汇报，及时通报工作情况，提出改进措施和要求，推进设备管理工作。

五、结束语

随着公司信息化水平的不断提升，信息设备作为信息系统重要组成部门和基本要素之一，设备数量也在不断壮大，是促进企业从事信息管理的重要工具和手段，是企业信息化生存和发展的重要物质财富，也是信息化发展水平的物质标志，提升信息设备信息化管理水平迫在眉睫。以SAP系统的设备模块为基础，关联物资管理、财务管理模块功能，将信息设备主数据、检修过程精细化管理、账卡物一致性管理贯穿起来，通过系统实施提升信息设备管理水平，为设备投资决策和正常运行提供支撑。