PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

摘要：医院科技档案指的是医院在医药卫生等科技活动和防治过程中组成的具有一定保存价值的数据、文字、声像、软盘、图表等各种载体，并按照相应的归档制度作为真实的历史记录集中保管的科学技术文件材料。科技档案工作是医院科研管理的重要组成部分，因此，提高科技档案管理水平对提高医院科技工作质量具有重要价值。本文就PDCA循环在医院科技档案管理中的具体应用进行详细分析，以进一步提高医院科技档案的管理水平。

关键词： 医院 科技档案 PDCA循环 管理 应用

中图分类号：R - 0 文献标识码：A

PDCA循环是由管理学家戴明提出的一项理论，其作为一种科学路径，在全面质量管理方面已得到广泛的应用，其能够将已既定的项目管理内容及目标，通过P（计划）、D（实施）、C（检查）、A（处理）四阶段循环控制，从而达成扩大系统功能、提高目标质量的效果。医院科技档案是组成医院综合档案的重要部分，主要指的是医院在建设及发展进程中从事的医疗科研等一系列活动及该活动所形成的具备储存意义的图表、声像、文字等，它包括各种载体和形式的历史记录。将PDCA循环法充分运用于医院科技档案管理过程中，可达到普遍提高科技管理效益和质量的目的。现就医院科技档案管理的现状和运用PDCA循环法提高医院科技档案的管理水平进行深入探讨。

一、PDCA循环的概述

PDCA循环法是由美国某管理学家所提出的一种标准化、程序化、科学化的最基本管理法，其又被称之为戴明循环，即通过Plan（计划）、Do （实施）、Check （检查）、Action（处理）四阶段管理路径，使工作的质量于持续循环中得以有效提高。上述四阶段并非运行一次即结束，而是一次次的循环进行，若部分问题在第一循环阶段未得以解决，则直接进入下一循环中，从而达成阶梯式的螺旋上升。PDCA循环可在任何一项合乎逻辑的工作中运用，且在绩效管理方面尤其适用[1]。

P阶段需首先制定活动计划，并确定目标和方针；D阶段为具体的运作以实现计划的内容；而C阶段需对实施计划的最终结果进行总结分析，辨别对与错，明确实施的效果，且发现存在的一系列问题是该阶段的关键；A阶段则为最重要的一个阶段，此阶段需总结检查出的结果并予以处理，即表现较佳的应继续保持并发扬，或将其制作为指导文件以日后遵守，而对于处理不当的地方，则应吸取教训并总结经验，以避免下次犯同样的错误；对于部分依旧未得以解决的问题，则应提交到下一次的循环中以待解决[2]。

二、PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

医疗科技档案管理是医院科研管理及档案管理的重要工作，随着医疗技术的高速发展，在医院档案管理中所占的比重逐渐增加，其不仅能够提高医院医疗科研质量，而且能够促进医院相关技术水平逐步提高。PDCA循环在医院科技档案管理中的应用，具体分为计划阶段、实施阶段、检查阶段及处理阶段等方面。

（一）计划阶段（P）

医院的目的是通过对科技档案信息的充分利用，使其在医疗和科研中发挥出最大的作用，从而有效促进医疗水平及医疗质量的进步与提高。方法是制定规范的归档制度，把医院于科教活动过程中所形成的具备储存价值的数据、文字、软盘、图表、声像等相关历史记录，集中保存且综合应用[3]。例如：在科研课题中，应进行的归档记录主要包括：项目的评审建议书、项目申报书、计划任务书、经费的具体使用情况、实验记录、技术总结表、科技成果的鉴定证书、性能的检测报告及标准学术相关资料，其涉及的层面还可能包括合同书等。因此，在开始科研课题之前，应明确资料均需要归档，其中课题项目的评审意见书和项目申报书是保存复印件或是原件，关于项目经费的具体使用情况的单据如何保存等问题均需事先计划好[4]。

（二）实施阶段（D）

医院的科技档案管理应始终坚持科研项目管理的导向，实行统一集中管理每类档案，并于业务的建设基础上突出归类方案，在医院的科技档案管理中，应让每一位实施者明白其需要做什么以及如何去做，因此，制度学习显得十分重要。档案管理的相关部门应该先将独立科技档案的管理规则先打印好，并粘贴于较为醒目的位置，而其他各项科技档案管理的明细规则也应打印好并发放至各个相关科室，同时组织全院的行政人员及医护工作者进行学习，以增强医院整体科技档案管理的意识。

（三）检查阶段（C）

如何确保有力实施是医院在建立综合科技档案的管理规定后最为关键的一点，因此需加强并落实监管检查过程，且在医院日常的运作中加大对科技档案管理的控制，同时积极调动医院全体职员的主动性，并互相监督各自的行为[5]。例如：可以由各个科室的负责人和档案室的工作人员组成科技档案管理小组，也可每月定期调查科技档案管理的满意度及质量。现场控制每一项医院科技档案的管理制度，若发现存在偏差则应及时予以纠正，防止问题的进一步发展，从而有效避免不良后果的发生。各个科室的负责人也可安排专人负责并通过问卷调查的方式进行。对于制度运行中出现的问题予以认真分析，并找出不足及相关影响因素，针对性的提出整改建议并限制期限，且改正的意见需具体到人。

（四）处理阶段（D）

定期开展档案管理相关考核分析会是PDCA循环在医院科技档案管理中的一个重要阶段，在该阶段中，需针对所有的满意度及检查的结果予以认真分析、探讨及总结，并将考核的最终结果和针对提高质量提出的相应改进措施、成效以及对下一步的意见一并上报给院领导[6]。因此，院领导可根据汇报的结果提前制定好下一阶段的措施，其中包括建立标准、保留及改进等，从而形成自下而上，再自上而下的反馈系统，并为下一阶段质量水平的提高打好基础。这一阶段存在两项较为重要的任务，其一为纠正错误：针对较好的规章制度予以发扬，并把要求纳入至对应的制度中，使科技档案管理质量更加标准化；其二为把未解决的问题遗留至下一循环过程，以寻找出最佳解决方案。

结束语

为提高医院科技档案管理的质量水平，应将医院科技档案管理的各项内容充分纳入至院内的全面质量管理，并与PDCA循环法有机结合。将PDCA循环法合理导入至医院质量的管理工作中，不仅需加大对监控管理的力度，实施以各基层部门对内控制为基础和区控中心的宏观控制有机结合，而且需借助定期考核评分制度，让每一位医护人员参与到医院科技档案管理的质量考核，从上而下明确职责，各行其职并相互配合，形成监、控、管为一体的管理网络，为提高、平衡机发展医疗机构的医院科技档案管理质量发挥重要的作用。

参考文献

[1] 徐必华，王建宁，何俊，等.PDCA循环在医院门诊管理中的应用[J].江苏卫生事业管理，2013，12（15）：142-143.

[2] 吴洁.PDCA循环在医院感染管理中的应用[J].中国医学创新，2012，14（13）：142- 143.

[3] 乔林，张水建，刘敏，等.PDCA循环在医院临床输血标准化管理中的应用[J].临床输血与检验，2014，13（10）：145- 146.

[4] 杨玉平，薛净，王香平，等.PDCA循环在医院离退休事务管理工作中的应用[J].中国病案，2014，12（15）：147- 148.

[5] 张艳芳.探讨PDCA循环法在医院消毒供应管理中的应用[J].中外医疗，2013，17（23）：521- 522.

[6] 李佳星.PDCA循环与量化考核在医院感染管理应用中的效果比较[J].中华医院感染学杂志，2014，16（18）：175- 176.