高校大型考试组织精细化管理的实践与研究

摘 要： 目前，高校承担的大型考试越来越多，这些考试尽管在内容或方式上有所区别，但是在考试的组织上却有极大的相似之处。作者从事考试工作多年，就大型考试的组织过程和各个具体环节进行了探讨。

关键词： 高校 大型考试 精细化管理

一、高校组织考试的机构现状及精细化管理的意义。

目前大多数高校负责考试的机构在教务处，部分在其他职能部门。教务处都有考试中心或者教务科负责。机构的设置基本一样。但是目前多数高校存在管理人员轮岗的问题，这就导致了一个新问题：负责组织考试的同志更换频率高，衔接容易有漏洞，组织上易出纰漏。尽管这些大的考试都有一些流程，但大都是考试时段内的处理事项，考试时段外的，比如前期报名、材料准备、监考人员准备等工作几乎没有，都是考试组织者凭经验进行安排。

二、高校考务管理工作的现状及问题。

随着学校规模的扩大，学生数量明显增多，再加上学校及社会各方面对一些国家考试的认同和证书的认证，高校的考试工作量加大了很多，比如大学英语四、六级考试，每年有上千万的在校大学生参加考试，部分院校每次报名人数甚至达到了七千人以上。高校的大型考试组织频率明显增高，考生数量明显增大。

现在很多大型考试对组织工作提出了更高的要求，比如考试监控的要求，考试时段各类信号的屏蔽，考场周围对不明信号的收集侦测，后备电源的补给，等等，组织程序复杂、考务工作涉及面广，其工作不但涉及教务系统，而且需要纪委、保卫、后勤、设备、财务等部门的支持。

三、引入精细化管理理念，使考试组织更加精细、科学、衔接无缝隙。

考务管理工作是一项规律性很强的工作，考试各环节、各方面要求和目的性明确，具备进行精细化管理的基本条件。本文从考试报名、材料准备、考试过程几个方面进行了精细化管理的总结。

1.考试报名的精细化管理

（1）学习及宣传相关政策。根据国家教育部考试中心下发的报名通知，深入领会文件精神，根据相关要求确定报名条件、工作时间安排等。利用校园多种信息渠道，比如校园网、教务网、校园广播、学院通知等，使每一位考试相关人员都明确考试的要求，做好考试宣传工作。

（2）建立网上报名系统。根据考试要求，选用或编写报名程序，根据报名要求设置条件，采取网上报名的方式。学生照片可以使用学籍科或者学生校园一卡通的系统照片，从而节省照片采集时间，在保证数据准确性的前提下，极大地节省人力、物力。针对学生数量多的现状，尽量采用软件网上报名，实践证明这是效率最高的办法。

（3）学生缴费。以往收取现金常出现误收假钞，管理人员收取费用后丢失的问题。为解决这个问题，学校要充分采取有校园一卡通统一扣费的方式，这样的方式既快捷又安全可靠。

（4）考生信息核对及承诺书签订。网上报名结束后，以学院班级为单位，打印出含有照片的信息核对表，要求下发至各班级考生手中，由每位考生核对信息、确认签字，同时签订承诺书。

（5）数据整理。进行最终报名信息的整理。

2.考前准备的精细化组织

（1）考场安排。根据考试人数及各考点现状，尽量将考点集中安排、方便封闭管理。对相关教室进行排查，将发现问题的教室或进行修理或排除在外，从而保证考场安排的合理性。此工作环节可以根据考试的性质决定安排时间。

（2）安排监考和工作人员。根据考场情况安排主、副监考员，主监考一般要求为责任心强、有监考经验、高职称的老师；副监考要求为责任心、熟悉相关考试政策的老师。工作人员主体为教务系统人员，要求组织、协调能力强，熟悉考试流程，除考区之间的联系工作，对于迟到或者请假的老师，工作人员要以最快的速度进行联系或者安排替换工作。这项工作最好于考试前一周安排好。

（3）设备及材料的准备。准备监考手册、考生守则、考场考务袋、备用录音机、电池、耳机、屏蔽仪、铅笔、橡皮等考试必备的材料。对于考试过程屏蔽信号的考试，工作人员要配备一定数量的对讲机，以提高通知下发效率。这些材料要在考试前三天准备好。

（4）召开考试相关部门会议，布置后勤的考场卫生、用电、用水的检查和安排等，包括后备电源的准备，教室灯光、插座的检查，布置保卫对考场的监管、考场周围的环境检查、试卷库的全天候看管等工作，布置学校电台对考风考纪进行考前的广播等工作。

（5）考前培训。根据通知要求，结合学校实际情况，在考前1―2日举行考前培训，使每位老师了解考试流程，要求，以及容易出现失误的环节。

3.考试过程的精细化组织

（1）考务办公室的安置。由于现在每个考点的考场数较多，如果集中在1个考务组进行考试材料和试卷的分发，工作量较大，而且容易出现混乱和差错。因此在实际运作过程中要划分多个考务小组。为了方便监考老师快速找到自己的考务小组，开考前半小时将监考员名单以学院为单位贴出监考考场安排及小考务组地点。

（2）考试开始。目前多数考试有考试过程的一个详细流程，基本上各个时间点和内容都很是详细，只要监考老师在整个考试过程中严格按照监考流程进行即可。考试过程中应当注意的是现在大学生舞弊行为更加隐蔽化，形式多样化，手段现代化，监考老师稍不细心就很难发现这些作弊行为。因此建议在考前培训时多强调，并结合实例图片、视频，加深对这些行为的认识，从而及时发现并制止考生的作弊行为，也更好地保护考生。

4.考试总结

多数的学校考试结束后，组织者都有松口气的感觉，往往忽视了总结工作。我认为一定要对考务工作进行总结，认真分析报名、考场安排、考务时间安排、人员培训、考试过程、试卷保密等各个方面出现的问题及解决措施，更好地完善精细化管理程序，最好形成每个考试的精细化方案。

总之，目前高校考试的考生人数越来越多，考务环节越来越繁琐细致，部分考试的社会影响大，对于组织者来说，组织压力越来越大。通过精细化管理，建立并完善可行的精细化组织程序，可以使考试的组织更加科学化、规范化、高效化，同时也能很好地解决考试组织者的临时离岗或解决新管理人员上手慢等问题。