运用电脑技术做好期刊编务工作

[摘要] 简要介绍了在期刊编务日常工作中运用电脑技术的具体实践，并从切身经历中体会到了参加培训和自己平时不断学习的重要性。

[关键词] 期刊；编务；电脑应用；培训

编务工作是编辑部工作的一个必不可少的重要组成部分,它主要承担着接待作者来稿登记，稿费、审稿费、酬金发放等财务收支管理，信函、期刊的收发与处理，档案资料管理，办公用品管理和通信联络等非常具体的事务性工作。在科学技术迅速发展的今天, 电脑在编辑部的运用已非常普及。为了提高工作效率，通过不断地学习、实践和摸索，运用微软的word和Excel以及电子邮件等软件解决了实际工作中的问题，如：制作了来稿登记表，稿费、审稿费、酬金的登记表，期刊的交流和发行登记表等,这些软件的应用给工作带来了很多实际的便利，工作效率大大提高。

1. 稿件管理

每天处理作者的来稿和审稿专家返回审稿的信息及酬金是一件较为繁琐的事务性工作，为了提高工作效率，通过word和Excel软件完成了实际工作中的几个关键环节。

1.1 稿件登记表

往往作者来投稿时有很多问题要咨询，为了让作者明确投稿情况，通过word制作了作者来稿登记注意事项，以及制作了来稿登记流程表，包括论文编号、题目、收稿日期、作者姓名、作者工作单位、邮政编码、审稿费记录等。

1.2 审稿专家的审稿费登记表

审稿专家审稿完毕后，将稿件返回编辑部，编辑部就要登记造册。利用Excel制作了审稿专家的审稿费登记表，包括稿件编号、审回日期、专家姓名、地址、邮编、审稿费等。在此基础上，定期造册发放专家审稿费，在以薄酬感谢专家的同时，体现了编辑部的效率，树立了编辑部的信誉。

1.3 其他

编务工作还起着通信联系作用。为了及时和外地作者沟通联系,可以将收稿后的初审意见、稿件处理流程表、来稿登记作者保存栏、审稿单、修改稿件意见、退稿通知等都做成标准电子文件,通过电子邮件，直接发送给投稿作者，并完成好后续交流。这样, 编务就不用花很多时间写大量重复的信件, 节约了时间, 提高了工作效率。

2. 期刊发行

期刊发行和交流是件又累又麻烦的苦差事，涉及到的订阅、交流单位和个人有上千家之多，靠一个人每次写信封，又耗时又很辛苦。为了能省时省力，通过向行家请教，找出了一条借助直接从文本文件或者Excel文件获得Word表格的简单的转换办法。之后将转换得到的Word表格的单元格尺寸进行重新设置，在每个A4页面上安排14个信封签，这样就可以把它们一次性地打印到A4纸上。将打印出来的信封签底稿批量复印到预先订购并切分好的A4不干胶上。使用时从每张A4幅面的不干胶上可以撕下14个独立的不干胶小签，显然，批量函件的处理效率就得到了显著提高，轻且准确无误，也不会发生遗漏现象。目前同样的模式已经全面运用到所有可以应用的方面，效果非常明显。

3. 学习和培训

21世纪编务人员应具备的素质之一是掌握高新信息技术的基本技能, 能比较熟练地进行电脑操作和运用。编务的很多事物性工作都需要电脑的帮助和管理, 这就促使编务人员必须尽量多地学习电脑知识。每次通过电脑操作的学习和培训，都能够在老师们的帮助下学到很多有用的知识和实用的技术，提高了自己的电脑操作技术和水平；通过互联网学习和运用，可及时了解国际上的最新新闻和各种科技成果；在工作中遇到不懂的技术问题，就主动请教老师帮助和指点。总之，通过各式各样的学习和培训对提高工作的效率起到很大的帮助。

4. 结束语

随着科学技术的不断进步，电脑的发展和升级换代也在加快，电脑运用和管理也在不断的向前迈进。编辑部的很多工作都有待改进提高，所以，不断进行新知识的学习和接受培训有利于编务人员适应时展和要求，这样可以利用掌握的知识和技术为社会多做贡献。