Excel 2010 重要表格不留空

平时编辑的表格中总会有些单元格没有内容可填写，通常为了防止以后被人套印填写篡改，我们需要在没内容的空格中填上“无”、“0”、“空”或画一直线（通常用减号或破折号）。若逐一选中空格输入显然很麻烦，在此介绍几种可以在Excel 2010中快速填满空格的方法。

1. 直接输入――快速填写所有空格

在Excel中只要按住Ctrl键，逐一单击选中所有空格，输入“无”后，按Ctrl+回车键确认即可在选中的所有空格中填入“无”。这算是最直接的方法了，不过当空格太多时逐一单击选中空格就不容易了。对此，我们可以选中要填写空格的单元格区域，单击“开始”选项卡的“查找和选择”，选择“定位条件”。在“定位条件”窗口中单击选中“空值”单选项（图1），单击“确定”即可选中选定区域中的所有空格。然后输入“无”，按Ctrl+回车键确认即可。

2. 查找替换――多张工作表同时填空

在Excel中还有一种填写空格的方法也很简单，选中要填写空格的单元格区域，单击“开始”选项卡“编辑”组的“查找和选择”，选择“替换”。在替换对话框的“替换为”中输入“无”，查找内容不要输入，单击“全部替换”即可看到所有空格已经全部输入了“无”字（图2）。在此，选中区域中不能完全没有数据，否则会提示替换错误无法进行填写。

这招最大的优点是可以同时填写多张工作表。按住Ctrl键逐一单击选中需要填写空格的多张工作表标签，再拖动选中标题行以下的所有数据行，选中行数应按行数最多的表格考虑。然后进行替换，同样“替换为”中输入“无”，查找内容不要输入，单击“全部替换”即可同时填写多张工作表中的空格。Excel会很聪明地只填写各张表格内的空格，表格外的空格则照样保持空白。

Excel在替换填写空格时会自动判断表格区域，只会在工作表中最后一行、最后一列有数据的行、列以内的区域才会自动填写，如图2所示。超过这个区域即使选中进行替换也不会被填写。因此即使多张表格的结构、布局、行列数都不同也可以同时选中进行填写，不过最好表格标题部分的行数尽量相同，这样选择区域时才能准确避开标题部分只选中多张表的数据区进行填空。

3. 函数公式――让空格自动显示“无”

若表格在填满空格后还不时需要重新删除或填写表格数据，那么每次修改后都要重新填写一次空格也挺麻烦。在Excel中使用函数公式就能做到自动填写指定区域中的所有空格。以自动填写“考核”工作表D4:J120的所有空格为例来说吧，先按住Ctrl键拖动“考核”工作表的标签复制出另一份工作表“考核(2)”。在“考核(2)”表的D4输入公式=IF(考核!D4="","无",考核!D4)，然后选中D4进行复制，再选中需要填写空格的区域D4:J120进行粘贴即可。现在表格中的空格已经全部自动显示为“无”了（图3）。现在你在“考核”工作表进行填写修改，“考核(2)”工作表中就会自动为空格填上“无”。我们在需要打印时选择“考核(2)”工作表进行打印输出即可。

函数公式虽然简单，但需要建立一个辅助工作表，不能在同一个工作表中修改和打印，操作上有一点麻烦。其实Excel也可以在完全不改变工作簿布局的前提下实现自动填空，那就是编辑工作表代码了。

右击工作表标签，在右键菜单中选择“查看代码”，在打开的Microsoft Visual Basic窗口中输入以下代码：

PrivateSubWorksheet_Change(ByVal输入区AsRange)

OnErrorResumeNext

Dim单元格AsRange

ForEach单元格In输入区

If单元格=""Then

单元格="无"

EndIf

Next

EndSub

在此我们使用中文变量名，代码含义不难理解就不细说了。最后关闭Microsoft Visual Basic窗口返回Excel窗口。选中需要填写空格的单元格区域，按Ctrl+C键复制再按Ctrl+V键粘贴，马上可以看到选中区域的所有空格已经填上了“无”字。以后当你删除单元格中内容后，Excel就会自动在单元格中填上“无”，而由于Excel本身的特点，在单击单元格输入新数据时“无”字会自动被替换，所以无需删除“无”字。此外，当你从其它表格中复制一批单元格数据粘贴到此工作表中时，原数据中的空格也会自动填写上“无”。此设置只对当前工作表有效。

注：如果有个别单元格需要清空又不想填写“无”字，可以在该单元格输入一个空格，这样就能显示成空白了。此外，操作时得特别注意不要在表格外的无关空单元格中双击编辑，以免空单元格被填上“无”。也不要通过单击行、列标选中整行、整列进行删除，否则会出现整行、整列的“无”。不过这个问题只要在代码的If后用AND增加对行列范围的限制条件即可解决，具体代码就留给大家自己研究吧。

由于是通过编辑代码实现的，因此最后一定要把编辑的工作簿以“Excel启用宏的工作簿（*.xlsm）”格式保存才行。而且，下一次重新打开此工作簿时会警告宏已被禁用，得单击警告栏中的“启用内容”按钮才能使用这项功能。好在Excel 2010还比较聪明，只要启用一次，以后再打开就不会禁用宏了。

上面总共介绍了四种填写空格的方法，直接填写和查找替换都比较简单直观但不适合用于经常修改的表格。编辑代码和使用函数更适合用于需要经常修改的表格，操作上函数公式要比代码容易些，实际效果则代码要比函数好。四种方法各有优缺点，大家可根据自己的喜好、需要选择。不过如果你有好多个工作表需要同时填写，那么替换显然是最佳选择。