信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策

摘要：信息化的推动下，须重视加强人事档案信息管理建设。档案信息化是时代的要求，也是目前人事档案管理、使用的主流。在此，笔者论述了信息化时代档案信息化的定义、意义，并就目前人事档案信息化过程中需要注意的问题与对策进行分析。

关键词：人事档案；信息化；对策

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 06-0000-02

一、前言

随着我国信息化进程的加快推进。我国的人事档案管理将面临管理体制、管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战，须重视加强人事档案管理信息化建设．才能应对经济快速发展和社会进步．全球科学技术迅猛发展的时代要求。

人事档案信息管理是随着新时代背景下的计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为信息化的档案信息，以信息化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

二、档案信息化流程

（一）人事档案信息管理：用信息方式实施人事档案管理是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的信息化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能，可以大大提高工作效率。

（二）档案信息化采集：从人事档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

（三）档案信息化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

三、档案信息化过程存在问题

（一）外部的监管不力，如人事档案信息管理工作人员和档案所有者两方的彼此法律关系不清晰，对经营根据仅仅行政法规法律效力不强，造成政府对档案的监督效果不够理想。

（二）自身机制薄弱，自身环境较差，领导层重视不够，专业人才不足，相关规章没有有效的执行下去，流程运作混乱。基本问题有：各级缺乏完善的人事档案信息管理机制，各科室业务彼此间隔，造成无法彼此沟通，有关部门没有安排专职人员，许多工作临时抽调人员，以致档案信息化的设想没有很好的落实。

（三）工作人员能力不强，人事档案信息管理的实施要由人来操作，但是有较大比例的工作人员没有获得相关专业资格，没有掌握基础的信息化理论知识，大大削弱了工作的力度与效果。甚至有的工作人员业务素质低下，职业道德低下，为了利益牺牲原则，对相关保密规定与规章制度较为漠视。

（四）“重视使用、轻视管理”的情况比较突出。有的单位的管理者更多仅仅是注重人事档案查询业务，却轻视了信息化进程与管理。

（五）重视事后的检查而轻视事前部署。首先是重视事后管理、轻视事前的风险防范，部分管理者看重的往往是对已经造成的或已经出现的问题进行事后的处罚与补救措施，以此用严格的处罚减少出现问题的几率，而对完全可以事前进行防范、以及能够尽早控制的事件关注不够；其次是重视窗口人员的管理、轻视幕后档案信息化工作人员的管理；再次是重视部分档案、轻视档案总体。

四、建立与完善人事档案信息管理体制的策略

在信息化时代背景下，为了填补漏洞与避免人事档案信息管理出现问题，需要多方加强控制与完善，优化相关部门人员机构与相关规章，实施总体部署与全过程监督，科学设计规划绩效考评机制，而且，还要与外部的机构监管相结合。

（一）建立专人负责制制，为能够结合新形势的需要，人事档案信息管理工作不仅需要工作人员掌握必要的信息化业务知识，并且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个员，将各项措施切实执行。

（二）实行全面管理，建立严格的人事档案信息管理计划，一切费用均纳入预算管理。编制收支预算应坚持以收定支、收支平衡、统筹兼顾保证重点的原则。要按照批准的年度预算组织收入、安排支出，严格控制预算支出。对人员的安排一经批复，一般不予调整，确保落实责任到人。

（三）构建与完善内部管理模式，要提高单位的工作水平，构造科学、完善的自身管理机制，这是档案工作安全、高效的前提。对档案的检阅与存储，要互相牵制、分级授权签署、珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能的实施集体决策的方式，按照不相容部门与人员彼此分离，对重要部门的人员定期调整。

（四）实施科学的内部考评机制，按照工作的需要，制定完善规章制度，规范、协调、公正的监督体系去考评的人事档案信息管理工作效果，建设完善的人员奖励考评制度。考评制度要关注的公益性的前提下再考虑经济收入。对那些工作成绩优秀的实施精神奖励和物质奖励，适当进行擢升：对工作成绩不高，比如信息失真、泄漏甚至出卖档案信息的人进行批评、罚奖金甚至降级处分；对在工作中假公济私甚至违法犯罪的人员，则追究其法律责任。

（五）加强工作人员的能力素质，充实人事档案信息管理部门的专业人员，及时进行职业操守规范与专业技能培训。最后还要注意的有，当前我国许多的档案管理人员是退休人员返聘，结构组成简单、知识技能陈旧，根本无法跟上新时期信息化的脚步，为此要完善工作人员队伍结构。

（六）提高相关系统、软件的安全保障性能。过去所使用的档案管理系统，大多是都是单机的系统软件，没有与网络实现对接，网络的病毒、故障对系统的安全运行不会造成较大破坏。然而在新系统软件中，要求必须保障局域网的稳定，否则就很可能导致网络的中断退出现象。此外，网络上的病毒是很大的威胁，网络病毒对安全防范造成了巨大挑战，而软件的系统是凭借着网络来操作的。由此，内部控制也要包括系统软件控制，在购买相关软件的时候，要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案信息化系统软件的时候，要详细排查系统软件时候有着漏洞，如果检查结果不合安全需要，就要提出新的研发计划、提高软件制作水平，保障档案信息系统的正常适用。

五、完善档案信息化过程的意义

（一）降低管理成本。过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率。人事档案信息管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案信息化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，信息化的人事档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。

（三）增强档案原件保护。把纸制人事档案转化成信息化的档案，会让档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们良好的保护方式，同时，利用档案的信息化来实施保存，避免了有的内容被篡改的情况。现阶段要先保存好原件，继而做好对纸质人事档案数字化、建立并完善人事档案信息资源数据库、人事档案信息管理系统的数据转化等工作．一步一个脚印地逐步推进人事档案信息资源标准化建设。

六、结语

总而言之，人事档案的信息管理要借鉴其他档案的信息化建设的经验教训，在用心谋划人事档案信息资源整合与共享之际，追踪科技发展的最前沿．及时掌握现代科技知识．敏锐把握现代科技发展。不断优化人事档案信息化建设的能力。与此同时。借鉴国际上先进发达国家在信息化建设方面的经验教训，在实践经验的不断丰富以及各自不断的摸索下，我国人事档案信息资源整合的方向会逐渐明晰，整合的手段和方式将会不断明朗化。在新的历史起点上。以科学发展观为指导，走人事档案信息资源整合之路，向着数字化、集成化、标准化的方向发展。

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